Preparar mi espacio si te han invitado a tu empresa

Si administras tu empresa y vas a ponerla en marcha, tu recorrido es otro: lo tienes en Preparar mi espacio si administras tu empresa.

Tu empresa ya está en marcha y la prepara quien la administra. Preparar mi espacio te deja listo lo tuyo en tres pasos: tu sitio en la empresa, tus herramientas y dónde está tu trabajo. No eliges modalidad, no ves plan ni prueba y no pasas por Tu empresa, Las personas ni Importar datos. Nada de lo que hagas aquí cambia lo que eligió tu empresa.

Antes de empezar

Haces este recorrido si no tienes el rol de Super Administrador ni el permiso «Editar organización» para toda la empresa. De fábrica solo lo tiene el Super Administrador, así que es el recorrido de casi todo el equipo, de Gerente a Comercial Externo. La asesoría o gestoría no tiene recorrido.

Cuando está disponible para tu cuenta, lo abres desde el menú de tu avatar, desde su tarjeta en Inicio o, en la aplicación de escritorio, desde el menú Ver, en Mac y en Windows. Si cambian tu rol, tus permisos, tu departamento o tu responsable, o tu empresa cambia su perfil de trabajo, tu recorrido se actualiza solo, aunque lo tengas abierto.

Tu bienvenida en Inicio

Si acabas de llegar a tu empresa, la primera vez que entras en Inicio te recibe una bienvenida, como «Te damos la bienvenida a Acme, Lucía», con tu cargo o tu rol, tu departamento y el logotipo de la empresa. Lleva un solo botón, Preparar mi espacio, que abre el recorrido o lo retoma donde lo dejaste. Si el recorrido no está disponible para tu cuenta, ese botón te lleva a tu primer sitio de trabajo.

Cómo entrar por primera vez, con la contraseña que te dieron o con el correo de invitación, está en Tus primeros minutos en UTILIA OS.

Los tres pasos del recorrido

1. Mira tu sitio en la empresa

   Tu bienvenida te recibe con el nombre de tu empresa, por ejemplo «Te damos la bienvenida a Acme.». Debajo tienes tres bloques:

   • Tu sitio en Acme: tu cargo o, si no tienes, tu rol; tu departamento principal; tu responsable, con su foto, y Cómo trabaja tu empresa, si tu empresa ya eligió su perfil de trabajo. Solo sale lo que existe.
   • Lo que vas a usar: los usos que tienes a tu alcance, ya marcados con los que eligió tu empresa, que llevan Lo usa tu empresa. Puedes marcar o desmarcar los tuyos, y el cambio es solo para ti. Debajo de cada uso ves lo que ya tienes en él, como «Tienes 12 clientes en el CRM.», o para qué sirve.
   • Lo tuyo, en 6 pasos, o los que te toquen: lo que vas a preparar ahora.

   A la derecha, tu pase de acceso se rellena con lo que marcas. Cuando lo tengas, pulsa Empezar.

2. Prepara lo tuyo

   Lo tuyo empieza por lo personal, en este orden: Tu perfil, Tu correo, Tu calendario, Meet (cámara y micrófono), Tu jornada, Ausencias y vacaciones, Conecta tu IA, Call Copilot y Este dispositivo. Lo personal va siempre, marques lo que marques, y solo sale lo que tu plan y tus permisos incluyen.

   Después viene el trabajo de tu empresa que corresponde a los usos que marcaste: CRM, Gestión de proyectos, Chat y Gestor de archivos. Ese no lo preparas tú, como se explica en Lo de tu empresa, para consultar.

3. Empieza a trabajar

   El cierre, «Ya puedes empezar en Acme.», te dice cuánto has dejado listo y dónde está tu trabajo. El botón del pie te lleva a trabajar; lo tienes todo en Al terminar.

Avanza a tu ritmo

A la izquierda tienes tus apartados con su estado; a la derecha, el que estás preparando. Continuar te lleva al siguiente y Atrás, al anterior. La primera vez pasas por todos en orden, aunque alguno ya salga relleno; solo se saltan los que dejas para luego y los que ya has decidido.

