Preparar el trabajo de un presupuesto

Cuando conviertes un presupuesto aprobado en proyecto comercial, puedes dejar listo en el mismo paso el trabajo del equipo en Gestión de proyectos: la cuenta del cliente, un servicio por cada servicio presupuestado y, dentro de cada uno, los entregables de su plantilla. Cada servicio queda enlazado al proyecto comercial, que calcula su avance con ese trabajo. Si tú no puedes prepararlo, avisas a quien puede.

Esta guía usa los nombres del perfil Agencia: cuenta, servicio y entregable. En tu pantalla verás los de tu perfil de trabajo: proyecto, ciclo y tarea en Proyectos y tareas; encargo, fase y tarea en Consultoría; proyecto e issue en Software, que no crea sprints.

Antes de empezar

• Gestión de proyectos y el CRM en el plan de tu empresa. Sin Gestión de proyectos, convertir un presupuesto es lo de siempre y nada de esta guía aparece.
• El presupuesto, aprobado. Si lo preparas más tarde, además tiene que estar convertido en proyecto comercial.
• Tus permisos de Gestión de proyectos: Ver proyectos, Crear ciclos y Crear tareas de proyecto, más Crear proyectos para una cuenta nueva o Editar proyectos para una que ya existe. En una cuenta que ya existe, además, tienes que trabajar: ser su responsable, de su equipo o de uno de sus departamentos.

Quién puede hacer qué

Quien ve el presupuesto y no puede prepararlo tiene Avisar a quien puede, como se explica más abajo. Los permisos de cada persona se cambian en su ficha, como explica Ajustar el acceso de una persona.

Preparar el trabajo al convertir

1. Abre la conversión

   En el presupuesto aprobado, pulsa Convertir en proyecto comercial, en el menú Acciones o en el bloque ¿Y ahora?. Rellena el proyecto comercial: Nombre, Fecha de inicio y, si quieres, Fecha de fin prevista (opcional) y Descripción (opcional).

2. Deja marcada la casilla

   Debajo está Preparar el trabajo en Gestión de proyectos (en Software, Preparar el trabajo en Desarrollo), ya marcada. Su ayuda dice lo que va a pasar: «Se crea la cuenta de Acme y un servicio por cada servicio presupuestado, con sus entregables.»

3. Revisa la cuenta

   Una línea la resume: «Nueva: Acme · Clave ACM · Responsable: Ana (tú)». Con Cambiar eliges Crear una cuenta nueva, una de las cuentas del cliente u Otra cuenta… y, si es nueva, su nombre, su clave y su responsable. Una cuenta nueva ofrece además Horas contratadas al mes y, si tu empresa tiene Finanzas y puedes ver y crear facturas, Facturar horas. Van vacíos: rellénalos solo si ya los sabes (el presupuesto no tiene horas de las que sacarlos) o déjalos para la ficha de la cuenta.

4. Revisa los servicios

   Cada servicio presupuestado tiene su fila, con el concepto tal como se presupuestó. Si está marcada, ves su Nombre del servicio, su Plantilla, lo que trae («14 entregables, 6 se repiten») y su periodo («Desde el 1 de enero · Sin fecha de fin»). Desmarca los que no haya que preparar.

5. Convierte

   El pie dice lo que se va a crear: «Se crearán 1 cuenta, 4 servicios y 38 entregables.» o, en una cuenta que ya existe, «Se crearán 4 servicios y 38 entregables en la cuenta Acme.» Pulsa Convertir en proyecto comercial.

Al terminar llegas a la ficha del proyecto comercial, que ya enseña su cuenta y sus servicios, con el aviso «Proyecto comercial creado y trabajo preparado en la cuenta Acme.» y el botón Ver la cuenta. Todo se comprueba antes de convertir: si algo de lo elegido no vale, como una plantilla que alguien acaba de archivar, no se convierte nada y el diálogo te dice qué cambiar.

Qué se crea

La cuenta. Si es nueva, lleva el nombre del cliente, una clave libre propuesta a partir de él y a ti como responsable, queda enlazada al cliente y al proyecto comercial y empieza el día que empieza el proyecto comercial. Si el cliente ya tiene cuentas en las que trabajas, se propone la de actividad más reciente; solo salen las que admiten trabajo nuevo, no las cerradas. Una cuenta antigua sin cliente que se llama como él también sale. Otra cuenta… busca entre las cuentas del cliente y las que no tienen cliente, siempre que admitan trabajo y trabajes en ellas. Elegir una sin cliente la enlaza con el del presupuesto, y el bloque lo avisa: «Se enlazará con el cliente Acme.»

