Importar datos desde otro programa

Si vienes de otro programa, no hace falta dar de alta tus fichas una a una. Importar datos trae de una vez tus clientes, contactos, leads, oportunidades, historial, tareas, artículos del catálogo y proveedores, de Holded conectando tu cuenta o del archivo que exporta cualquier otro programa. Lo que ya tienes no se duplica, la importación sigue sola mientras trabajas y se puede deshacer durante 7 días.

Antes de empezar

• El permiso «Importar datos» (de fábrica solo lo tiene el Super Administrador) y el de crear cada tipo de ficha que quieras traer. Tu plan tiene que incluir el aplicativo de cada tipo. Los tienes todos en Permisos y plan.
• Tu equipo dado de alta, si tus fichas traen responsable: así llegan a nombre de cada persona. Lo explica Gestionar el equipo.
• Tus datos exportados, o una clave de Holded. Los pasos están en Cómo exportar desde cada programa.
• Autorización de la organización. Si vienes de otra aplicación o traes los datos de un módulo completo, un Super Administrador debe aceptar la autorización antes de entregar archivos o conectar el origen, y confirmar después el alcance. Las cargas parciales ordinarias de archivos propios conservan sus permisos habituales.

Qué puedes traer

Solo puedes marcar los tipos de ficha que tu plan incluye y tú puedes crear, y cada programa trae lo que su exportación contiene.

Los cuatro últimos tienen su propio repaso: traducir estados y etapas, asignar responsables y repartir el historial entre interacciones y tareas. Lo explica Importar leads, oportunidades, historial y tareas.

Dónde se empieza

La importación se abre a pantalla completa y, al terminar, te devuelve al lugar del que saliste. Puedes empezarla desde:

• Ajustes, Importar datos, con Nueva importación. Ahí queda también el historial.
• El apartado Importar datos de Preparar mi espacio, con Empezar a importar.
• Una lista vacía de Clientes, Contactos, Proveedores, Leads u Oportunidades, con Importar de otro programa; en Interacciones, Importar el historial. En Inicio, mientras tu CRM no tiene ningún cliente, Importa tus clientes.
• La lista de Leads, con Importar leads en el menú de acciones de la cabecera.
• El buscador de UTILIA OS, con la acción Importar datos.

Importar paso a paso

1. Elige de dónde vienes

   La pantalla ¿De dónde vienes? enseña primero los programas más habituales: Holded en Se conecta directamente y, en Con el archivo que exporta tu programa, FactuSOL, Sage, a3, HubSpot, Pipedrive, Google Contactos, Outlook y Excel o CSV. Los demás están en Ver N programas más, agrupados en Facturación y gestión, CRM, Contactos y Hojas de cálculo. Busca tu programa los encuentra todos por su nombre. Si no está, elige Otro programa. Un programa no sale si, con tu plan y tus permisos, no podrías traer nada de él.

2. Conecta Holded o sube tus archivos

   Si es una migración, lee y acepta primero la autorización de lectura. Con Holded, pega la clave y pulsa Conectar. Con archivos, pulsa Elegir archivos o arrástralos, y después Leer el archivo. Valen CSV, Excel (.xlsx) y tarjetas de contacto (.vcf), hasta 10 archivos de 25 MB.

3. Mira lo que hay

   UTILIA OS cuenta las fichas de cada tipo y, si reconoce el archivo, lo dice: «Parece una exportación de Google Contactos». Pulsa Continuar.

4. Elige qué importar

   Marca los tipos que quieres traer, cada uno con su recuento. Tareas cuelga de Interacciones porque salen de las mismas hojas. Los tipos que no puedes crear salen sin casilla y con su motivo. En un Excel con varias hojas, ¿Qué hay en la hoja…? cambia una hoja de tipo o la deja fuera con No traer.

5. Haz el último repaso

   Solo te pregunta lo que no está claro, como cuenta El último repaso. Lo que va a pasar resume qué se crea, qué se completa y qué no entra. En una migración, confirma la autorización del alcance definitivo. Si cambias las decisiones del repaso, debes confirmarlo de nuevo.

6. Importa

   El botón dice cuántas fichas van a entrar, por ejemplo Importar 412 fichas. Con Seguir trabajando mientras tanto la importación sigue sin ti y te avisamos al terminar. Detener la para, y lo que ya ha entrado se queda.

Si tu plan incluye las integraciones, la primera pantalla ofrece también Con tu asistente de IA, que abre Migrar con tu asistente de IA.

