El registro de auditoría: quién hizo qué y cuándo
Consulta los cambios y accesos de tu organización, filtra lo que buscas, revisa cada evento con su sello de integridad y exporta el historial.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 5 min de lectura
El registro de auditoría es la memoria de tu organización: anota quién hizo qué y cuándo. Cada vez que alguien emite una factura, cambia un permiso, gana una oportunidad, descarga un documento o inicia sesión, queda constancia sola, sin que tengas que activar nada.
Sirve para responder preguntas como «¿quién canceló esta factura?», «¿cuándo se le quitó el acceso a esta persona?» o «¿desde qué dirección se descargó este documento?», y es la prueba que necesitas ante una inspección o una auditoría externa.
Quién puede verlo
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver auditoría | Entrar en el registro y consultarlo. Sin él, la entrada no aparece en Ajustes. |
| Exportar auditoría | Descargar el historial. Es independiente: se puede ver sin poder exportar. |
| Eliminar auditoría | Permiso heredado. Como el registro legal es inalterable, hoy no borra ninguna entrada. |
De fábrica, el Super Administrador ve y exporta la auditoría de toda la organización, y el Gerente, solo la de su departamento. Ningún otro rol los tiene. Ten en cuenta que dos personas con «Ver auditoría» pueden estar viendo historiales distintos: si necesitas la foto completa, pídesela a un Super Administrador.
Dos registros en una pantalla
Abre Ajustes › Auditoría, necesitas entrar con tu cuenta. La pantalla, titulada Actividad y auditoría, tiene dos pestañas:
Las dos pestañas del registro
Cambios con relevancia legal
Auditoría legal
Actividad de seguridad
Accesos y descargas
Buscar y filtrar
En Buscar y filtrar combinas varios criterios:
- Categoría: facturación, presupuestos, clientes y ventas, proyectos, tareas, informes, marketing, usuarios y permisos, configuración, configuración fiscal, archivos, reuniones, calendario, soporte, desarrollo, integraciones, exportaciones, acceso, seguridad y actividad del sistema.
- Tipo de cambio: se creó, se modificó, se eliminó, se exportó o descargó, se consultó un dato sensible, inicio de sesión u otro.
- Persona, fechas y dirección IP.
- Búsqueda libre por persona, acción o recurso, sin importar las tildes.
Los filtros buscan en todo el historial, no solo en lo que se ve en pantalla.
El detalle de un evento
Al pulsar una entrada se abre su Detalle del evento: arriba, en lenguaje claro, quién lo hizo y cuándo; debajo, plegado, el detalle completo: dirección IP, agente de usuario (el navegador o la aplicación), el antes y el después de lo que cambió y el contexto.
Cuando la acción la hizo UTILIA OS por su cuenta (cobrar un cobro recurrente, marcar una factura como vencida, registrar un rebote de correo), quien figura es El sistema.
En la auditoría legal, cada entrada lleva su Sello de integridad: la marca de que forma parte de una cadena que detectaría cualquier manipulación. Con Verificar integridad de la cadena puedes comprobarla en cualquier momento.
Exportar el historial
Desde Exportar, en la pestaña de auditoría legal, eliges Exportar como CSV (para abrirlo en una hoja de cálculo) o Exportar como JSON (para procesarlo con otras herramientas). La exportación respeta los filtros que tengas puestos, así que puedes sacar justo lo que necesitas. Las exportaciones quedan, a su vez, anotadas en el registro.
Cuánto tiempo se conserva
Inalterable no significa eterno. Cada tipo de actividad se conserva durante el plazo que marca la ley, en dos capas: la que consultas en este panel y un archivo cerrado fuera de él, protegido contra cambios y borrados, que solo se abre ante un requerimiento de una autoridad, una auditoría o una reclamación, y se entrega a petición.
| Tipo de actividad | En el panel | En archivo | Por qué |
|---|---|---|---|
| Accesos y descargas | 12 meses por defecto; tu organización puede elegir entre 6 y 24 | No se archiva | Recomendación europea sobre registros de acceso |
| Accesos a datos personales en la auditoría legal (exportaciones, descargas, accesos de soporte, ejercicio de derechos) | 12 meses, o hasta 24 si has subido el plazo anterior | Hasta 3 años, seudonimizado | Prescripción de las reclamaciones de protección de datos |
| Seguridad: inicios de sesión, cambios de permisos, claves de API, sesiones de soporte | 24 meses | Hasta 3 años | Prescripción de las infracciones de protección de datos |
| Facturación y configuración fiscal | 6 años | 6 años | Artículo 30 del Código de Comercio |
| Registro de jornada y sus correcciones | 4 años | 4 años | Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores |
| Configuración de la empresa e integraciones | 24 meses | 5 años, y hasta 5 años después de la baja de la empresa | Sustenta la relación contractual |
| El resto: clientes, presupuestos, proyectos, tareas, calendario, reuniones, marketing, informes, archivos, soporte y desarrollo | 12 meses | No se archiva | Pasado un año deja de ser necesario |
El plazo que eliges en los ajustes de conservación gobierna la pestaña Accesos y descargas, y sobre la auditoría legal solo puede ampliar: si lo bajas a seis meses, los accesos a datos personales del libro legal se siguen conservando doce. Si necesitas guardar más tiempo el historial operativo, expórtalo periódicamente: tu copia no caduca.
Lo que no se borra aunque lo pidas
Mientras dure su plazo, quedan fuera del derecho de supresión la actividad que sustenta la facturación (seis años), el registro de jornada (cuatro años) y el expediente de una brecha de seguridad. Además, si lo solicitas o lo requiere una autoridad, se puede aplicar un bloqueo legal que impide destruir los archivos de un periodo aunque venza su plazo. Cuando un bloque se destruye, se conserva su sello para poder seguir comprobando que la cadena posterior no se ha manipulado.
Los plazos completos, con su justificación, están en la Política de privacidad.
Siguiente paso
La auditoría te dice qué pasó; las sesiones te dejan actuar. Si investigas un acceso, sigue con Sesiones activas del equipo y Avisos de seguridad.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Auditoría. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.