El CRM de UTILIA OS: del primer contacto al cobro
Qué piezas forman el CRM (leads, clientes, contactos, oportunidades, presupuestos, proyectos, tareas e interacciones) y cómo se encadenan hasta el cobro.
Actualizado el . 6 min de lectura
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El CRM es donde tu equipo guarda a quién vende, con quién habla, qué le ha propuesto y cómo termina cada negociación. Sus piezas no van sueltas: forman un único hilo que acompaña cada venta desde el primer contacto hasta que la factura está cobrada. Esta página te da el mapa completo; si es la primera vez que entras en el CRM, empieza por aquí.
El hilo del negocio
La secuencia natural es lead → oportunidad → presupuesto → factura → cobro. El CRM cubre las dos primeras estaciones y prepara la tercera: el lead nace (a menudo de un formulario de tu web), se convierte en cliente y en oportunidad, y la oportunidad recibe el presupuesto. Dos pasos vuelven solos a la oportunidad: la firma del presupuesto la marca como ganada y el cobro de la factura queda anotado en ella (si cubre su valor estimado y seguía abierta, la cierra como ganada).
Del lead al cobro
CRM · Este artículo
Lead: la primera ficha de un cliente posible. Llega de un formulario de captación.Llega de
crea el lead con cada respuesta
Llega de
Meet · queda como interacción en su ficha
Presupuestos y firma
Presupuesto: el cliente lo firma desde su portal y, aprobado, puede generar un proyecto.Llega de
Portal del cliente · lo aprueba firmando
Genera
CRM · con una tarea por línea, si se quiere
Llega de
Gestión de proyectos · las horas registradas se facturan
Llega de
Portal del cliente · el cliente paga desde su portal
Genera
Finanzas · con la contabilidad activada, el asiento se crea solo
- Al firmarse un presupuesto vinculado a una oportunidad, la oportunidad se marca ganada.
- Al cobrarse una factura vinculada, el cobro se anota en su oportunidad; si cubre su valor, la marca ganada.
Durante todo el recorrido, las tareas te recuerdan qué hacer y las interacciones dejan constancia de cada paso.
Las piezas del CRM
El menú del CRM tiene estas entradas: Panel, Clientes, Contactos, Leads, Proyectos, Oportunidades, Tareas, Interacciones, Automatizaciones, Presupuestos e Informes. Cada una aparece si tienes su permiso y, en el caso de Leads, Oportunidades, Automatizaciones e Informes, si el plan de tu organización incluye esa capacidad.
Leads: el primer contacto
Un lead es alguien que ha mostrado interés y con quien todavía no has confirmado que vaya a haber negocio. Todo lead nace con el estado Nuevo. Desde CRM › Leads, necesitas entrar con tu cuenta puedes:
- Crearlos a mano o dejar que entren solos desde tus formularios de captación.
- Importarlos desde un archivo CSV o Excel, con vista previa antes de que entren.
- Revisar y fusionar los duplicados.
- Verlos en tabla o en un tablero Kanban por etapas.
- Exportar la lista a CSV.
Cuando un lead está listo, lo conviertes en cliente o contacto y, si quieres, generas la oportunidad en el mismo paso. Todo el detalle está en Leads.
Clientes: quién te compra
El cliente es la empresa, el autónomo o el particular con quien trabajas. Es la ficha central de la que cuelga casi todo lo demás: contactos, oportunidades, presupuestos, facturas, proyectos e historial de interacciones. Al dar de alta un cliente, UTILIA OS puede buscar sus datos públicos y rellenar los campos vacíos, y te avisa si ya existe uno parecido. Cada cliente tiene además su carpeta en el Gestor de archivos. Lo tienes en Clientes y contactos.
Si varias empresas forman un grupo (una matriz con sus filiales), puedes reflejarlo con los grupos de empresas.
Contactos: las personas
El contacto es la persona concreta con quien hablas: tu interlocutor, quien firma, quien decide. Un cliente puede tener varios contactos y una misma persona puede estar vinculada a varios clientes. Puedes marcar el contacto principal de cada cliente, cambiar su estado y escribirle un correo desde su ficha.