Autorización y copia de la operación

La Autorización e instrucción de migración de datos documenta la orden de tu organización a UTILIA. Incluye tus declaraciones sobre el derecho a extraer los datos, la base jurídica de su tratamiento y la conservación de los originales. No es un consentimiento de las personas cuyos datos importas.

Se pide al traer datos de otra aplicación identificada o un módulo completo, por conexión o por archivo. Para un Excel o CSV propio que solo añade algunas fichas, elige la carga parcial. Si el análisis reconoce una exportación de otra aplicación, tendrás que autorizar la migración antes de seguir. No se pueden introducir datos de salud ni otras categorías especialmente protegidas en este importador.

Al terminar puedes descargar desde la ficha de la importación en Ajustes la autorización con su anexo y el informe. La copia conserva la versión aceptada, quién autorizó, cuándo, el origen, las decisiones y las huellas de los archivos. En una conexión directa también puedes obtener la autorización para presentar al proveedor de origen. Los archivos originales se guardan cifrados durante 30 días desde el cierre; los expedientes abandonados se limpian a las 72 horas y los descartados antes de incorporar datos, al descartarlos. Conserva tu propia copia y revisa el resultado.

Cómo exportar desde cada programa

Dentro de la importación, Cómo exportarlo desde… repite estos pasos.

Holded

Con Holded no exportas nada: UTILIA OS lee tu cuenta con una clave que creas tú, con permiso solo de lectura.

1. En Holded, abre Configuración y entra en Desarrolladores.
2. En Credenciales, pulsa «Añadir token de API», ponle un nombre (por ejemplo, UTILIA) y dale permiso de lectura en contactos, productos, servicios e impuestos.
3. Copia la clave, pégala en UTILIA OS y pulsa Conectar.

La clave solo se usa para esta importación y se borra al terminar. Entran tus clientes y deudores como clientes, tus proveedores y acreedores como proveedores, sus personas de contacto como contactos, los contactos de tipo «lead» como leads y tus productos y servicios como artículos del catálogo, con su impuesto. Sus campos propios se pueden emparejar con tus campos personalizados. Las oportunidades y los eventos del CRM de Holded no se importan.

Las consultas de Holded. Holded limita cada mes las consultas que otro programa puede hacer a tu cuenta. UTILIA OS usa pocas y para antes de dejarte con menos de 10, para que tus otras conexiones sigan funcionando; si te quedan menos de 50, te avisa al elegir qué importar. Si no alcanzan, o si Holded no dice cuántas te quedan y tu cuenta necesita más de 300, no empieza y te propone Usar el Excel de Holded: exporta Contactos e Inventario y sube los dos archivos.

Los demás programas

Con los demás subes el archivo que exportan:

Un Excel antiguo (.xls) no se lee: guárdalo como .xlsx. Las tarjetas vCard (.vcf) también valen, y cada una entra como contacto. Si tu CRM exporta las empresas y las personas por separado, súbelas en la misma importación: las empresas entran como clientes y cada persona se vincula a la suya.

El último repaso

Es donde decides lo que no está claro. Lo que UTILIA OS reconoce con seguridad no lo enseña, y un bloque sin nada que preguntar no aparece. Aquí tienes las columnas dudosas y las fichas que ya existen; traducir estados y etapas, asignar responsables, completar las empresas que faltan, crear campos personalizados y revisar lo que propone la IA está en Importar leads, oportunidades, historial y tareas.

Emparejar las columnas

UTILIA OS reconoce las exportaciones de Google, Outlook, HubSpot y Pipedrive, entiende los nombres de columna habituales en castellano y en inglés y mira qué contiene cada una (correos, teléfonos, NIF…). Columnas por confirmar enseña las dudosas con tres valores de ejemplo, para que elijas su campo o No importar esta columna. Si ya importaste un archivo con las mismas columnas, UTILIA OS se acuerda de cómo las emparejaste. Las que no tienen campo se guardan en las notas de cada ficha con la casilla Guardar en notas las columnas que no tienen campo propio; sin campo ni notas, no se importan. En un Excel con varias hojas, cada hoja tiene su emparejado y las del mismo tipo se suman.

Lo que ya tienes

Antes de crear nada, UTILIA OS busca cada ficha entre las que ya tienes: los clientes por NIF, correo o nombre; los contactos por correo; los artículos por código de barras, código o nombre; y los proveedores por NIF o nombre. Lo que ya trajiste del mismo programa se reconoce siempre, así que importar dos veces el mismo archivo no duplica nada. Los leads, las oportunidades, las interacciones y las tareas siguen sus propias reglas, en Si ya existen en UTILIA OS.

