Convertir un presupuesto en factura, cobro recurrente o proyecto
Transforma un presupuesto aprobado en una factura, en un cobro recurrente o en un proyecto del CRM: qué se hereda, qué decides tú y qué permisos hacen falta.
Actualizado el . 6 min de lectura
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Cuando el cliente aprueba un presupuesto, el trabajo sigue: hay que cobrarlo y, muchas veces, entregarlo. En UTILIA OS conviertes un presupuesto aprobado, sin volver a teclear sus líneas, en tres destinos. Es el paso que lleva del presupuesto a la factura y al cobro en el hilo del negocio.
Tres destinos de un presupuesto aprobado
Para cobrar lo presupuestado
Factura
Si se factura cada cierto tiempo
Cobro recurrente
Para organizar la entrega
Proyecto del CRM
Solo presupuestos aprobados
Las tres conversiones exigen que el presupuesto esté Aprobado, por la firma del cliente o porque alguien lo marcó como aprobado. Los estados están explicados en Estados del presupuesto.
Que la factura y el proyecto sean de una sola vez evita facturar o planificar lo mismo dos veces. Cada cobro recurrente guarda el origen comercial: el presupuesto y su oportunidad.
Dónde está la acción
- En la cabecera del presupuesto aprobado: el botón Generar factura, que cambia a Ver factura cuando ya lo has facturado.
- En el bloque «¿Y ahora?»: las tarjetas Generar factura, Crear proyecto y Agendar kickoff (una reunión de arranque con el cliente). Cuando conviertes, cambian a Ver factura o Ver proyecto.
- En el menú Acciones: Generar factura, Convertir a proyecto y Crear cobro recurrente, que solo está aquí.
Cada opción aparece si tu rol tiene el permiso y la conversión es posible, así que es normal no verlas todas.
Convertir en factura
La factura hereda del presupuesto:
- El cliente y sus datos fiscales.
- Las líneas, con cantidad, precio, descuento e impuesto. Los títulos de sección, que solo ordenan el documento, no pasan como líneas.
- El sistema de impuestos con el que se hizo el presupuesto, para que la factura aplique el mismo IVA, IGIC u otro impuesto que vio el cliente.
Pulsa Generar factura
Desde la cabecera, el bloque «¿Y ahora?» o el menú Acciones.
Resuelve los avisos de impuestos
Si alguna línea tiene un impuesto que no cuadra con el sistema fiscal vigente, se te avisa antes de continuar para que lo corrijas.
Revisa los datos de cobro
Puedes indicar el método de pago, la fecha de vencimiento, notas para la factura y notas internas. Si no tocas nada, se heredan del presupuesto y del cliente.
Elige borrador o emisión
Con Emitir la factura directamente desmarcado, la factura queda en borrador para revisarla con calma; marcado, se emite y queda lista para enviar.
Si no indicas el vencimiento, se calcula así: primero el plazo de pago del cliente; si no tiene, el plazo por defecto de tu organización; y si tampoco hay, 30 días desde la emisión.
Facturar con otros datos sin tocar la ficha del cliente
Si la ficha del cliente está incompleta o necesitas facturar a otra razón social o dirección fiscal, puedes cambiar solo en esta factura la razón social, la dirección, la ciudad, el código postal y el NIF del receptor. La ficha del cliente no cambia.
Emitir la factura a la matriz del grupo
Si la empresa del presupuesto es filial de un grupo de empresas, el diálogo muestra Emitir a: la propia empresa (por defecto) o su matriz. Si eliges la matriz, la factura lleva sus datos fiscales y condiciones de pago y queda en su ficha; el presupuesto sigue en la filial. Solo puedes elegir entre esas dos empresas.
Para emitir cualquier factura, tu organización debe tener su nombre fiscal y su NIF en Ajustes › Organización, necesitas entrar con tu cuenta. Si el presupuesto es antiguo y no guardó su sistema de impuestos, se te pedirá el impuesto por defecto antes de seguir.
Convertir en cobro recurrente
Si lo presupuestado es una cuota (un mantenimiento, una suscripción mensual), pulsa Crear cobro recurrente en el menú Acciones. Se crea un cobro recurrente que genera facturas solo, con el cliente, las líneas, el sistema de impuestos y los datos de pago del presupuesto. Tú decides:
- FrecuenciaObligatorio
- Día fijo del mes o intervalo de días.
- Día del mes / Cada cuántos díasSegún la frecuencia
- El día en que se factura o los días entre factura y factura.
- Primer cobroObligatorio
- Cuándo empieza. Si es hoy o una fecha pasada, la primera factura se genera enseguida.
- Cómo se genera cada facturaOpción
- Borrador (se genera y te avisa para que la revises) o automático (se genera, se emite y se envía).
- Días hasta el vencimientoOpcional
- Vencimiento de cada factura generada.
- Cómo se cobraOpción
- Manual o con cargo automático a tarjeta.
El cargo automático con tarjeta solo está disponible si tu organización lo tiene activado y el cliente ha autorizado los cargos recurrentes con su tarjeta. Si todavía no lo ha hecho, puedes marcar Invitar al cliente a firmar la autorización para que reciba un enlace al guardar. Mientras tanto, el cobro recurrente funciona en modo manual. Lo tienes en Cobros recurrentes.
Convertir en proyecto
Cuando el presupuesto es un trabajo que hay que organizar, pulsa Convertir a proyecto (o Crear proyecto en «¿Y ahora?»). Se crea un proyecto del CRM para el mismo cliente, en estado Planificación, contigo como responsable y con el importe del presupuesto como presupuesto económico del proyecto.
Ponle nombre
El Nombre del proyecto es el único dato imprescindible, junto con la fecha de inicio.
Indica las fechas
Fecha de inicio y, si la sabes, una fecha de fin estimada. Puedes añadir una descripción; si no, se usa la del presupuesto.
Decide si crear las tareas
Copiar items como tareas del proyecto viene marcado: cada línea del presupuesto se convierte en una tarea del proyecto, lista para asignar. Los títulos de sección no se convierten.
El presupuesto queda vinculado al proyecto, así siempre sabrás de qué propuesta nació cada trabajo. El proyecto lo encuentras en CRM › Proyectos.
Permisos
- Convertir en facturaPermisos
- «Editar presupuestos», más «Ver facturas» y «Crear facturas» de Finanzas.
- Convertir en cobro recurrentePermisos
- «Editar presupuestos».
- Convertir en proyectoPermisos
- «Editar presupuestos». En el menú Acciones la entrada aparece a quien puede «Crear presupuestos»; la tarjeta de «¿Y ahora?», a quien puede «Crear proyectos».
Además, cada persona solo convierte los presupuestos que puede ver según su alcance. Si ves «Generar factura» pero no «Convertir a proyecto», lo más probable es que te falte uno de esos permisos: pídeselo a quien administra tu organización.
Siguiente paso
Según lo que hayas elegido, el hilo sigue así:
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Presupuestos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.