Leads: captar, calificar y convertir en clientes

Un lead es alguien que podría llegar a ser cliente: ha rellenado un formulario de tu web, te ha llamado, te lo han recomendado o tu equipo lo ha encontrado. Leads es la puerta de entrada del CRM: aquí reúnes a todas esas personas, las calificas para saber cuáles merecen tu tiempo y, cuando llega el momento, las conviertes en clientes y abres la oportunidad de venta.

El hilo del negocio sigue así: lead → oportunidad → presupuesto → factura → cobro. Al convertir un lead, UTILIA OS puede crear el cliente y la oportunidad de una vez, sin volver a teclear los datos.

Dar de alta leads

Todas las vías necesitan el permiso «Crear leads», salvo la importación, que tiene su propio permiso.

A mano

En CRM › Leads, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nuevo lead. Puedes rellenar nombre y apellidos, empresa, cargo, dirección, sector, tamaño de la empresa, origen, valor estimado, fecha estimada de cierre, etiquetas, notas y la persona del equipo a la que se asigna. El único dato obligatorio es el correo electrónico.

Debajo del nombre de la empresa tienes Buscar sus datos, que busca la información pública y rellena los campos vacíos sin pisar lo que hayas escrito. Puedes cancelar la búsqueda y deshacer lo rellenado.

Desde un archivo

Con el permiso «Importar leads», pulsa Importar leads (en el menú de acciones de la cabecera):

1. Sube el archivo

   Admite CSV y Excel (XLSX), hasta 10 MB. Verás una vista previa de las primeras filas. Si el archivo se ha leído mal (por ejemplo, todo en una sola columna), la pantalla te lo avisa.

2. Revisa las columnas

   UTILIA OS propone qué campo del lead corresponde a cada columna de tu archivo. Ajusta las que no haya podido resolver.

3. Decide qué hacer con los duplicados

   En Estrategia de duplicados eliges entre Ignorar leads con email existente, Actualizar datos del lead existente o Crear siempre (permitir duplicados). También puedes asignar de antemano todos los leads a una persona o a un departamento.

4. Sigue el progreso

   La importación se procesa en segundo plano y la pantalla se actualiza sola. Al terminar ves cuántos leads se crearon, se actualizaron, se omitieron o dieron error. Puedes cerrar la ventana sin detenerla y consultar después el historial de tus importaciones.

Cada persona ve las importaciones que ha lanzado. Mientras una no haya terminado, puedes detenerla.

Desde tus formularios web

Es la vía más cómoda: diseñas un formulario sin escribir código, lo pegas en tu web y cada respuesta crea un lead en el CRM, con el origen de la visita. Lo tienes en Formularios de captación.

Desde tu asistente de IA

Si has conectado un asistente de IA en Conecta tu IA, puede dar de alta un lead con solo el nombre y un teléfono o un correo. Si repites a la misma persona poco después, devuelve el lead que ya existía en lugar de duplicarlo.

Calificar un lead

Calificar es decidir lo cerca que está un lead de convertirse en cliente. Tienes varias clasificaciones que se complementan.

Estado

El estado lo cambias tú desde la ficha, en el orden que corresponda; el único que pone el sistema es Ganado, al convertir el lead.

Etapa

La etapa dice en qué punto del proceso de venta está: contacto inicial, evaluación de necesidades, propuesta enviada, negociación o cierre. La vista Kanban del listado muestra los leads en columnas por etapa y puedes arrastrarlos de una a otra si tienes permiso para editarlos.

Temperatura y puntuación

La temperatura mide el interés: Frío, Tibio o Caliente. UTILIA OS puntúa cada lead de 0 a 100 según lo completa que está su ficha y las señales de interés que da (aperturas y clics de correo, interacciones entrantes, reuniones, formularios) y calcula la temperatura a partir de esa puntuación. Desde la ficha puedes abrir el desglose para ver qué suma y por qué.

Si sabes algo que el sistema no, puedes fijar la temperatura a mano (queda marcada como «Fijada a mano») y devolverla a la automática cuando quieras. Lo tienes todo en Puntuación y cualificación de leads.

Cuando un lead pasa a caliente no se envía ningún aviso: la pantalla se actualiza y el lead aparece bajo el filtro de temperatura Caliente. Si quieres enterarte sin estar pendiente, monta una automatización.