Cuando hay coincidencias, eliges qué hacer con ellas:

Si ya lo tienes en UTILIA

Viene marcada

Completar lo que falte

Rellena los datos vacíos y no cambia nada de lo que ya tienes.

Dejarlos como están

No toca las fichas que ya existen.

Sustituir por lo que importamos

Cambia sus datos por los del archivo o por los de Holded.

Decidas lo que decidas, una ficha se queda como está si no tienes permiso para modificarla, si la fila coincide con varias fichas a la vez o si la ficha queda fuera de lo que puedes ver; de estas últimas solo ves cuántas son. Sin «Ver datos sensibles de clientes» o «Ver datos sensibles de proveedores», no cambia el NIF ni los demás datos fiscales de una ficha que ya existía.

Lo que no se puede traer

Una fila que no se puede traer no para la importación: se cuenta con su motivo, y Descargar las filas que no entraron (en la aplicación del móvil, Compartir las filas que no entraron) te da un CSV para corregirlas e importarlas otra vez. Los motivos de leads, oportunidades, interacciones y tareas están en Filas que no entran.

Tampoco se traen los presupuestos, las facturas, los proyectos, los pedidos ni los albaranes (una hoja con ese nombre se queda fuera con un aviso; si en realidad trae clientes u otros datos, elige qué contiene con ¿Qué hay en la hoja…?) ni los archivos adjuntos de las actividades, porque sus enlaces caducan. Para eso ayuda tu asistente de IA: Migrar con tu asistente de IA y, para los documentos, Subir y ordenar archivos con tu asistente.

Qué pasa al terminar

Te llega el aviso «Tu importación ha terminado», con Ver el resumen. El resumen te cuenta:

• Cuántas fichas han entrado de cada tipo (nuevas, completadas y las que ya estaban) y las filas que no han entrado, con su motivo.
• Campos nuevos: los campos personalizados que ha creado.
• A quién has avisado de lo que se le asignó: «Hemos avisado a Pedro de sus 12 leads y 3 tareas».
• Y ahora: los pasos que tus permisos te dejan dar, como Ver tus leads, Revisar los campos nuevos o Invitar a tu equipo, y Migrar con tu asistente de IA si algo se quedó fuera.

Las fichas nuevas quedan a tu nombre, salvo las que asignaste a otra persona, y las listas se actualizan solas. Los leads y las oportunidades conservan la fecha de alta de tu archivo, así que tus cifras del mes no se disparan, y los leads entran con la puntuación que les da la regla de siempre.

Tus importaciones en Ajustes

En Ajustes, Importar datos está el historial: cada importación con su origen, su fecha y lo que entró. En la lista solo lleva rótulo la que se sale de lo normal; al pulsarla se abre su ficha, con el informe, las filas que no entraron y las acciones que admite según su estado.

Estados de una importación

1. Sin terminar

   La estás preparando: te falta repasarla y confirmarla.

   • Se llega desde Sin terminar cuando: La descartas, o pasan 3 días sin terminarla

     Descartada

     Estado final

     No entra nada y sus archivos se borran.

2. Se llega desde Sin terminar cuando: Confirmas y pulsas Importar

   Importando

   Las fichas entran por tandas y puedes seguir trabajando.

   • Se llega desde Importando cuando: Pulsas Detener

     Detenida

     Lo que ya había entrado se queda.

   • Se llega desde Importando cuando: Un fallo la corta

     No ha podido terminar

     Lo que ya había entrado se queda.

3. Se llega desde Importando cuando: Entra la última ficha

   Terminada

   Si alguna fila no entró, la lista dice cuántas.

4. Se llega desde Terminada cuando: La deshaces en los 7 días siguientes

   Deshecha

   Estado final

   Se quita lo que entró y se restaura lo que se completó.

Otras transiciones

• Detenida → pasa a Deshecha: También se puede deshacer.
• No ha podido terminar → pasa a Deshecha: También se puede deshacer.

Quien tenga «Importar datos» ve el historial según el alcance de su permiso: toda la organización, su departamento o solo lo suyo. Una sin terminar la retoma, con Seguir con la importación, solo quien la empezó; detenerla o descartarla (Descartar la importación) puede quien la empezó o un Super Administrador. Quien solo tiene «Importar leads» no tiene esta pantalla.