Lo que cambias en tu perfil se guarda solo: espera a ver Guardado automáticamente antes de cerrar. Si un guardado falla, el formulario conserva lo que escribiste y te deja reintentarlo.

Debajo de cada apartado tuyo sin preparar tienes Dejar para luego. Lo apartas, sigues con el siguiente y en la lista lo verás con un reloj y el estado Para luego. Dejarlo para luego no lo da por preparado: sigue pendiente en el resumen.

Dos apartados se resuelven también decidiendo. En ellos, en el sitio de Dejar para luego, va el botón de la decisión:

• Tu correo: No conectaré mi correo por ahora, mientras no hayas conectado tu correo.
• Conecta tu IA: No conectaré ninguna IA por ahora, mientras no hayas conectado ninguna.

Al pulsarlo, el apartado pasa a Decidido y su pie dice qué decidiste. Para deshacerlo, pulsa Cambiar y vuelve a Por preparar. Si más adelante lo conectas de verdad, pasa a Preparado. Estas decisiones son solo tuyas y no cambian nada de tu empresa.

Tu jornada y tus vacaciones

Tu jornada y Ausencias y vacaciones te enseñan tus datos reales y no configuran nada: el horario y los días los lleva quien gestiona RRHH en tu empresa. Van siempre en tu recorrido si tu plan incluye RRHH y tienes los permisos «Ver mi jornada» y «Ver mis ausencias».

• Tu jornada muestra el horario que te han asignado: su nombre, los días y las horas («De lunes a viernes, de 09:00 a 18:00»), tus horas a la semana, con la pausa obligatoria si la hay, y si puedes entrar o salir con margen. Debajo, cómo se ficha: desde tu Inicio o desde la cabecera y, en la aplicación de escritorio, también desde el panel de la bandeja. Lo explica Fichar la jornada.
• Ausencias y vacaciones muestra los días de vacaciones que te quedan este año, los que tienes pendientes de aprobar y, si alguno caduca pronto, cuántos y en qué fecha. Debajo, cómo se piden: desde Ausencias, y quien las aprueba recibe el aviso. Lo explica Pedir vacaciones y otras ausencias.

Lo de tu empresa, para consultar

En tu recorrido conviven dos clases de apartados, y solo una depende de ti:

El trabajo de tu empresa sale en tu recorrido para que sepas qué hay y dónde está. Mientras no esté listo, lleva Cuando lo necesites en vez de Por preparar, porque no te toca prepararlo. Si tu permiso te deja, desde ahí también puedes crear, por ejemplo, un canal del chat.

Si no puedes cambiar un apartado, su descripción te cuenta qué es en vez de pedirte un gesto que no puedes hacer. En el CRM, por ejemplo: «Tus clientes y contactos, y el embudo de venta con el que trabaja tu equipo.». Dos apartados lo dicen en concreto: el CRM, que las etapas del embudo las prepara quien administra el CRM, y Gestión de proyectos, que el perfil de trabajo lo elige quien administra la empresa.

Lo demás de tu empresa, como Formación o Tus tareas, no sale como apartado: lo tienes en el cierre, en Tu trabajo, a un clic. El resto de lo tuyo, como tu calendario o la prueba de cámara y micrófono de Meet, tampoco cuenta en la cifra: lo revisas y sigues.

Salir y seguir luego

Arriba a la derecha tienes Salir y seguir luego. Guarda dónde estás y te devuelve a la pantalla desde la que abriste el recorrido, o a Inicio. La próxima vez retomas en el mismo apartado. Si el recorrido se abrió solo al entrar en Inicio, no vuelve a abrirse solo hasta pasadas 24 horas. Al lado está el control para silenciar su sonido.

Los estados de cada apartado

Cada apartado tuyo lleva uno de estos estados:

Hay dos estados más. Sin comprobar: no hemos podido leer ese apartado por un fallo nuestro y lo volvemos a intentar cuando vuelves. Y Cuando lo necesites, en el trabajo de tu empresa que aún no está listo: lo abres cuando te hace falta.