Prioridad y valor estimado

También puedes indicar una prioridad y un valor estimado (lo que esperas facturar si se cierra). El valor estimado y la fecha estimada de cierre solo los ve quien tiene el permiso «Ver información financiera de leads».

Filtrar y analizar

El listado se filtra por estado, etapa, prioridad, tipo de lead, fuente, sector, temperatura, puntuación, formulario de captación y fecha de creación. Los filtros activos aparecen como etiquetas que quitas de una en una, y el enlace de la página los conserva para que puedas compartir exactamente lo que ves. El botón Activos / Todos muestra u oculta los leads ya convertidos.

El selector de vista tiene tres opciones: Tabla, Kanban y Análisis. Análisis abre la analítica del CRM por su pestaña Embudo, con la conversión de lead a cliente, el rendimiento por origen y el tiempo de primera respuesta. Aparece si el plan incluye la analítica avanzada del CRM.

Asignar y repartir

Con el permiso «Asignar leads» puedes traspasar un lead a otra persona. El traspaso a mano no envía ningún aviso a quien lo recibe: lo verá entre los suyos la próxima vez que abra el listado. Si quieres que el aviso salga solo, usa la plantilla de automatización Reasignar leads sin respuesta, que reasigna y avisa en el mismo flujo.

Lo que ve cada persona depende de su alcance: quien tiene alcance reducido ve solo sus leads o los de su departamento; quien tiene alcance global los ve todos.

Detectar y fusionar duplicados

Es habitual que la misma persona entre dos veces, una por un formulario y otra a mano. Cuando el CRM detecta posibles duplicados, el listado muestra un aviso con Revisar duplicados:

1. Revisa los grupos

   Los leads que parecen la misma persona (por correo, teléfono u otros datos) aparecen agrupados.

2. Elige el principal

   Marca la ficha que quieres conservar.

3. Fusiona

   Con el permiso «Fusionar leads», las fichas secundarias se unen a la principal y desaparecen las repeticiones.

Si el lead duplicado pertenece a otra persona y queda fuera de tu alcance, el CRM te avisa de la coincidencia, pero no te muestra sus datos.

Convertir un lead

Cuando un lead está maduro, lo conviertes desde su ficha. Necesitas el permiso «Convertir leads». Eliges uno de dos caminos, y en los dos el lead pasa a Ganado:

Crear la oportunidad a la vez

Al convertir en cliente puedes marcar que se cree también la oportunidad. Es lo recomendable, porque es el siguiente paso del hilo. La oportunidad nace abierta, en la etapa Calificación y asignada al responsable del lead; si no rellenas sus datos, toma el nombre del cliente, el valor estimado y la fecha de cierre del lead. Además hereda el origen del lead (fuente, formulario y campaña) y guarda el enlace a él: tanto la oportunidad como el cliente muestran un bloque Origen que lleva al lead del que salió todo.

Si el CRM detecta que esa oportunidad podría estar repetida, te avisa antes de crearla y decides si seguir. La opción de crear la oportunidad solo aparece si el plan incluye Oportunidades.

Lo que se conecta con el lead

• Interacciones: las llamadas, correos, reuniones y notas que registres quedan ligadas al lead.
• Tareas: al marcar el lead como Calificado se crea una tarea de seguimiento de prioridad alta.
• Pantalla en tiempo real: cuando un lead se asigna, cambia de etapa, se calienta o se convierte, quien tenga el listado abierto lo ve sin recargar. No es un aviso: a quien no está mirando no le llega nada.
• Automatizaciones: el alta de un lead, sus cambios de estado o etapa, su inactividad y los envíos de formulario pueden poner en marcha automatizaciones del CRM.

Exportar

Con el permiso «Exportar leads», Exportar CSV descarga los leads con los filtros que tengas aplicados. La exportación queda registrada en el registro de auditoría.

Permisos

Los formularios de captación tienen sus propios permisos, que se explican en Formularios de captación.

Siguiente paso

Cuando conviertas un lead, sigue con la oportunidad que se ha creado: ahí llevarás la negociación, el presupuesto y el cierre.

• OportunidadesLista, pipeline y análisis de las negociaciones abiertas.
• Puntuación y cualificaciónReglas, umbrales de temperatura y desglose de la puntuación.