Subir y ordenar archivos con tu asistente

Tus documentos llegan al Gestor de archivos en tres pasos: tu asistente crea el árbol de carpetas, los archivos se suben a su sitio y cada uno se vincula a la ficha que le corresponde. Un contrato vinculado a un cliente aparece en su ficha sin copiarlo: es el mismo documento en los dos sitios. Hazlo después de cargar el CRM, porque para vincular un archivo a una ficha, la ficha tiene que existir.

Antes de empezar

• La conexión CRM de tu asistente: por ella viajan también los archivos.
• Los permisos «Crear carpetas», «Subir archivos» y «Vincular CRM». De fábrica, el rol Asistente no crea carpetas y el Vendedor solo las suyas; lo resume Permisos del gestor de archivos.
• Dónde están tus archivos. Si tu asistente puede ejecutar órdenes en tu ordenador, como Claude Code, los sube él. Si es una aplicación de chat, los subes tú y él los ordena.

El árbol de carpetas

Tu asistente mira primero las carpetas que ya tienes, incluidas las que crea UTILIA OS por su cuenta, como la de Logotipos de cada cliente, y te propone el árbol nuevo. Un buen punto de partida es el de tu disco o tu programa anterior, separando lo que es de un cliente concreto, que irá vinculado a su ficha, de lo que es de la empresa: plantillas, contratos marco o documentación interna.

Este es el árbol de carpetas de mi disco. Propón cómo quedaría en el Gestor de archivos,
sin duplicar las que ya existen, y créalo cuando te lo apruebe.

Tu asistente crea hasta 20 carpetas por petición, con sus subcarpetas, y puede anclar una carpeta a la ficha de un cliente.

Subir tus archivos

Si tu asistente los sube:

Sube los archivos de esta carpeta de mi ordenador a su sitio en el Gestor de archivos,
de 20 en 20. Dime antes cuántos son y cuánto ocupan, y al final cuáles fallaron.

Si los subes tú, también puedes copiarlos a la unidad de red desde el explorador de tu ordenador. Después:

He subido mis documentos al Gestor de archivos. Búscalos, muévelos a la carpeta
que les corresponde y dime cuáles no sabes dónde van.

Vincular cada archivo a su ficha

Tu asistente vincula cada documento a su cliente, contacto, lead, oportunidad, proyecto o presupuesto, de uno en uno o varios a la misma ficha a la vez. Si un archivo es de varios clientes, puede estar vinculado a todos.

Vincula cada contrato a la ficha de su cliente. Usa el nombre del archivo
o su contenido para saber de quién es, y pregúntame los que no tengas claros.

Las facturas emitidas y los gastos de años anteriores no se vuelven a crear como registros: tienen numeración y reglas fiscales. Guarda sus PDF en una carpeta por año, por ejemplo Facturas emitidas › 2025, y pide a tu asistente que vincule cada uno a su cliente o a su proveedor. Así los tienes a mano en la ficha.

Si algo falla

• Te dice que no puede leer tu ordenador. Tu asistente es una aplicación de chat. Sube tú los archivos y pídele que los ordene.
• Te dice que tienes demasiadas subidas sin terminar. Cada subida reservada y no enviada ocupa un hueco durante 24 horas. Pide a tu asistente que libere las que no va a enviar y siga.
• Un archivo se descartó al subirlo. No llegó entero o no es del tipo que decía. Pide a tu asistente que lo vuelva a subir.
• No encuentra un archivo que sí subiste. Puede tener bloqueado el acceso de la IA, como explica Bloquear el acceso de la IA.
• No puede crear carpetas o vincular archivos. Te falta el permiso, o tu plan no incluye esa función. Tu asistente te dice cuál de las dos.

Siguiente paso

• Usar el gestor de archivosCarpetas, permisos, versiones y el acceso de la IA a tus documentos.
• Unidad de redAbre tus carpetas desde el explorador de Windows o el Finder de macOS.