Call Copilot

Call Copilot es el asistente de UTILIA OS para tus llamadas y reuniones. Mientras hablas, transcribe la conversación en directo y te muestra sugerencias discretas (qué punto mencionar, cómo responder a una objeción, qué dato del cliente tener a mano) en una ventana flotante que puedes pausar o cerrar cuando quieras. Además, en Mac puede grabar las llamadas de tu teléfono y dejarlas apuntadas en la ficha del CRM.

Call Copilot hace dos cosas distintas, que no conviene confundir:

Qué hace en directo

• Preparación: antes de empezar, resume el contexto de los clientes, contactos, leads, oportunidades y proyectos que vincules a la sesión.
• Transcripción en directo: convierte la conversación en texto mientras se habla, distinguiendo tu voz de la del resto.
• Sugerencias en el momento: Sugerencia, Punto clave, Objeción, Pregunta, Datos (del CRM), Alerta, Cierre y Seguimiento. Tú decides si las usas.
• Registro: guarda la transcripción y las sugerencias de cada sesión para revisarlas y exportarlas después.

Antes de empezar: avisa a quien está al otro lado

Call Copilot transcribe también lo que dice la otra persona. Por eso, antes de que empiece a escuchar, la aplicación te pide dos cosas:

1. Aceptar el aviso de grabación y transcripción de tu organización.
2. Confirmar que has informado verbalmente a todas las personas de la conversación e indicar a quién («¿A quién has informado?»). La pantalla te sugiere un guion para hacerlo.

Las dos confirmaciones quedan registradas. Si tu organización no tiene publicado un aviso de grabación, la sesión no puede empezar y la pantalla te lo indica.

Una sesión, paso a paso

1. Abre una sesión nueva

   En la aplicación de escritorio, entra en Call Copilot, necesitas entrar con tu cuenta y pulsa Nueva sesión.

2. Elige el modo

   El modo ajusta el tipo de ayuda: Comercial (ventas y negociaciones), Técnico (soporte especializado y consultas de desarrollo), Soporte (atención al cliente), Entrevista (entrevistas de trabajo), Interna (reuniones del equipo) o Personalizado.

3. Vincula el contexto del CRM

   Añade los clientes, contactos, leads, oportunidades o proyectos de la conversación y, si quieres, tus propias notas con los objetivos de la llamada. Con eso Call Copilot prepara un resumen de contexto, que revisas en el paso siguiente. Si no vinculas nada, la vista previa del contexto se salta.

   El resumen solo usa datos de tu organización a los que tú tienes acceso.

4. Prepara el audio y la pantalla

   Elige el micrófono y, si quieres captar también lo que dice la otra persona, activa el audio del sistema. Opcionalmente, comparte una pantalla o ventana para que Call Copilot tenga contexto visual.

5. Comprueba los permisos y empieza

   La última pantalla comprueba que el sistema ha dado acceso al micrófono, a la grabación de pantalla y al audio del sistema. Después aparece el consentimiento descrito arriba y, al confirmarlo, empieza la escucha.

6. Pausa, reanuda o finaliza

   Durante la sesión puedes pausar (deja de escuchar), reanudar y finalizar desde la ventana flotante o con los atajos de teclado. Al finalizar, la transcripción y las sugerencias quedan guardadas.

En la ventana flotante puedes marcar cada sugerencia como útil, no útil o irrelevante. Esa valoración queda en el historial de la sesión.

Después de la llamada

En Historial (/dashboard/call-copilot/history, necesitas entrar con tu cuenta) puedes abrir cualquier sesión para:

• Leer la transcripción completa y las sugerencias que recibiste.
• Ponerle un título y una descripción.
• Exportar la transcripción en texto plano (TXT), JSON, subtítulos (SRT) o WebVTT.
• Eliminarla cuando ya no la necesites.

Las sesiones se conservan hasta que alguien las borra, salvo que tu organización fije un plazo en Ajustes › Seguridad › Privacidad y cookies, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Retención de datos (apartado Call Copilot). Si lo fija, las transcripciones más antiguas se borran solas al cumplir ese plazo.

El siguiente paso natural es llevar al CRM lo hablado: registra la conversación como interacción, mueve la oportunidad de etapa o crea una tarea de seguimiento. Lo tienes en Oportunidades.

Grabar las llamadas del teléfono en tu Mac

Si tu plan incluye la capacidad Grabación de llamadas, Call Copilot puede grabar las llamadas del teléfono en tu Mac y dejar en la ficha de la persona con la que hablaste el resumen, la transcripción y, si quieres, el audio. Necesitas la aplicación de escritorio en un Mac con macOS 14.2 o posterior; en Windows y en la aplicación del teléfono no está disponible.

Se activa en tu perfil, pestaña Call Copilot › Grabación de llamadas:

• Grabar mis llamadas: activa la función solo en ese Mac. La primera vez tienes que aceptar el aviso de grabación (He leído y acepto el aviso de grabación).
• Cuándo te lo propongo: solo cuando llamas desde una ficha, también cuando el número está en el CRM (la opción por defecto) o en todas las llamadas.
• Adjuntar el audio a la ficha: si lo apagas, se guardan el resumen y la transcripción, pero no la grabación.

Nunca graba sola: en cada llamada te lo propone antes de grabar y te recuerda que digas en voz alta «Te aviso de que voy a grabar esta llamada.». Si el sistema no da permiso al micrófono o al audio del sistema, la función se apaga, porque grabaría solo tu voz.

Cada llamada grabada se anota como una interacción en la ficha del CRM, y su bloque de grabación muestra en qué punto está:

Tu configuración

En la aplicación de escritorio, tu perfil tiene la pestaña Call Copilot con:

• Activar el asistente.
• Audio: el micrófono que se usa.
• Permisos: el estado del acceso al micrófono, a la captura de pantalla y a los avisos del sistema.
• Ventana flotante: opacidad, si queda siempre visible y su posición.
• Atajos: Mostrar/Ocultar, Añadir nota, Finalizar y Pausar. Con el teclado, muestra u oculta la ventana, añade una nota, finaliza y pausa.

En el navegador, esa pestaña solo indica que la grabación de llamadas se activa desde la aplicación de escritorio para Mac.

Permisos

En resumen: el Super Administrador llega a todas las sesiones de la organización y el Gerente a las de su departamento; Vendedor, Asistente y Comercial Externo trabajan con las suyas, y el Visualizador solo puede ver las suyas.

Si no ves alguna opción de esta guía, probablemente te falte el permiso correspondiente: pídeselo a quien gestiona los permisos de tu organización.

Siguiente paso

Tras una llamada comercial, lleva el resultado a la venta: sigue en Oportunidades para registrar la interacción y mover la oportunidad de etapa.