Horas facturables: del tiempo registrado a la factura
Convierte las horas registradas en tus tareas en un borrador de factura: marca qué se cobra, resuelve la tarifa, revisa la rentabilidad y genera la factura en Finanzas.
Para quien lleva un equipo. Actualizado el . 5 min de lectura
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Las horas facturables unen el tiempo que tu equipo registra en las tareas con el cobro al cliente. En lugar de pasar horas de una hoja de cálculo a una factura, UTILIA OS toma el tiempo apuntado en cada tarea, le aplica la tarifa que corresponda y genera un borrador de factura en Finanzas, listo para revisar y emitir.
Del tiempo registrado a la factura
Gestión de proyectos
Registrar tiempo de trabajo
Cada persona apunta su tiempo en la tarea; se marca Facturable.Horas facturables
Pendientes de facturar
Lo pendiente, agrupado por proyecto y cliente, con su tarifa.Horas facturables
Generar borrador de factura
Horas de un mismo cliente, hasta 500 registros.
Qué hace falta
Las horas facturables aparecen cuando el perfil de trabajo de tu organización es Consultoría, o cuando algún proyecto tiene fijado ese perfil. Además, tu plan tiene que incluir Gestión de proyectos y Finanzas, porque lo que se genera es una factura.
Quién puede hacer qué
La pantalla muestra tarifas e importes de toda la organización, así que no basta con poder ver las tareas: hace falta también poder ver facturas.
Quién trabaja con las horas facturables
| Acción | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Asistente | Visualizador | Comercial Externo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Marcar una hora como facturable o noEditar issues | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | Asignados: Solo recursos asignados a ti | No | No |
| Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesTodo: Acceso total a todos los recursos
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasNo
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasNo
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesNo
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasNo
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasNo
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasNo
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasNo
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasNo
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasNo
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesNo
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasNo
- Ver las horas pendientes y la rentabilidadVer issues y Ver facturasNo
- Generar el borrador de facturaLo anterior y Crear facturasNo
- Marcar una hora como facturable o noEditar issuesNo
- Cambiar la tarifa de una horaEditar issues y Crear facturasNo
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Asignados:
- Solo recursos asignados a ti
Registrar el tiempo
Todo empieza en la tarea. En su ficha, pulsa Registrar tiempo de trabajo e indica los minutos, la fecha y, si quieres, qué hiciste. En Consultoría el tiempo se marca Facturable de entrada; desmárcalo si no se cobra (trabajo interno, cortesía, repeticiones). También puedes ponerle una tarifa propia a ese registro.
De dónde sale la tarifa
Para cada hora se usa la primera tarifa que exista, de la más concreta a la más general:
De dónde sale la tarifa de una hora
La tarea
Tarifa del registro
Si se la has puesto a ese registro.Si no tiene: se mira la persona en el proyecto.
Proyecto de cliente del CRM
Tarifa de la persona
La que tiene esa persona en el proyecto del cliente.Si no tiene: se mira el proyecto.
Gestión de proyectos
Tarifa del proyecto
La tarifa por defecto del proyecto.Si no tiene: la hora queda Sin tarifa.
Una hora Sin tarifa no puede entrar en la factura hasta que se la pongas: desde su aviso ves cómo asignarla o pulsas Editar la tarifa de esta entrada.
Revisar lo pendiente
Abre Horas facturables, necesitas entrar con tu cuenta en el menú del módulo. En la pestaña Pendientes de facturar ves todas las horas facturables que aún no se han cobrado, agrupadas por proyecto:
- El cliente del CRM al que se facturarían (sale del proyecto de cliente vinculado). Si el proyecto no tiene cliente, aparece Vincular cliente del CRM.
- Cada registro, con la tarea, la persona, el día, los minutos, la Tarifa por hora y el Importe.
- Los totales del proyecto y los globales de todo lo pendiente.
Puedes acotar las fechas con Desde y Hasta, por ejemplo el mes que vas a facturar. En cuanto una hora entra en un borrador de factura, desaparece de aquí: una hora solo se factura una vez.
Rentabilidad de cada encargo
La pestaña Rentabilidad responde a si el trabajo sale a cuenta. Por proyecto muestra las horas totales y su reparto entre facturables y no facturables, cuántas están facturadas y cuántas pendientes, el valor estimado y la tarifa media que resulta. Si el encargo tiene un presupuesto aprobado, compara lo presupuestado con el valor de las horas y te muestra la desviación, para detectar a tiempo un encargo que se está comiendo el presupuesto. La parte del presupuesto solo la ve quien tiene permiso para ver presupuestos.
Generar el borrador de factura
Selecciona las horas
Marca los registros que quieres cobrar, o todos los de un proyecto. Tienen que tener tarifa y ser de un mismo cliente, porque una factura tiene un solo destinatario: si mezclas clientes, se te avisa. Caben hasta 500 registros por borrador.
Genera el borrador
Pulsa Generar borrador de factura. Se crea en Finanzas con una línea por proyecto y tarifa, que describe el servicio, el proyecto, las fechas, el número de registros y de personas, y la tarifa. Los datos del emisor salen de tu organización y los del cliente, de su ficha del CRM.
Revisa los avisos
Si el encargo ya tiene un presupuesto aprobado o facturas vinculadas, verás un aviso para que compruebes que no cobras dos veces el mismo trabajo. No bloquea: hay casos legítimos en los que conviven.
Emite desde Finanzas
Pulsa Ver el borrador para abrirlo en Finanzas, revísalo y emítelo. Hasta entonces no tiene número fiscal.
Cada hora incluida queda ligada a su línea de factura. Si algo falla al ligarlas, el borrador se deshace entero para no dejar horas a medio facturar. Cada borrador generado queda en el registro de auditoría con la factura, el cliente y las horas.
Las horas facturadas no se tocan
Un registro que ya está en una factura no se puede modificar ni borrar: es un dato contable. Si hay que corregir algo ya facturado, se hace en la facturación, por ejemplo con una factura rectificativa.
Qué tiene que estar configurado
Si falta algo, el mensaje te dice qué completar:
- Los datos del emisor: nombre de la empresa y NIF, en los ajustes de la organización.
- El impuesto por defecto (IVA, IGIC u otro), en la configuración fiscal de Finanzas.
- La ficha del cliente completa, con los datos necesarios para facturarle.
- El proyecto vinculado a un cliente: el proyecto de Gestión de proyectos tiene que estar unido a un proyecto de cliente del CRM con cliente. Si no, no se sabe a quién cobrar.
Siguiente paso
- Facturación completa: revisa, emite y envía la factura.
- Visión general de Finanzas: del cobro a la tesorería.
- Gestión de proyectos: dónde se registra el tiempo cada día.