Al terminar

El último paso, Empieza a trabajar, te recibe con «Ya puedes empezar en Acme.» y una cifra: X de Y apartados listos. Solo cuenta lo que se prepara de verdad, que es tuyo: tu perfil, tu correo y tu IA, si puedes conectarlos. Lo decidido cuenta como listo. Debajo van tus apartados por grupos (Preparado, Decidido, En curso, Necesita atención, Por preparar, Sin comprobar y Para luego) y, al final, Tu trabajo, a un clic: lo que tienes a tu alcance en tu empresa, cada cosa con Abrir.

Cuando todo lo tuyo está listo, tu pase queda sellado. El resumen lo celebra cuando no queda nada por preparar, nada que pida atención y nada sin comprobar; lo que dejaste para luego lo impide, y lo que está En curso, no, porque tu parte ya está hecha.

Cada fila lleva su acción: Preparar y Revisar te devuelven a ese apartado sin salir del recorrido, Cambiar te lleva al apartado decidido para deshacer la decisión y Abrir te lleva a lo que ya está listo.

El botón del pie dice adónde te lleva: Volver donde estabas, si abriste el recorrido desde otra pantalla; si no, el siguiente paso de tu uso principal, como Abrir el CRM, y, si no hay ninguno, Ir a tu Inicio. Fuera de la aplicación de escritorio, si ese paso es Call Copilot, que solo funciona en ella, el botón es Ir a mi perfil.

Terminar conserva lo pendiente: puedes volver cuando quieras desde el menú de tu avatar o, en la aplicación de escritorio, desde el menú Ver.

Si algo falla

• No te sale la bienvenida en Inicio. No sale si el recorrido se abre solo al entrar, porque entonces la bienvenida es él, ni si ya lo terminaste, ni a quien llegó a la empresa hace más de 30 días. Abre el recorrido desde el menú de tu avatar.
• No ves Tu empresa, Las personas ni la pregunta de cuánto preparar. Es lo normal: la empresa la prepara quien la administra. Si te toca a ti, pide el permiso «Editar organización» para toda la empresa; en cuanto te lo den, tu recorrido cambia solo al de la empresa.
• No te sale el botón de una decisión. Solo sale mientras el apartado está por preparar y si puedes prepararlo: en Conecta tu IA, por ejemplo, hace falta el permiso «Conectar asistentes de IA externos».
• Un apartado ha desaparecido. Tu correo solo sale con el permiso «Conectar buzones de correo» y con el CRM o Finanzas en el plan de tu empresa. También desaparece lo que tu plan o tus permisos dejan de incluir; si estabas en él, el recorrido sigue en su paso y te lo dice.
• Tu jornada o tus vacaciones salen vacías. Todavía no te han asignado un horario o días de vacaciones este año. Los asigna quien lleva RRHH y los verás aquí en cuanto los tengas.
• Aparece «El cambio sigue pendiente». No se ha podido guardar tu último gesto, como una decisión o dejar algo para luego. El apartado vuelve a como estaba: repítelo. Si otra ventana estaba cambiando el recorrido a la vez, recarga la página antes.
• Aparece «El acceso de tu empresa está limitado.». Puedes ver cómo queda tu espacio, pero los cambios no se guardan hasta que quien administra tu empresa lo reactive.
• El resumen no lo celebra. Queda algo tuyo Por preparar, que Necesita atención, Sin comprobar o que dejaste Para luego. Prepáralo o decídelo desde su fila.

Siguiente paso

Con lo tuyo listo, decide cómo quieres que te avisemos y, si echas algo en falta en el menú, mira de qué depende lo que ves.

• Avisos y No molestarQué te avisamos, por qué canal y cuándo silenciar UTILIA OS.
• Roles y permisosPor qué ves unas áreas y otras no: el plan, tu rol y tus permisos.