Oportunidades: vistas, equipo y cierre

Una oportunidad es una venta en curso con un cliente. En CRM › Oportunidades, necesitas entrar con tu cuenta reúnes todas las negociaciones abiertas para que cualquiera del equipo comercial entienda de un vistazo qué hay que hacer hoy, qué está en marcha y cómo va el pipeline. Es el paso que va del lead convertido al presupuesto: cuando el cliente firma el presupuesto vinculado, la oportunidad se gana sola.

Las tres vistas

El selector de la cabecera cambia entre Lista, Pipeline y Análisis. Las tres comparten la pestaña activa, la búsqueda, los filtros y el orden: al cambiar de vista no tienes que volver a aplicar nada.

Lista

Es la vista por defecto: una tabla con las oportunidades que puedes ver según tu alcance. Incluye:

• Buscador por nombre y descripción.
• Filtros por estado, etapa, prioridad, tipo, asignación, cliente, contacto, fechas estimadas y reales de cierre, e importe mínimo y máximo.
• Filtro por grupo de empresas: ves juntas las oportunidades de una matriz y sus filiales.
• Etiquetas con los filtros activos, para quitarlos de uno en uno.
• Exportar, que descarga un CSV con las oportunidades visibles (hasta 10.000 filas, con las fechas en la zona horaria de tu organización). Necesitas el permiso «Exportar oportunidades».

Si entras sin filtros en el enlace, se aplica «Estado: Abierta». Si quitas ese filtro, se respeta tu decisión durante el resto de la sesión.

Pipeline

Un tablero con una columna por cada etapa de venta de tu organización, solo con oportunidades abiertas. Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiarla de etapa; necesitas el permiso «Cambiar etapa de oportunidades». Los filtros generales se aplican; el de estado no, porque esta vista solo muestra abiertas. Los importes y previsiones se ocultan si no puedes ver la información financiera.

Las etapas (nombre, color, orden y probabilidad) se definen en Ajustes › CRM › Etapas de venta, necesitas entrar con tu cuenta.

Análisis

Abre la analítica del CRM por su pestaña Oportunidades: salud del pipeline, distribución por etapa, conversión, previsión de ingresos, motivos de pérdida y en qué etapa se pierden las ventas. Necesita que el plan incluya la analítica avanzada del CRM, que solo está en el plan Avanzado.

Pestañas Mías, Equipo y Todas

Encima de la tabla y del tablero hay tres pestañas, que significan lo mismo en las tres vistas:

• Mías: oportunidades asignadas a ti.
• Equipo: oportunidades de tus compañeros de departamento, sin las tuyas. Solo aparece con el permiso «Ver pipeline del equipo».
• Todas: todas las de tu alcance.

Los contadores de cada pestaña respetan los filtros activos. Si tu alcance se limita a lo asignado, Mías y Todas muestran lo mismo.

Para el CRM, tus compañeros son quienes comparten contigo al menos un departamento. Si tu organización todavía no ha repartido a las personas en departamentos, la pestaña Equipo aparece con contador 0. Los departamentos se crean en Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta y cada persona se adscribe al suyo en Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta, en el bloque Rol y Departamento de su ficha. Si pierdes el permiso de ver el pipeline del equipo a mitad de sesión, la vista vuelve sola a Mías.

Qué se recuerda entre sesiones

• El enlace manda sobre la búsqueda, los filtros, la página y el orden: si compartes el enlace, tu compañero ve lo mismo que tú.
• Se recuerdan la pestaña activa (Mías, Equipo o Todas) y el periodo elegido en Análisis.
• No se recuerdan los filtros, la búsqueda, el orden ni la página: si abres Oportunidades sin enlace, empieza con los valores por defecto.

La ficha de una oportunidad

Desde el menú de acciones de la ficha puedes registrar una interacción, crear un presupuesto, programar una reunión, añadir una tarea, subir un archivo a su carpeta y, cuando está ganada, crear el proyecto o emitir la factura (si Finanzas está en el plan y puedes crear facturas). La ficha muestra además un bloque con el siguiente paso recomendado según el estado: enviar el presupuesto, crear el proyecto, programar el seguimiento...

Si la oportunidad procede de un lead convertido, el bloque Origen muestra la fuente, el formulario y la campaña del lead, con un enlace a su ficha si puedes ver leads. Ese origen se guarda en el momento de la conversión: aunque el lead cambie después, la oportunidad recuerda de dónde salió.

Cerrar una oportunidad

Una oportunidad abierta se cierra de tres maneras, cada una con su permiso. Al ganarla puedes indicar la fecha real de cierre y el valor final, y crear el proyecto en el mismo paso.

Por qué se perdió

Al marcar una oportunidad como perdida, eliges el motivo de un catálogo de tu organización. De partida trae ocho motivos (precio demasiado alto, funcionalidad insuficiente, seleccionó competidor, proyecto cancelado, no respondió, sin presupuesto, timing incorrecto y otra). Los de competencia piden qué competidor se llevó la venta y los abiertos piden un detalle por escrito.

El mismo diálogo tiene un campo opcional, ¿Qué aprendimos?, para anotar qué falló y qué harías distinto. Todo queda en la ficha de la oportunidad, en el bloque Por qué se perdió, y alimenta los bloques «Motivos de pérdida» y «Dónde se pierden» de la analítica.

Con el permiso «Gestionar configuración del CRM», el catálogo se gestiona en Ajustes › CRM › Motivos de pérdida, necesitas entrar con tu cuenta: puedes crear motivos, reordenarlos, editarlos y archivarlos. Los motivos del sistema o en uso no se borran, se archivan, para no perder el histórico.

Lo que se conecta con la oportunidad

• Presupuesto firmado → oportunidad ganada: cuando el cliente firma un presupuesto vinculado, la oportunidad se marca como ganada. Lo explica Solicitar la firma.
• Factura cobrada → ingreso registrado: al cobrarse una factura vinculada, la oportunidad recibe el ingreso. Si seguía abierta y el cobro cubre su valor estimado, se cierra como ganada; si es parcial, queda anotado.
• Oportunidad ganada → proyecto: desde la ficha puedes crear el proyecto del cliente.
• Interacciones, reuniones y tareas: las vinculadas aparecen en la cronología de la oportunidad.
• Archivos: cada oportunidad tiene su carpeta en el Gestor de archivos.
• Automatizaciones: los cambios de etapa y de estado pueden disparar automatizaciones del CRM, por ejemplo para crear una tarea al entrar en negociación.

La pantalla se actualiza sola: si un compañero gana, pierde o mueve una oportunidad, lo ves sin recargar.

Permisos

Qué rol incluye cada permiso lo tienes en Roles y permisos.

Siguiente paso

Cuando la negociación avanza, el siguiente paso es el presupuesto: créalo desde la ficha de la oportunidad para que quede vinculado y, al firmarse, la gane.

• Presupuestos y firmaPrepara la propuesta, envíala y consigue la firma del cliente.
• Analítica del CRMSalud del pipeline, conversión y motivos de pérdida.