Llevar proyectos, marketing y proveedores con tu asistente

Con la estructura, el CRM y los archivos dentro, lo que queda depende de lo que uses: los proyectos y la documentación interna van a Gestión de proyectos, tus listas de correo y sus bajas a Marketing y tus proveedores a Finanzas. Cada área es una conexión distinta de tu asistente, así que conecta solo las que vayas a usar. Lo que tu plan no incluye, tu asistente lo salta y te lo dice.

Proyectos y documentación

Necesitas la conexión Gestión de proyectos y los permisos de crear proyectos, elementos de trabajo y documentos. El nombre de cada cosa depende del perfil de trabajo de tu organización (proyectos y tareas, entregables, encargos...): tu asistente lo consulta y usa los mismos nombres que tu pantalla.

Tu asistente:

• crea tus proyectos con su clave, sus fechas y su responsable, y añade a su equipo;
• vincula cada proyecto de un cliente con su proyecto del CRM;
• crea las etiquetas y después los elementos de trabajo, hasta 50 por lote, con su estado, prioridad y etiquetas;
• pasa tu manual, tus procedimientos o tu wiki a Documentación, hasta 20 documentos por lote.

Trae mis proyectos abiertos y sus tareas pendientes desde este archivo.
Respeta los estados y las etiquetas, y no asignes nada todavía.
Después pasa estos documentos de mi wiki a Documentación, sin publicarlos.

Quien queda asignado a una tarea recibe el aviso, así que tu asistente te pregunta antes de asignar. Tus prompts y skills de IA van a AI Studio, donde también puedes importarlos desde un archivo.

Marketing

Necesitas la conexión Marketing. Tu asistente nunca envía ni programa campañas ni activa automatizaciones: solo prepara.

1. Bajas y rebotes. Tu asistente los marca para que no reciban correos, hasta 1.000 direcciones por petición. Necesita el permiso «Gestionar la entregabilidad del correo».
2. Listas. Crea tus listas manuales o segmentos del CRM, que se recalculan solos con un filtro. Necesita «Gestionar listas».
3. Suscriptores. Los añade a una lista manual, hasta 500 por lote, con el permiso «Editar campañas». Antes tienes que declarar tú de dónde salen esas direcciones y con qué base jurídica: tu asistente te lo pregunta, te enseña la declaración y espera tu sí. Las altas respetan las bajas y, si la lista pide confirmación por correo, quedan pendientes hasta que cada persona confirme.
4. Plantillas de correo, con «Crear plantillas».

Primero marca como bajas las direcciones de este archivo de bajas y rebotes.
Después crea la lista «Clientes» y añade a estos suscriptores.
Pregúntame el origen y la base jurídica antes de añadirlos. No envíes nada.

Para importar un archivo grande de suscriptores, usa la importación de la propia lista, en Marketing, Listas, como explica Listas y audiencias. Si envías desde tu propio dominio, tu asistente lo da de alta y te pasa los registros que tienes que añadir en tu proveedor del dominio.

Proveedores

Necesitas la conexión Finanzas y los permisos «Crear proveedores» y, para sus personas de contacto, «Gestionar contactos de proveedores». Tu asistente busca cada proveedor por su NIF antes de crearlo, los carga de 20 en 20 y añade sus personas de contacto.

Carga mis proveedores desde este archivo con sus personas de contacto.
Busca antes cada uno por su NIF para no duplicarlo.

Para cientos de proveedores en un archivo, es más rápido Importar datos.

Lo que se queda fuera

• Facturas emitidas, y gastos y facturas de proveedores de años anteriores. Tienen numeración y reglas fiscales: no se vuelven a crear. Sus PDF van al Gestor de archivos, vinculados a cada cliente o proveedor, como explica Subir y ordenar archivos con tu asistente.
• La numeración de tus facturas y tu configuración fiscal. Las revisas tú en Ajustes, Organización; la numeración y las series, en su pestaña Facturas, como explica La numeración correlativa.
• Los artículos del catálogo. Entran con Importar datos.
• Las citas futuras del calendario. Si quieres traerlas, que tu asistente invite solo a compañeros: una persona de fuera recibiría un correo de invitación.

Si algo falla

• Te dice que el aplicativo no está en tu plan. Se salta esa parte. Quien gestiona el plan lo ve en Ajustes, Mi plan.
• No ve las herramientas de un área. No has conectado esa área. Añádela en Conecta tu IA, necesitas entrar con tu cuenta.
• No añade los suscriptores. Falta tu declaración del origen y la base jurídica, o esas direcciones están dadas de baja.
• Un elemento de trabajo no entra. Le falta un dato o se refiere a algo que no existe, como su proyecto o una etiqueta. Tu asistente te dice cuál: que lo cree antes y repita solo ese elemento.

Siguiente paso

• Gestión de proyectosProyectos, elementos de trabajo, ciclos y documentación.
• MarketingCampañas, listas, plantillas, automatizaciones y entregabilidad.