Un servicio por cada servicio presupuestado.

• Qué filas salen marcadas: las líneas de tipo Servicio del presupuesto y los conceptos que ya tienen una plantilla recordada. Varias líneas con el mismo concepto, sin contar mayúsculas, tildes, signos de puntuación ni espacios de más (la ñ sí cuenta), dan un solo servicio: «Redes sociales · 2 conceptos». Los demás conceptos van plegados en Ver otros 5 conceptos, sin marcar: «No parecen servicios. Márcalos si también hay que prepararlos.» Los títulos de sección no cuentan.
• El nombre es el del concepto, sin año, y lo puedes acortar («Gestión de redes sociales, 12 meses» se queda en «Redes sociales»).
• Las fechas: empieza el día de inicio del proyecto comercial (si lo cambias en el diálogo, lo sigue) y va siempre sin fecha de fin, aunque el proyecto comercial la tenga, porque dura lo que dure lo contratado. Si empieza hoy o ya empezó, nace En curso; si empieza más adelante, En preparación, y se empieza cuando toque. Las fechas se cambian después en el servicio.
• Los entregables de su plantilla se crean dentro del servicio, también los que se repiten, a partir de su día de inicio, o de hoy si ya ha pasado. En una cuenta nueva, quien la plantilla asigna entra en su equipo, y el aviso del final dice cuántas personas han entrado y a cuántas no se ha podido dar de alta porque no están activas (sus entregables quedan sin asignar). En una que ya existe no se añade a nadie: los entregables de quien no es de su equipo quedan sin asignar, y lo decide quien lleva la cuenta.

Si la cuenta ya tiene ese servicio abierto

Es lo normal al renovar: Acme tiene en su cuenta el servicio «Meta Ads» en marcha y el presupuesto nuevo vuelve a incluirlo. La fila se propone como Seguir en «Meta Ads»: no se crea otro servicio, el que ya existe pasa a este proyecto comercial con sus entregables y la plantilla no se vuelve a cargar, porque lo que se repite ya está programado.

Si de verdad hace falta otro, elige Crear otro servicio. Se crea con el año («Meta Ads 2027») y la fila avisa de lo que va a pasar: «La cuenta ya tiene abierto el servicio «Meta Ads»: se creará otro y sus entregables que se repiten se duplicarán.» Su plantilla aparece sin marcar; elígela solo si quieres los dos servicios con todo su trabajo.

Una versión nueva del mismo presupuesto tampoco duplica nada: un servicio que ya está enlazado a su proyecto comercial y se llama igual cuenta como preparado.

Al seguir en un servicio, este pasa al proyecto comercial del presupuesto nuevo. Si después alguien vuelve a preparar el presupuesto anterior, la fila de ese servicio sale como hecha, «Pasó a «Web 2028»», y no se vuelve a proponer Seguir en: el servicio no regresa a su proyecto comercial de antes sin que nadie lo decida.

Cómo se elige la plantilla

Cada servicio propone la plantilla que tiene recordada su concepto y, si no tiene ninguna, Sin plantilla: el servicio se crea vacío. Una plantilla se recuerda para un servicio desde la propia plantilla, en Servicios que prepara, o al convertir, con Recordar para este servicio. Si la plantilla recordada está archivada, no se propone y la fila lo dice: «La plantilla que se proponía está archivada y no se aplica.»

El selector Plantilla de cada fila ofrece Sin plantilla, las plantillas sin archivar y, al final, Crear una plantilla…, que te lleva a crearla y te devuelve al diálogo con todo lo que habías escrito y la plantilla nueva elegida. Si la empresa aún no tiene ninguna, el bloque lo dice («Aún no hay plantillas de entregables. Los servicios se crearán vacíos.») y ofrece Crear una plantilla.

Recordar para este servicio

Si eliges una plantilla distinta de la propuesta y tienes Gestionar plantillas de tareas, aparece la casilla Recordar para este servicio: «La próxima vez que se presupueste «Redes sociales», se propondrá esta plantilla.»

• Viene marcada si antes no se proponía nada, y desmarcada si cambia la que se proponía, con la ayuda «Hasta ahora se proponía «RRSS básica».»
• Si eliges Sin plantilla y el concepto tenía una recordada, la casilla pasa a «Dejar de proponer «RRSS mensual» para este servicio», desmarcada. Si la marcas, ese concepto deja de proponerla.
• Sin el permiso, la casilla no sale y tu elección vale solo esta vez.

