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Documentación

Aprende a usar UTILIA OS en tu día a día y a conectarlo con tu software.

Del lead al cobro

CRM
Lead
Lead: la primera ficha de un cliente posible. Llega de un formulario de captación.
- Llega de
  Formulario de captación
  crea el lead con cada respuesta
CRM
Oportunidad
Oportunidad: el lead cualificado. Sus reuniones quedan en su ficha.
- Llega de
  Reunión
  Meet · queda como interacción en su ficha
Presupuestos y firma
Presupuesto
Presupuesto: el cliente lo firma desde su portal y, aprobado, puede generar un proyecto.
- Llega de
  Firma del cliente
  Portal del cliente · lo aprueba firmando
- Genera
  Proyecto
  CRM · con una tarea por línea, si se quiere
Finanzas
Factura
Factura: nace del presupuesto aprobado; también se facturan las horas registradas.
- Llega de
  Horas facturables
  Gestión de proyectos · las horas registradas se facturan
Finanzas
Cobro
Cobro: el cliente paga y, con la contabilidad activada, el asiento se crea solo.
- Llega de
  Pago con tarjeta
  Portal del cliente · el cliente paga desde su portal
- Genera
  Contabilidad
  Finanzas · con la contabilidad activada, el asiento se crea solo

Al firmarse un presupuesto vinculado a una oportunidad, la oportunidad se marca ganada.
Al cobrarse una factura vinculada, el cobro se anota en su oportunidad; si cubre su valor, la marca ganada.

Cada estación lleva a su guía.

Empieza por aquí

Bienvenida a UTILIA OSQué es UTILIA OS, qué áreas cubre, cómo se conectan entre sí y por dónde empezar.
Tus primeros minutos en UTILIA OSEntra por primera vez en UTILIA OS, completa tu perfil, elige tus avisos y, si administras la cuenta, da de alta a tu equipo.
Preparar mi espacioEl recorrido guiado para dejar listo tu perfil y tu empresa a tu ritmo, retomándolo donde lo dejaste.

Más para empezar: Primeros pasos Conceptos clave

Usar UTILIA OS

Guías para trabajar cada día con UTILIA OS, área por área.

Vender

CRMLeads, clientes, contactos y oportunidades: de la primera conversación a la venta.
Presupuestos y firmaPrepara presupuestos, consigue la firma electrónica del cliente y conviértelos en factura, cobro recurrente o proyecto.

Facturar y cobrar

FinanzasFacturas, cobros, gastos, tesorería, contabilidad e impuestos de tu empresa en un mismo sitio.

Comunicarse

ChatMensajería del equipo: conversaciones, canales con agentes de IA y conversaciones guardadas en las fichas del CRM.
MeetVideollamadas con tu equipo y tus clientes, con grabación, transcripción y registro en el CRM.
CalendarioLa agenda compartida: eventos, convocatorias, disponibilidad y tareas en una sola vista.
AvisosQué avisos recibes, por qué canal te llegan y cómo silenciarlos con No molestar.

Organizar el trabajo

Gestión de proyectosProyectos, tareas y ciclos de trabajo adaptados al perfil de tu organización, con horas facturables.
Tickets de soportePide ayuda al soporte de UTILIA OS o atiende las peticiones de tu equipo y tus clientes, y conviértelas en trabajo.
Gestor de archivosLos documentos de tu organización con carpetas, permisos y acceso como unidad de red.
BuscadorEncuentra cualquier cliente, factura, archivo o página de ayuda desde cualquier pantalla.

Personas

RRHHRegistro de jornada, ausencias y vacaciones del equipo.
FormaciónCursos y formación interna para tu equipo, con seguimiento del avance.
GamificaciónPuntos y clasificaciones que reconocen el trabajo real del equipo.

Marketing

MarketingCampañas de correo conectadas al CRM: entrega, métricas, origen de los contactos y negocio generado.
Formularios de captaciónCrea formularios para tu web que guardan cada respuesta como lead en el CRM.
ScraperVigila páginas web públicas, detecta qué cambia entre revisiones y exporta lo recogido.

Inteligencia artificial

AI StudioLa biblioteca de prompts, skills, agentes y comandos de IA de tu organización, también llamada «Biblioteca de IA» en Gestión de proyectos.
Conecta tu IAConecta tu asistente de IA a UTILIA OS para que trabaje con tus datos y tus permisos.
Call CopilotTranscripción y sugerencias en directo durante tus llamadas y reuniones, y grabación de las llamadas del teléfono en tu Mac.

Portal del cliente

Portal del clientePara tu equipo: cómo dar a tus clientes acceso a sus presupuestos, facturas, pagos, tickets y conversaciones, y qué ven al entrar.

Administración

Usuarios y permisosDa de alta a tu equipo, ajusta qué puede hacer cada persona y controla cómo se entra y dónde están abiertas las sesiones.
OrganizaciónLos datos de tu empresa, su marca, la fiscalidad, las funciones opcionales y los departamentos del equipo.
Mi planLo que pagas por UTILIA OS, cómo cambiar de plan, cómo pedir que se amplíe y cómo hablar con el equipo de UTILIA.
SeguridadVerificación en dos pasos, tus sesiones y el bloqueo de pantalla, los avisos de seguridad y los frenos de la organización.
AuditoríaQuién hizo qué y cuándo en tu organización: filtros, sello de integridad, exportación y plazos de conservación.
AnunciosPublica anuncios internos para tu equipo y consulta las novedades de UTILIA OS.

En tus aparatos

Aplicación móvilUTILIA OS en tu iPhone: el widget, la confirmación de accesos desde el móvil y qué hacer si lo pierdes.

Para desarrolladores

Conecta UTILIA OS con tu software: API, avisos a tu servidor, SDK, MCP e inicio de sesión.

Qué hay de nuevo

Cambios de la APICómo se versiona la API externa y el registro de cambios de la API, los SDK, MCP y el widget.

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