Oportunidades: las ventas en curso
La oportunidad es una negociación comercial activa con un cliente. Agrupa todo lo que rodea a una posible venta y la sigue por etapas hasta que se gana, se pierde o se abandona. Tiene tres vistas (Lista, Pipeline y Análisis) y pestañas para ver lo tuyo y lo del equipo. Lo tienes en Oportunidades.
Presupuestos: lo que propones
El presupuesto es la propuesta económica que envías al cliente. Puedes crearlo, versionarlo, descargarlo en PDF y enviarlo para su firma electrónica. Cuando se aprueba, se convierte en factura, en cobro recurrente o en proyecto. Tiene su propia sección: Presupuestos y firma.
Proyectos: lo que hay que entregar
Cuando se cierra una venta, llega el momento de entregar. El proyecto del CRM organiza ese trabajo para un cliente: fechas, hitos, miembros del equipo, documentos y progreso. Puedes crearlo desde una oportunidad ganada o al convertir un presupuesto aprobado.
Si tu organización planifica el trabajo con más detalle (tareas técnicas, sprints, horas), eso vive en el aplicativo Gestión de proyectos, que es otra cosa: el proyecto del CRM es la referencia comercial de qué se entregó a cada cliente.
Tareas: lo que hay que hacer
Las tareas son el trabajo pendiente del equipo comercial: llamar, enviar una propuesta, hacer seguimiento. Se vinculan a clientes, leads, oportunidades o proyectos, de modo que cada tarea aparece en el contexto al que pertenece. En CRM › Tareas, necesitas entrar con tu cuenta tienes las pestañas Activas, Mías e Historial, un filtro de vencidas, un tablero Kanban y acciones para completar, reabrir o asignar varias a la vez. Al crear una tarea puedes apoyarte en sugerencias de inteligencia artificial.
Interacciones: la memoria del CRM
Una interacción es el registro de cada contacto con un cliente: llamada, correo, reunión o nota. Gracias a ellas, cualquiera del equipo abre una ficha y entiende al momento en qué punto está la relación. Puedes registrar llamadas y notas, enviar correos que quedan anotados solos, programar reuniones y marcarlas como celebradas o canceladas, y ver una línea de tiempo con toda la actividad. Si conectas tu buzón, los correos con tus clientes se registran sin que hagas nada: lo explica Sincronizar tu buzón con el CRM.
Informes: las cifras
CRM › Informes, necesitas entrar con tu cuenta trae seis informes listos para usar: Ventas por periodo, Conversión de leads, Rendimiento de vendedores, Proyectos activos, Análisis del pipeline y Actividad de clientes. Todos se pueden exportar, y si necesitas otro, el constructor de informes te deja elegir métricas y dimensiones. Para la conversión de leads y la salud de las oportunidades tienes además la analítica del CRM.
Lo que se encadena solo
- Lead → cliente, contacto y oportunidad: al convertir un lead se crean, enlazados, el cliente (o el contacto) y, si lo pides, la oportunidad.
- Lead calificado → tarea de seguimiento: al marcar un lead como Calificado se crea una tarea de prioridad alta para su responsable.
- Presupuesto firmado → oportunidad ganada: la firma cierra la oportunidad vinculada como ganada.
- Presupuesto aprobado → factura, cobro recurrente o proyecto: se convierte desde el propio presupuesto.
- Factura cobrada → ingreso en la oportunidad: el cobro llega a la oportunidad y, si cubre su valor y seguía abierta, la cierra como ganada.
- Cambios → automatizaciones: la creación de un lead, sus cambios de estado o etapa, su inactividad, un envío de formulario o un cambio en una oportunidad pueden disparar automatizaciones del CRM que avisan, crean tareas o actualizan fichas.
Quién ve qué
Lo que cada persona ve y puede hacer en el CRM depende de sus permisos y de su alcance: todo, su departamento, lo que tiene asignado o solo lo suyo. Además, cada capacidad del CRM tiene que estar incluida en el plan de tu organización. La configuración de roles y permisos la lleva quien administra tu organización; lo tienes explicado en Roles y permisos.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en CRM. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.