Cobrar una factura con tarjeta

Desde la ficha de una factura emitida puedes cobrarla con tarjeta sin salir de UTILIA OS: con una tarjeta que el cliente ya tenga guardada, añadiendo una tarjeta nueva en ese momento o enviándole un enlace para que pague él. El dinero llega a tu cuenta de Stripe, y desde ahí a tu banco.

Qué hace falta

Si el plan de tu organización no incluye Pagos con tarjeta (Stripe), la ficha de la factura no muestra los botones de cobrar ni de devolver. La factura se emite, se envía y se registra como cobrada a mano igual que siempre; lo que no está es el cobro con tarjeta.

Si el aplicativo sí está en el plan pero no puedes cobrar, la ficha te dice el motivo y, si tienes permiso, te ofrece Configurar los pagos con tarjeta. Los motivos posibles están en Cuándo se puede cobrar con tarjeta.

Dónde se cobra

Abre la factura en Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta. El bloque Estado de pago te muestra cuánto queda pendiente, cómo se cobró la factura y sus Últimos intentos de cobro. Debajo están las acciones:

• Cobrar ahora: cobra con una tarjeta guardada del cliente.
• Programar cobro: deja el cobro programado para una fecha. Necesita la capacidad Cobro automático de facturas y el permiso «Programar cobros automáticos».
• Enviar enlace de pago: manda al cliente un enlace para que pague él.
• Reembolsar: devuelve, entero o en parte, lo ya cobrado.

Cobrar con una tarjeta guardada

1. Abre el cobro

   Pulsa Cobrar ahora. Se abre Cobrar factura con el importe pendiente y las tarjetas guardadas del cliente (marca, últimos cuatro dígitos y caducidad), con la predeterminada en primer lugar.

2. Elige la tarjeta

   Selecciona la tarjeta con la que quieres cobrar.

3. Confirma

   Pulsa el botón con el importe (por ejemplo, Cobrar 245,00 €). Si el banco lo aprueba, verás Cobro completado y la factura pasará a Pagada, o a Pago parcial si quedaba otra parte pendiente.

Esto es lo que pasa por detrás desde que pulsas el botón:

Si el banco pide verificación, puedes esperar o cerrar el diálogo: el cobro sigue en segundo plano y su resultado aparece en Últimos intentos.

Cobrar con una tarjeta nueva

Si el cliente no tiene tarjetas guardadas, o quiere usar otra, pulsa Añadir nueva tarjeta dentro de Cobrar factura. Se abre el formulario seguro de Stripe para introducir los datos; al pulsar Guardar tarjeta queda vinculada al cliente y ya puedes cobrar con ella.

UTILIA OS no ve ni guarda nunca el número completo de la tarjeta, la fecha completa ni el código de seguridad: esos datos van cifrados directamente a Stripe.

Enviar un enlace de pago

Pulsa Enviar enlace de pago y el cliente recibe un correo con un enlace a una página segura donde ve la factura y paga con tarjeta. No necesita tener acceso al portal. La acción aparece mientras la factura tiene importe pendiente, si tienes activados los enlaces públicos de pago en Finanzas › Ajustes › Pagos con tarjeta (Stripe), necesitas entrar con tu cuenta.

El justificante que recibe el cliente

Cuando un cobro deja la factura completamente pagada, UTILIA OS envía al cliente el correo «Justificante de pago de la factura» con el PDF adjunto. Viene activado de serie; puedes cambiarlo en Enviar justificante de pago al cliente, dentro de Finanzas › Ajustes › Correos de facturación, necesitas entrar con tu cuenta. En los cobros parciales no se envía justificante.

Si en tu cuenta de Stripe están activados los correos de «pagos efectuados», el cliente recibirá también el recibo de Stripe, es decir, dos justificantes por el mismo cobro. Para dejar solo el de UTILIA OS, desactiva esos correos en tu panel de Stripe, en Ajustes › Empresa › Correos electrónicos de clientes.

Últimos intentos

Cada intento de cobro, salga bien o mal, queda en Últimos intentos con su estado (Cobrado, Procesando, Requiere acción, Fallido, Cancelado…), el importe, la tarjeta, la fecha y quién lo inició: Equipo interno, Cliente, Sistema automático o Cobro programado. Si el banco lo rechazó, verás el motivo en castellano (por ejemplo, «Fondos insuficientes» o «La tarjeta está caducada»). El significado de cada motivo está en Códigos de error de facturación.

Devolver un cobro

1. Abre el reembolso

   En la ficha de la factura, pulsa Reembolsar. Necesitas el permiso «Devolver los pagos con tarjeta» y el aplicativo Pagos con tarjeta (Stripe) en el plan.

2. Elige el método

   Reembolsar por Stripe devuelve el dinero a la tarjeta del cliente. Si devolviste el dinero por otra vía, elige Transferencia bancaria o Efectivo y anota la referencia o el número de ticket.

3. Indica el importe y el motivo

   Devuelve el total o una parte, e indica el motivo (por ejemplo, «Solicitud del cliente» o «Pago duplicado»).

4. Confirma

   La factura pasa a Reembolsada si se devuelve todo, o a Reembolso parcial si se devuelve una parte. El reembolso aparece en la ficha de la factura, donde también se puede cancelar con el permiso «Cancelar reembolsos». Stripe tarda unos días laborables en devolver el dinero a la tarjeta, según el banco del cliente.

Un reembolso devuelve dinero, pero no corrige la factura ante Hacienda. Si además hay que rectificarla, el propio diálogo te ofrece crear la factura rectificativa al confirmar, con su código legal: anula la factura si devuelves todo o regulariza el importe devuelto si es una parte. Lo explica Rectificativas y notas de crédito.

Atajos de teclado

Con teclado, en la ficha de una factura:

• La tecla C abre el cobro con tarjeta, cuando la factura admite cobro y tienes el permiso «Cobrar facturas».
• La tecla R abre el reembolso, cuando la factura tiene algo cobrado y puedes devolver pagos con tarjeta.

Si la acción no es posible en ese momento, la tecla no hace nada.

Siguiente paso

Para que las cuotas recurrentes se cobren solas, el cliente necesita una tarjeta guardada y su autorización firmada.

• Tarjetas guardadasAñadir, marcar como predeterminada y eliminar las tarjetas de un cliente.
• Cobros recurrentesFacturas periódicas que se generan y se cobran solas.