Glosario de entidades

Este glosario explica qué significa cada término de UTILIA OS y, sobre todo, con qué otras piezas se enlaza. En el producto cada cosa tiene un único nombre: un cliente no es una «cuenta» ni una «empresa», y una oportunidad no es un «negocio» ni un «deal».

El recorrido de un vistazo

Las piezas comerciales siguen un orden natural, del primer contacto al cobro:

Alrededor viven las tareas (lo que hay que hacer), las interacciones (lo que ya ha pasado), los gastos y los proveedores (lo que se paga), y la tesorería y la contabilidad (las cuentas de la empresa).

CRM

El CRM es el área comercial: a quién vendes, con quién hablas, qué le has propuesto y cómo acaba cada negociación.

Lead

Una persona o empresa interesada que todavía no es cliente. Entra por un formulario de tu web, por una importación o porque la das de alta a mano. Guarda sus datos de contacto (no hace falta correo: puede ser solo un teléfono), su origen y un estado: nuevo, contactado, cualificado, en negociación, ganado, perdido o archivado.

Cuando merece la pena, se convierte en cliente, conservando su origen, y en ese momento puedes abrir una oportunidad.

Cliente

La empresa, el autónomo o el particular con quien trabajas o quieres trabajar. Es la ficha central de la que cuelgan casi todas las demás: contactos, oportunidades, presupuestos, proyectos, facturas, tareas e interacciones. Su estado puede ser activo, inactivo, suspendido o bloqueado, y guarda condiciones como el plazo de pago, el límite de crédito o el descuento habitual. Un cliente puede tener acceso al portal del cliente.

Contacto

Una persona concreta con la que hablas: quien recibe los presupuestos o las facturas. Un cliente puede tener varios contactos, y uno de ellos puede ser el principal. Los contactos son también quienes entran en el portal del cliente.

Oportunidad

Una negociación abierta con un cliente. Avanza por etapas (cualificación, análisis de necesidades, propuesta, negociación y cierre) y termina en uno de estos estados: abierta, ganada, perdida o abandonada. Puede ser un negocio nuevo, una venta adicional a un cliente existente o una renovación.

Cuando el cliente firma un presupuesto vinculado a la oportunidad, esta se marca como ganada sola.

Presupuesto

La propuesta económica que envías al cliente. Se organiza en secciones y líneas, admite versiones y se puede firmar electrónicamente. Sus estados son: borrador, enviado, pendiente de firma, firma parcial, aprobado, rechazado, expirado, enlace de firma vencido y cancelado.

Un presupuesto aprobado se convierte en factura, en cobro recurrente o en proyecto. Al firmarse, además de ganar la oportunidad, deja una interacción en la ficha del cliente.

Proyecto

El trabajo organizado para un cliente, normalmente después de cerrar la venta: equipo, fechas, hitos y avance. Su estado puede ser planificación, en progreso, en espera, completado o cancelado, y puede llevar una valoración de salud (saludable, en riesgo o crítico).

Tarea

Algo que alguien del equipo tiene que hacer: llamar a un cliente, enviar un correo, preparar una reunión. Tiene estado (por hacer, en progreso, bloqueada, completada o cancelada), prioridad, fechas y recordatorios, puede asignarse a varias personas y repetirse.

Interacción

El registro de cada contacto con un cliente: un correo, una llamada, una reunión, una nota, un SMS, un WhatsApp, una visita o un chat. Es la memoria de la relación. Muchas se registran solas: un correo sincronizado, una reunión celebrada o un presupuesto firmado dejan su huella.

Pipeline

El recorrido visual de etapas por el que avanzan los leads o las oportunidades. Las etapas de venta de tu organización se configuran en Ajustes › Etapas de venta, necesitas entrar con tu cuenta.

Finanzas

Lo que entra y lo que sale: facturas que cobras, gastos que pagas, las cuentas de la empresa y sus obligaciones fiscales.

Factura

El documento fiscal con el que cobras a un cliente. Lleva numeración correlativa por año, líneas con impuestos y un estado: borrador, emitida, enviada, pagada, pagada parcialmente, vencida o anulada, entre otros. Nace desde cero, desde un presupuesto aprobado o desde un cobro recurrente, y una vez emitida entra en el cobro (manual, con tarjeta o desde el portal del cliente).

Cuando se cobra la factura de una oportunidad, el importe cobrado queda reflejado en esa oportunidad.

Cobro recurrente

Un acuerdo que genera facturas periódicas para un cliente, como una cuota mensual. Lo defines una vez y la plataforma emite cada factura por ti. Puede nacer de un presupuesto firmado y conservar ese origen. En el menú de Finanzas aparece como Cobros recurrentes.

Rectificativa

La factura que corrige o anula otra ya emitida, como exige la normativa, dejando constancia del motivo.

Gasto

Lo que tu empresa paga: la factura de un proveedor, un suministro, un alquiler. Tiene numeración propia, líneas con impuestos y un estado (borrador, pendiente de aprobación, aprobado, rechazado, pagado o anulado), y puede vincularse a un proveedor.

Proveedor

La empresa o persona a la que compras o contratas, con sus datos fiscales y bancarios y sus condiciones de pago.

Tesorería

El dinero de la empresa en sus cuentas bancarias: movimientos, saldos y previsión. Permite conciliar lo que entra y sale con facturas y gastos.

Contabilidad

El registro ordenado de la actividad económica: plan de cuentas, asientos, libros y modelos fiscales. La mayoría de los asientos se generan solos a partir de facturas, gastos y cobros.

Conceptos que atraviesan todo el producto

Siguiente paso

Para ver estas piezas en acción, empieza por el CRM, donde arranca el recorrido comercial, o por Finanzas, donde termina.