Bienvenida a UTILIA OS

UTILIA OS reúne en un solo sitio lo que tu equipo necesita para captar clientes, vender, facturar, cobrar, organizar el trabajo, comunicarse y gestionar a las personas. No son herramientas sueltas: cada área conoce a las demás, y el trabajo pasa de una a otra sin copiar datos.

El recorrido de un cliente lo muestra mejor que nada: un lead entra por un formulario de tu web, se convierte en oportunidad, recibe un presupuesto, lo firma y acaba en una factura cobrada. Cada estación recibe algo de otras áreas y les devuelve algo, y dos vueltas son automáticas: la firma marca la oportunidad como ganada y el cobro queda anotado en ella.

Del lead al cobro

1. CRM

   Lead

   Lead: la primera ficha de un cliente posible. Llega de un formulario de captación.

   • Llega de

     Formulario de captación

     crea el lead con cada respuesta

2. CRM

   Oportunidad

   Oportunidad: el lead cualificado. Sus reuniones quedan en su ficha.

   • Llega de

     Reunión

     Meet · queda como interacción en su ficha

3. Presupuestos y firma

   Presupuesto

   Presupuesto: el cliente lo firma desde su portal y, aprobado, puede generar un proyecto.

   • Llega de

     Firma del cliente

     Portal del cliente · lo aprueba firmando

   • Genera

     Proyecto

     CRM · con una tarea por línea, si se quiere

4. Finanzas

   Factura

   Factura: nace del presupuesto aprobado; también se facturan las horas registradas.

   • Llega de

     Horas facturables

     Gestión de proyectos · las horas registradas se facturan

5. Finanzas

   Cobro

   Cobro: el cliente paga y, con la contabilidad activada, el asiento se crea solo.

   • Llega de

     Pago con tarjeta

     Portal del cliente · el cliente paga desde su portal

   • Genera

     Contabilidad

     Finanzas · con la contabilidad activada, el asiento se crea solo

• ↺Al firmarse un presupuesto vinculado a una oportunidad, la oportunidad se marca ganada.
• ↺Al cobrarse una factura vinculada, el cobro se anota en su oportunidad; si cubre su valor, la marca ganada.

Cada estación lleva a su guía.

Ver paso a paso

Dos mundos en esta documentación

• Usar UTILIA OS: guías para el día a día, área por área, sin tecnicismos. Empiezas aquí.
• Para desarrolladores: la API, los avisos a tu servidor (webhooks), los SDK, MCP y el inicio de sesión con UTILIA. Solo lo necesitas si vas a conectar UTILIA OS con tu propio software. Empieza en Empezar a integrar.

Las áreas de UTILIA OS

Lo que ves en el menú depende de dos cosas: lo que incluye el plan de tu organización y los permisos que te han dado. No tienes que usarlo todo desde el primer día: empieza por lo que resuelve tu necesidad de hoy.

Vender

• CRMLeads, clientes, contactos, oportunidades, tareas e interacciones.
• Presupuestos y firmaPropuestas con versiones y firma electrónica, listas para pasar a factura o a proyecto.

Facturar y cobrar

• FinanzasFacturas, cobros, gastos, tesorería, contabilidad, impuestos y VeriFactu.

Comunicarse

• ChatConversaciones del equipo, canales, archivos y llamadas.
• MeetVideoconferencias con grabación y transcripción.
• CalendarioLa agenda del equipo, con eventos y reuniones.
• AvisosTus notificaciones y por qué canal recibes cada una.

Organizar el trabajo

• Gestión de proyectosProyectos, tareas y ciclos de trabajo del equipo.
• Tickets de soporteLa atención a tus clientes, de la petición a la solución.
• Gestor de archivosLos documentos de la empresa, vinculados a clientes y proyectos.
• BuscadorEncuentra cualquier ficha o pantalla desde cualquier sitio.

Personas

• RRHHFichaje de la jornada, ausencias y vacaciones.
• FormaciónCursos y contenidos de formación interna.
• GamificaciónPuntos y clasificaciones para reconocer el trabajo del equipo.

Marketing

• MarketingCampañas de correo, segmentos del CRM y entregabilidad.
• Formularios de captaciónFormularios para tu web que crean leads en el CRM.
• ScraperExtrae datos de páginas web para preparar listas de prospección.

Inteligencia artificial

• AI StudioPrompts, asistentes y agentes reutilizables para tu equipo.
• Conecta tu IATu asistente de IA consulta tus datos sin salirse de tus permisos.
• Call CopilotAyuda en directo durante tus llamadas.

Portal del cliente y administración

• Portal del clienteDonde tus clientes ven presupuestos y facturas, pagan y abren tickets.
• Usuarios y permisosQuién forma parte del equipo y qué puede hacer cada persona.
• OrganizaciónLos datos, la marca y la fiscalidad de tu empresa.
• SeguridadVerificación en dos pasos, sesiones y protección de la organización.

Cómo acceder

Tienes la misma cuenta y los mismos datos en todas partes:

• En el navegador: entra en os.utilia.ai (se abre en una pestaña nueva). No hay nada que instalar.
• Aplicación de escritorio para Windows y macOS: añade notificaciones del sistema, atajos de teclado y acceso desde la bandeja. Se descarga desde Descargar la aplicación, necesitas entrar con tu cuenta.
• Aplicación para iPhone: incluye el widget para la pantalla de inicio. Algunas novedades recientes de la web todavía no han llegado a la versión de la App Store, entre ellas la verificación en dos pasos y confirmar tus accesos desde el móvil: si tienes la verificación activada, entra desde el navegador.

Por dónde empezar

1. Entra y completa tu perfil

   Sigue los primeros pasos: iniciar sesión, completar tu perfil y elegir tus avisos.

2. Deja lista tu organización

   Si administras la cuenta, repasa la configuración inicial: datos de la empresa, equipo y permisos.

3. Aprende el vocabulario

   El glosario explica qué es un cliente, una oportunidad o un presupuesto, y cómo se enlazan.

4. Ve a tu área

   Si vendes, empieza por el CRM; si facturas, por Finanzas.