En el perfil Software

Si la cuenta de destino trabaja con el perfil Software, no se crean sprints. Cada fila es solo el concepto, su plantilla y lo que trae («22 issues»), con la línea «En Desarrollo no se crean sprints: las issues irán al backlog.», y el pie lo resume: «Se creará el proyecto Acme con 22 issues en el backlog.» Un concepto sin plantilla no crea nada.

Manda el perfil de la cuenta de destino, no el de la empresa: una cuenta que ya existe puede tener el suyo. Al cambiar de cuenta, el bloque se recalcula con sus nombres y sus reglas.

Si lo dejas para después

Cuando quieras, Preparar el trabajo abre el mismo bloque («Para el proyecto comercial «Web 2026».») desde tres sitios:

• la tarjeta Preparar el trabajo de ¿Y ahora?, en el presupuesto («Crea la cuenta y sus servicios en Gestión de proyectos.»);
• la franja «Falta preparar el trabajo de este proyecto.», en la ficha del proyecto comercial, junto a No hace falta;
• el aviso que te llega cuando alguien te lo pide, que abre una página con el bloque y su camino de vuelta. Al terminar, «Trabajo preparado en la cuenta Acme.» te lleva a la cuenta.

La franja solo insiste en los presupuestos con algún servicio presupuestado que se aprobaron o se convirtieron a partir del 28 de octubre de 2026; en los anteriores queda la tarjeta de ¿Y ahora?. Se va sola cuando el trabajo se prepara (desde aquí o enlazando a mano una cuenta o un servicio al proyecto comercial), cuando alguien pulsa No hace falta o cuando el proyecto comercial se completa o se cancela. Si una preparación se queda a medias, la franja sigue con «Falta terminar de preparar el trabajo de este proyecto.» hasta que alguien la termine o pulse No hace falta. No hace falta deja en el historial «Ana decidió no preparar el trabajo en Gestión de proyectos.» y calla la franja y los avisos, pero la tarjeta sigue: puedes cambiar de idea.

Si no puedes prepararlo tú

Sin los permisos, el bloque no aparece al convertir y conviertes como siempre. Después, la ficha del proyecto comercial te enseña la franja con Avisar a quien puede, y el presupuesto, en ¿Y ahora?, la tarjeta Pedir que preparen el trabajo («Avisaremos a quien puede hacerlo.»).

El aviso va primero a los responsables de las cuentas de ese cliente que admiten trabajo, si pueden prepararlo y ven el presupuesto. Si no hay ninguno, va a hasta cinco personas de la empresa que pueden prepararlo y tienen dónde (pueden crear cuentas o ya trabajan en una del cliente), empezando por el Super Administrador y los gerentes. Cuenta lo que cada persona puede hacer, no su rol. A ti no te llega aunque puedas.

• Qué dice la franja después: «Hemos avisado a Luis.», «… a Luis y a Marta» o «… a Luis, a Marta y a 3 personas más». En 24 horas no se vuelve a avisar; pasado ese plazo, aparece Volver a avisar.
• Si nadie puede prepararlo: «Nadie puede preparar este trabajo todavía. Pídeselo a un administrador.» Hace falta que alguien reciba los permisos de la tabla de arriba. La ficha lo recuerda durante una hora y queda en el historial del presupuesto; pasado ese rato, vuelve Avisar a quien puede para probar de nuevo.
• Si hay quien puede, pero el aviso no le llega (por ejemplo, no tiene esos avisos en su plan o en sus permisos), la franja lo dice en vez de «Nadie puede»: pídeselo directamente. Y si la búsqueda falla, solo dice que no se ha podido avisar y que lo intentes de nuevo; no se anota que nadie pueda.
• Qué recibe quien puede: «Falta preparar el trabajo de «Web 2026»», con un texto como «Ana pide que se prepare el trabajo del proyecto comercial «Web 2026» de Acme. Falta preparar su cuenta y sus servicios.» y el botón Preparar el trabajo. Si una preparación se quedó a medias, el aviso es «Falta terminar de preparar el trabajo de «Web 2026»». Le llega en la aplicación, en el móvil y por correo, y el correo dice el cliente, el proyecto comercial, el presupuesto y quién lo pide. Cada persona lo elige en Mi perfil, Avisos, en la fila Trabajo por preparar, como explica Elegir qué avisos recibes.

