Presupuestos en el portal
Qué ve tu cliente de sus presupuestos en el portal, cómo los aprueba con su firma o los rechaza, cómo los comenta y qué permisos necesita.
Actualizado el . 4 min de lectura
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Desde el portal, tu cliente revisa los presupuestos que le envía tu equipo, descarga el PDF, los aprueba firmando con el dedo o el ratón, o los rechaza explicando el motivo, sin imprimir ni escanear nada. Esta guía es para tu equipo: cuenta lo que ve tu cliente para que sepas qué habilitarle.
Permisos que necesita
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver presupuestos | Ver la lista y el detalle, y descargar el PDF. |
| Aprobar presupuestos | Aprobar con firma y rechazar. |
| Comentar presupuestos | Escribir comentarios en el presupuesto. |
| Ver documentos y Descargar documentos | Ver y descargar los documentos que tu equipo comparte en el presupuesto. |
Ver no implica poder aprobar: concede Aprobar presupuestos solo a quien tenga autoridad para dar el visto bueno en la empresa de tu cliente. Cómo conceder permisos está en Gestionar el acceso al portal.
Qué presupuestos ve
Tu cliente encuentra sus presupuestos en Finanzas, pestaña Presupuestos. Solo ve los de las empresas a las que tiene acceso, y nunca los borradores: hasta que tu equipo envía un presupuesto, no sabe nada de él.
Puede buscar por código o título y filtrar por estado. Estos son los que ve:
Estados de un presupuesto en el portal
Pendiente
SENT
Tu equipo lo ha enviado y espera su decisión. Solo aquí puede aprobarlo o rechazarlo.Se llega desde Pendiente cuando: Lo rechaza con un motivo
Rechazado
REJECTED
Estado final
Tu equipo recibe el motivo.Se llega desde Pendiente cuando: Pasa la fecha de validez sin decisión
Caducado
EXPIRED
Ya no se puede aprobar.Se llega desde Pendiente cuando: Tu equipo lo retira
Cancelado
CANCELLED
Estado final
Ya no puede actuar sobre él.
Se llega desde Pendiente cuando: Lo firma y pulsa Aprobar
Aprobado
APPROVED
Estado final
Queda guardada la prueba de la firma.
Otras transiciones
- Caducado pasa a Pendiente: Tu equipo lo reenvía con una nueva fecha de validez.
Al abrir un presupuesto, tu cliente ve esta ficha. Nunca ve los costes internos, los márgenes ni las notas internas de tu equipo.
- El estado: Pendiente, Aprobado, Rechazado, Caducado o Cancelado.
- Si está pendiente y en validez, debajo aparece el bloque Firma y aprobación.
- Descargar PDF, con el permiso Ver presupuestos.
- Partidas y Detalle y condiciones: líneas, descuentos, impuestos y total.
- Los documentos que tu equipo comparte en el presupuesto, con Ver documentos.
- Conversación con el emisor e Historial del presupuesto.
Aprobar con firma
Cuando el presupuesto está pendiente y dentro de su validez, el detalle muestra el bloque Firma y aprobación:
Revisión
Tu cliente comprueba el desglose y las condiciones. Si tiene dudas, puede dejar un comentario antes de decidir.
Firma
Dibuja su firma con el dedo o el ratón. Sin firma no se puede aprobar.
Aceptación y aprobación
Marca He revisado el presupuesto y acepto las condiciones., escribe si quiere un Mensaje para el emisor y pulsa Aprobar. Después confirma.
El presupuesto pasa a Aprobado y queda guardada la prueba de la firma: quién firmó, su correo, la fecha y hora y una huella que identifica el documento firmado. Ese registro no se puede modificar y tanto tu equipo como tu cliente pueden consultarlo. Tu equipo recibe un aviso.
Si la validez ya ha pasado, el portal no deja aprobar: tu equipo tiene que reenviar el presupuesto con una fecha nueva.
Presupuestos con varios firmantes
Si el presupuesto exige firmantes concretos, solo pueden firmar desde el portal las personas cuyo correo figura como firmante, y cada una lo hace desde su propia cuenta. Hasta que firman todas, el presupuesto queda con firma parcial. Asegúrate de que cada firmante está invitado al portal con Aprobar presupuestos.
Rechazar
Tu cliente pulsa Rechazar y, en Rechazar presupuesto, escribe el Motivo (obligatorio, hasta 500 caracteres) y, si quiere, un comentario. No hace falta firmar. El presupuesto pasa a Rechazado, tu equipo recibe un aviso con el motivo y, si había enlaces de firma pendientes, se anulan. Un doble clic no duplica el rechazo ni el aviso.
Comentar
Con Comentar presupuestos, tu cliente escribe en el bloque Conversación con el emisor de la ficha mensajes de hasta 5000 caracteres, y puede borrar los suyos. Tu equipo los lee y responde desde el presupuesto en el CRM. Tu cliente nunca ve las notas internas de tu equipo ni puede mencionar a sus miembros.
Cómo encaja en el ciclo de venta
Cuando tu cliente firma, el presupuesto del CRM queda aprobado y, si tiene una oportunidad asociada, esta se marca como ganada; tu equipo lo convierte entonces en proyecto o en factura. Más en Ciclo de vida del presupuesto y Convertir un presupuesto.
Siguiente paso
La factura que nace de ese presupuesto llega también al portal: sigue en Facturas en el portal.