Finanzas: el dinero de tu empresa en un mismo sitio
Qué cubre Finanzas (facturas, cobros, gastos, tesorería, contabilidad e impuestos), cómo se encadenan sus piezas y por dónde empezar.
Actualizado el . 6 min de lectura
Incluido en todos los planes. Ver precios
Finanzas es el aplicativo donde tu organización gestiona el dinero: lo que facturas y cobras a tus clientes, lo que pagas a tus proveedores, lo que entra y sale por el banco, los asientos contables y la preparación de los impuestos que después presentas ante Hacienda. Está conectado con el CRM, con el portal del cliente y con el resto de UTILIA OS, así que cada dato se registra una sola vez.
Esta página es el índice de la sección: qué hace cada parte, cómo se enlazan entre sí y qué guía leer según lo que necesites.
Cómo está organizado el menú
Al entrar en Finanzas llegas a Resumen, que muestra cómo va el negocio: ingresos, gastos y resultado del periodo, lo que está pendiente de cobro y de pago, la previsión de caja y los impuestos del periodo. El resto del menú se agrupa así:
| Bloque del menú | Entradas | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Día a día | Facturas, Gastos, Cobros recurrentes, Tesorería (Cuentas bancarias, Conciliación, Tarjetas guardadas), Proveedores | El trabajo de cada semana: facturar, registrar gastos, cobrar y cuadrar el banco. |
| Gestión | Informes, Comisiones | Informes de gestión y estados contables, y las comisiones de tus comerciales. |
| Cumplir con Hacienda | Impuestos, Contabilidad, VeriFactu | Modelos y plazos fiscales, libros contables y envío de registros a la AEAT. |
| Ajustes | Configuración fiscal, Pagos con tarjeta (Stripe), Cobro automático con tarjeta, Correos de facturación, Correos de anulación de facturas | La configuración del aplicativo, que se hace una vez. |
Cada entrada aparece solo si tienes su permiso y si el plan de tu organización la incluye (más abajo, en Qué necesitas). La entrada Contabilidad, además, se oculta si tu configuración fiscal dice que eres autónomo.
Las guías de esta sección
- FacturaciónCrear, emitir, enviar y cobrar facturas, con numeración correlativa y formatos oficiales.
- Rectificativas y notas de créditoCorregir o anular una factura ya emitida.
- Cobros recurrentesFacturas periódicas que se generan solas y, si el cliente lo autoriza, se cobran solas.
- Cobrar con tarjetaCobrar una factura con la tarjeta guardada del cliente o enviarle un enlace de pago.
- Gastos y proveedoresRegistrar facturas recibidas, aprobarlas y pagarlas.
- TesoreríaCuentas bancarias, movimientos, conciliación y previsión de caja.
- ContabilidadAsientos, plan de cuentas, libros, balances y cierre del ejercicio.
- ImpuestosConfiguración fiscal, agenda de plazos y cálculo de los modelos.
- VeriFactuRegistros de facturación y su envío a la AEAT.
El recorrido del dinero
Las partes de Finanzas forman una cadena con el resto de UTILIA OS: lo que registras en un paso alimenta los siguientes. La factura y el cobro son las dos estaciones que viven aquí.
Del lead al cobro
Llega de
crea el lead con cada respuesta
Llega de
Meet · queda como interacción en su ficha
Presupuestos y firma
Presupuesto: el cliente lo firma desde su portal y, aprobado, puede generar un proyecto.Llega de
Portal del cliente · lo aprueba firmando
Genera
CRM · con una tarea por línea, si se quiere
Finanzas · Este artículo
Factura: nace del presupuesto aprobado; también se facturan las horas registradas.Llega de
Gestión de proyectos · las horas registradas se facturan
Finanzas · Este artículo
Cobro: el cliente paga y, con la contabilidad activada, el asiento se crea solo.Llega de
Portal del cliente · el cliente paga desde su portal
Genera
Finanzas · con la contabilidad activada, el asiento se crea solo
- Al firmarse un presupuesto vinculado a una oportunidad, la oportunidad se marca ganada.
- Al cobrarse una factura vinculada, el cobro se anota en su oportunidad; si cubre su valor, la marca ganada.
El presupuesto aprobado se convierte en factura sin reescribir el cliente, las líneas ni los importes, y las horas facturables de Gestión de proyectos también se llevan a una factura. Al emitirla recibe su número correlativo definitivo y, desde ese momento, ya no se edita: se corrige con una rectificativa. La cobras registrando el pago, con tarjeta mediante Stripe, con un enlace de pago o con los cobros recurrentes; el cliente también paga desde su portal. Cuando queda cobrada, el importe se anota en su oportunidad del CRM.
Después del cobro, el dinero sigue su camino dentro de Finanzas:
- Tesorería: el movimiento del banco se empareja con la factura, y así sabes qué está cobrado y qué sigue pendiente.
- Contabilidad: con la contabilidad activada, las facturas emitidas, los cobros y los gastos aprobados generan sus asientos. Revisa lo pendiente de contabilizar: que una factura exista no garantiza que su asiento esté bien hecho.
- Impuestos: los modelos de Hacienda se calculan con las facturas y los gastos registrados. Tú revisas, presentas en la sede del organismo y marcas el modelo como presentado.