Si algo falla

• Se creó el proyecto comercial, pero no el trabajo. El diálogo no se cierra: «El proyecto comercial se ha creado, pero no se ha podido preparar el trabajo.» y, si se hizo una parte, cuál: «Se ha creado la cuenta Acme y 2 de 4 servicios. Falta «Google Ads».» Pulsa Reintentar: prepara solo lo que falta en la misma cuenta, sin duplicar ningún servicio («Ya preparado en «Redes sociales»»), y carga su plantilla al que se quedó vacío. En el perfil Software tampoco se vuelve a cargar una plantilla que ya se cargó. Con Más tarde vas a la ficha del proyecto comercial y la franja te lo recordará; si se creó una parte, con «Falta terminar de preparar el trabajo de este proyecto.», y al volver a abrir el bloque lo ya creado sale fijo y solo se prepara lo que falta; el servicio que se quedó vacío sale marcado para cargarle su plantilla («Ya preparado en «Meta Ads», todavía sin entregables: se le cargará la plantilla.»). Si alguien completa a mano lo que faltaba, por ejemplo cargando la plantilla en ese servicio, la franja se va sola.
• Reintentar sin poder editar cuentas. Puedes terminar en la cuenta que tú creaste para este proyecto comercial: el bloque te la propone. Para usar otra cuenta que ya existe hace falta Editar proyectos.
• «Ya no puedes preparar el trabajo. Desmarca la casilla para convertir sin él.» Tus permisos han cambiado desde que abriste el diálogo. No se ha convertido nada: desmarca la casilla o pide el permiso que falta.
• «No hemos podido preparar la vista previa.» Pulsa Reintentar. Si conviertes sin esperar, el presupuesto se convierte sin el trabajo y lo preparas después desde el proyecto comercial.
• No sale la casilla. Tu plan no incluye Gestión de proyectos o te falta alguno de los permisos de la tabla. Si el presupuesto no tiene ninguna línea de tipo Servicio, la casilla sale desmarcada: «Este presupuesto no tiene servicios. Marca los conceptos que haya que preparar.»
• No me deja elegir una cuenta del cliente. Solo salen las que admiten trabajo nuevo y en las que trabajas: «No trabajas en esa cuenta. Elige otra o pide que te añadan a su equipo.» Si además no puedes crear cuentas, el bloque lo dice: «No puedes crear cuentas y Acme no tiene ninguna en la que trabajes. Pide a un administrador que te dé acceso.»
• «Ya tienes una cuenta con la clave ACM. Elige otra.» La clave de la cuenta nueva tiene que ser única, de 2 a 10 letras mayúsculas o cifras, sin espacios.
• «Ya se está preparando el trabajo de este presupuesto. Espera un momento y vuelve a mirarlo.» Otra persona (o tu asistente) lo está preparando ahora mismo. Al volver a abrirlo, lo que ella haya preparado sale fijo y solo queda lo que falte.
• «Son demasiados entregables para prepararlos de una vez (como mucho 500).» Las plantillas elegidas suman más de 500 entregables. Prepara ahora una parte de los servicios y, después, el resto desde la franja o desde ¿Y ahora?.
• «Has pedido que preparen muchos trabajos en poco tiempo.» Cada persona puede avisar como mucho 10 veces por hora, sumando todos sus presupuestos. Vuelve a intentarlo dentro de un rato.
• «No se puede cambiar el cliente ni el proyecto comercial de este presupuesto» (al editarlo). Su trabajo ya está preparado en Gestión de proyectos y seguiría enlazado a los de ahora sin que nadie lo supiera, así que esos dos datos ya no se cambian desde el presupuesto.
• No se propone la plantilla que esperaba. El concepto está escrito de otra forma, la plantilla está archivada o ese nombre se pasó a otra plantilla. Revísalo en Servicios que prepara.

Con tu asistente de IA

Tu asistente también puede hacerlo, con tus permisos: enseñarte lo que se va a crear, convertir y preparar en el mismo paso, decirte si a un presupuesto le falta y avisar a quien puede. Lo explican el conector de CRM y el de gestión de proyectos.

Siguiente paso

• Avance del proyecto comercialCómo se calcula con los entregables de los servicios que acabas de preparar.
• Servicios que preparaDeja fijada la plantilla de cada servicio para que se proponga sola.