Deshacer una importación

Durante 7 días desde que termina, puedes deshacer una importación desde su resumen o desde su ficha en Ajustes: pulsa Deshacer la importación y confirma con Deshacer. Vale también para una detenida o una que no pudo terminar.

UTILIA OS quita lo que importó y deja como estaban las fichas que completó, también las que había traído antes otra importación del mismo programa: si importas dos veces y deshaces la segunda, las fichas de la primera vuelven a como estaban antes de la segunda. Algunas se quedan, y el resumen te dice cuántas son y por qué:

• las que alguien cambió después de importarlas;
• las que ya usan presupuestos, facturas, tareas u otras fichas creadas después;
• las que no tienes permiso para quitar;
• las de un apartado que ya no está en tu plan.

Si importas dos veces del mismo programa, deshaz primero la más reciente. Las fichas que creó la más antigua se quitan en cualquier orden, aunque la más reciente las completara. Pero si la más antigua solo completó fichas que ya tenías y la más reciente las volvió a cambiar, UTILIA OS te pide antes de empezar que deshagas la más reciente: así todo vuelve a como estaba.

Puede deshacerla quien la empezó o un Super Administrador, con el permiso de eliminar cada tipo de ficha que se va a quitar y el de editar las que se completaron. A cada persona a la que se habían asignado fichas le llega un solo aviso con las que se han quitado. Los campos personalizados nuevos tienen su propia regla, en Campos personalizados. Si el deshacer se corta a medias, la importación vuelve a como estaba y puedes repetirlo dentro del plazo.

Permisos y plan

Importar datos está en todos los planes. Cada tipo de ficha se ofrece solo si tu plan incluye el aplicativo donde se guarda (Leads y Oportunidades, además, su capacidad del CRM) y tienes permiso para crearla. Además de «Importar datos», necesitas estos permisos:

Qué más necesitas para cada tipo de ficha

Qué más necesitas para cada tipo de ficha

Tipo de ficha	Traer fichas nuevas	Completar o sustituir	Asignar a otra persona	Deshacer
ClientesEn el CRM.	Crear clientes	Editar clientes	—No	Eliminar clientes
ContactosEn el CRM.	Crear contactos	Editar contactos	—No	Eliminar contactos
Artículos del catálogoEn el CRM.	Editar presupuestos	Editar presupuestos	—No	Editar presupuestos
ProveedoresEn Finanzas. Sus contactos piden «Gestionar contactos de proveedores».	Crear proveedores	Editar proveedores	—No	Eliminar proveedores
LeadsEn el CRM.	Crear leads	Editar leads	Asignar leads	Eliminar leads
OportunidadesEn el CRM.	Crear oportunidades	Editar oportunidades	Asignar oportunidades	Eliminar oportunidades
InteraccionesEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.	Crear interacciones	—No	Asignar asistentes a interacciones	Eliminar interacciones
TareasEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.	Crear tareas	—No	Asignar tareas	Eliminar tareas

Ver como

Traer fichas nuevasCompletar o sustituirAsignar a otra personaDeshacer

• ClientesEn el CRM.Crear clientes
• ContactosEn el CRM.Crear contactos
• Artículos del catálogoEn el CRM.Editar presupuestos
• ProveedoresEn Finanzas. Sus contactos piden «Gestionar contactos de proveedores».Crear proveedores
• LeadsEn el CRM.Crear leads
• OportunidadesEn el CRM.Crear oportunidades
• InteraccionesEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Crear interacciones
• TareasEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Crear tareas

• ClientesEn el CRM.Editar clientes
• ContactosEn el CRM.Editar contactos
• Artículos del catálogoEn el CRM.Editar presupuestos
• ProveedoresEn Finanzas. Sus contactos piden «Gestionar contactos de proveedores».Editar proveedores
• LeadsEn el CRM.Editar leads
• OportunidadesEn el CRM.Editar oportunidades
• InteraccionesEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.—No
• TareasEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.—No

• ClientesEn el CRM.—No
• ContactosEn el CRM.—No
• Artículos del catálogoEn el CRM.—No
• ProveedoresEn Finanzas. Sus contactos piden «Gestionar contactos de proveedores».—No
• LeadsEn el CRM.Asignar leads
• OportunidadesEn el CRM.Asignar oportunidades
• InteraccionesEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Asignar asistentes a interacciones
• TareasEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Asignar tareas