Por dónde empezar
| Lo que necesitas ahora | Empieza por |
|---|---|
| Facturar a tus clientes | Facturación |
| Cobrar con tarjeta | Conectar la cuenta de Stripe y después Cobrar una factura con tarjeta |
| Facturar lo mismo cada mes | Cobros recurrentes |
| Registrar gastos | Gastos y proveedores |
| Controlar el banco | Tesorería |
| Presentar impuestos | Impuestos y modelos de Hacienda |
| Saber si te afecta VeriFactu | VeriFactu |
Conexiones con el resto de UTILIA OS
- CRM. Las facturas se emiten a un cliente del CRM. Los presupuestos aprobados se convierten en facturas y el cobro de una factura se refleja en su oportunidad.
- Portal del cliente. Tus clientes consultan y pagan sus facturas desde el portal. Lo explica Facturas en el portal del cliente.
- Gestión de proyectos. Las horas facturables se llevan a un borrador de factura.
- Gestor de archivos. Los PDF de las facturas, los justificantes de gastos y los documentos fiscales quedan archivados con su contexto.
Si lo que quieres es facturar y cobrar desde tu propia aplicación con la API, el SDK o los webhooks, esa documentación está en el mundo de desarrolladores: empieza por la guía de integración de facturación.
Qué necesitas
Cada acción pasa por dos comprobaciones: que el plan de tu organización la incluya y que tu usuario tenga el permiso correspondiente. Ningún rol, ni siquiera el de Super Administrador, salta la primera.
Algunas partes son capacidades que no están en todos los planes: Cobros recurrentes, Impuestos y Cobro automático de facturas están en los planes Profesional y Avanzado; Tesorería, Comisiones y Contabilidad, solo en el Avanzado. Cobrar con tarjeta necesita además el aplicativo Pagos con tarjeta (Stripe), incluido en los planes Profesional y Avanzado. Si una de estas partes no está en tu plan, verás su candado en lugar de la pantalla. Consulta lo que incluye tu plan en Mi plan.
Después de la puerta del plan, cada persona necesita sus permisos. Estos son los principales y quién los tiene de partida; cada guía detalla los suyos.
Permisos de Finanzas por rol, de partida
| Acción | Super Administrador | Gerente | Vendedor |
|---|---|---|---|
| Facturas y cobros | |||
| Ver finanzas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Ver facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Emitir facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Anular facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Emitir rectificativas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Cobrar facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Devolver los pagos con tarjeta | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Gastos | |||
| Ver gastos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Propios: Solo recursos creados por ti |
| Registrar gastos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Propios: Solo recursos creados por ti |
| Aprobar gastos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Banco, contabilidad e impuestos | |||
| Ver tesorería | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No |
| Ver contabilidad | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No |
| Cerrar ejercicio | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Calcular modelos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No |
| Presentar modelos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Configuración | |||
| Configurar los pagos con tarjeta | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No |
| Configurar VeriFactu | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
- Facturas y cobrosVer finanzasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Emitir facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Anular facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Emitir rectificativasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Cobrar facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Devolver los pagos con tarjetaTodo: Acceso total a todos los recursos
- GastosVer gastosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Registrar gastosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Aprobar gastosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Banco, contabilidad e impuestosVer tesoreríaTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver contabilidadTodo: Acceso total a todos los recursos
- Cerrar ejercicioTodo: Acceso total a todos los recursos
- Calcular modelosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Presentar modelosTodo: Acceso total a todos los recursos
- ConfiguraciónConfigurar los pagos con tarjetaTodo: Acceso total a todos los recursos
- Configurar VeriFactuTodo: Acceso total a todos los recursos
- Facturas y cobrosVer finanzasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Emitir facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Anular facturasNo
- Emitir rectificativasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Cobrar facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Devolver los pagos con tarjetaNo
- GastosVer gastosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Registrar gastosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Aprobar gastosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Banco, contabilidad e impuestosVer tesoreríaTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver contabilidadTodo: Acceso total a todos los recursos
- Cerrar ejercicioNo
- Calcular modelosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Presentar modelosNo
- ConfiguraciónConfigurar los pagos con tarjetaNo
- Configurar VeriFactuDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Facturas y cobrosVer finanzasNo
- Ver facturasNo
- Emitir facturasNo
- Anular facturasNo
- Emitir rectificativasNo
- Cobrar facturasNo
- Devolver los pagos con tarjetaNo
- GastosVer gastosPropios: Solo recursos creados por ti
- Registrar gastosPropios: Solo recursos creados por ti
- Aprobar gastosNo
- Banco, contabilidad e impuestosVer tesoreríaNo
- Ver contabilidadNo
- Cerrar ejercicioNo
- Calcular modelosNo
- Presentar modelosNo
- ConfiguraciónConfigurar los pagos con tarjetaNo
- Configurar VeriFactuNo
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Propios:
- Solo recursos creados por ti
Los permisos se asignan en Ajustes › Seguridad › Permisos, necesitas entrar con tu cuenta o en la ficha de cada usuario. Puedes llevar Finanzas sin ser administrador de la organización. Más detalle en Roles y permisos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Resumen. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.