• ClientesEn el CRM.Eliminar clientes
• ContactosEn el CRM.Eliminar contactos
• Artículos del catálogoEn el CRM.Editar presupuestos
• ProveedoresEn Finanzas. Sus contactos piden «Gestionar contactos de proveedores».Eliminar proveedores
• LeadsEn el CRM.Eliminar leads
• OportunidadesEn el CRM.Eliminar oportunidades
• InteraccionesEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Eliminar interacciones
• TareasEn el CRM. Las que ya existen se dejan como están.Eliminar tareas

Otros tres permisos cambian lo que ves:

• «Importar leads» abre el importador solo para leads, desde la lista de Leads, y solo con tus propias importaciones. Lo tienen de fábrica el Super Administrador y el Gerente, y siempre hace falta además «Crear leads».
• «Gestionar campos personalizados» deja crear campos nuevos desde una columna, y borrarlos al deshacer.
• «Gestionar etapas de venta» y «Gestionar configuración del CRM» hacen que el aviso de una etapa, un motivo de pérdida o una opción que faltan traiga el enlace a su pantalla de Ajustes.

«Importar datos» solo lo tiene de fábrica el Super Administrador. Puedes concederlo a otra persona para cargas parciales ordinarias desde su ficha, como explica Ajustar el acceso de una persona. La migración desde otra aplicación o de un módulo completo requiere además el rol de Super Administrador; conceder el permiso por sí solo no permite aceptar la autorización.

Límites

Límites de una importación

Plazo para deshacerla

7días

Archivos en cada importación

10

De 25 MB cada uno, como mucho.

Fichas de cada tipo

50.000

Con más, divide el archivo e impórtalo en dos veces.

Filas que no entraron, para descargar

30días

Después queda el resumen, sin el detalle.

En tu organización solo puede haber una importación escribiendo o deshaciéndose a la vez, y como mucho tres sin terminar. Las que nadie termina se cancelan solas a los 3 días y sus archivos se borran.

Si algo falla

• «No hay nada que puedas importar». Con tu plan y tus permisos no puedes crear ningún tipo de ficha. Pide los permisos de Permisos y plan a quien administra tu organización.
• «No hemos encontrado clientes, contactos, artículos ni proveedores». En un archivo, comprueba que la primera fila tiene los nombres de las columnas y que hay datos debajo.
• «No hemos sabido qué contiene…». UTILIA OS no reconoce esa hoja. Elige qué hay en ella con ¿Qué hay en la hoja…? o déjala fuera.
• «Holded no acepta esta clave». Cópiala entera y comprueba que no la has borrado en Holded.
• «La clave de Holded no tiene permiso para leer…». Crea otra con permiso de lectura en contactos, productos, servicios e impuestos.
• A tu Holded no le quedan consultas. Prueba a partir del día 1 del mes siguiente o pulsa Usar el Excel de Holded.
• «Ana está importando datos ahora mismo». Solo escribe una importación a la vez. Lo que has preparado queda guardado: empieza la tuya cuando termine.
• «Tu organización ya tiene 3 importaciones sin terminar». Termina alguna o descarta las que ya no necesites con Descartar la importación, en su ficha de Ajustes.
• No ves Deshacer la importación. La empezó otra persona y no eres Super Administrador, te falta el permiso de eliminar lo que se importó o ya pasaron los 7 días.

Los avisos de las traducciones, los responsables, los campos y la IA están en Si algo falla, en la guía del CRM.

Preguntas frecuentes

¿Puedo traer mis facturas? No. Importar datos trae las fichas de ventas, los proveedores y el catálogo, no los documentos. Si quieres tener a mano tus facturas antiguas, guarda sus PDF en el Gestor de archivos.

¿Se entera alguien de la importación? Quien la empezó, con el aviso al terminar, y las personas a cuyo nombre queda algo: reciben un solo aviso, «Tienes fichas nuevas a tu nombre», y otro si se deshace. No se envían correos a tus contactos, no se ponen en marcha automatizaciones ni llegan avisos a las aplicaciones que tengas conectadas.

¿Puedo importar desde el móvil? Sí: eliges los archivos de tu teléfono, y las filas que no entraron se comparten en lugar de descargarse.

Siguiente paso

Con tus datos dentro, revisa lo que ha entrado y da de alta al equipo que va a trabajar con ello. Si prefieres que lo prepare tu asistente de IA, sigue en Migrar con tu asistente de IA.

• Clientes y contactosLa ficha de cada cliente, sus contactos, duplicados y asignaciones.
• Gestionar el equipoAltas, roles y permisos de cada persona.