Montar la estructura y el equipo con tu asistente
Pide a tu asistente de IA que complete los datos de tu empresa, cree los departamentos, invite al equipo y aplique los permisos de cada puesto.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 4 min de lectura
La estructura es la primera fase de la migración: los datos de tu empresa, sus departamentos, las personas que van a trabajar en UTILIA OS y lo que puede hacer cada una. Tu asistente lo prepara a partir de lo que le cuentes o de un listado de tu equipo, te lo enseña y lo crea cuando lo apruebas. Todo queda en Ajustes, Organización, Ajustes, Departamentos, Ajustes, Usuarios y Ajustes, Permisos, igual que si lo hubieras hecho a mano.
Antes de empezar
- La conexión CRM de tu asistente, como explica Conecta tu IA.
- Los permisos de cada parte: «Editar organización» para los datos de la empresa, «Crear departamentos», «Crear usuarios» y «Editar permisos de usuarios». Desde tu asistente, los del equipo exigen el alcance Todo: un Gerente, que gestiona solo su departamento, lo hace en la pantalla.
- La verificación en dos pasos, si vas a invitar a otro Super Administrador o a conceder los permisos más delicados: se confirman en el móvil.
- Sitio en tu plan para las personas que vas a invitar.
Los datos de tu empresa
Tu asistente lee lo que ya tienes y completa lo que falta: nombre comercial, razón social, forma jurídica, NIF, registro mercantil, direcciones, teléfono, web, redes sociales, colores y logotipos.
Completa los datos de mi empresa en UTILIA OS con lo que te adjunto.
Dime primero qué falta y qué vas a cambiar, y no toques el régimen fiscal,
la numeración de facturas ni la cuenta del banco.El régimen fiscal, la numeración de las facturas y la cuenta del banco los deja para ti: tienen efectos fiscales y de cobro. Revísalos en Ajustes, Organización.
Los departamentos
Los departamentos sirven para repartir el trabajo y para los permisos con alcance «Departamento». Tu asistente crea primero los de arriba y después los que cuelgan de ellos.
Crea estos departamentos en UTILIA OS: Comercial (con Ventas y Preventa dentro),
Administración y Soporte. Mira antes cuáles existen ya.Invitar al equipo
Tu asistente comprueba quién está ya, te propone el rol de cada persona y su departamento, y las da de alta de 20 en 20 como mucho. Cada persona invitada recibe el correo para entrar, así que te pregunta antes si quieres invitarlas ya o cuando los datos estén dentro.
Aquí tienes mi equipo con su puesto y su departamento.
Proponme el rol de cada persona y espera a que te diga cuándo invitarlas.Los roles son Super Administrador, Gerente, Vendedor, Asistente, Visualizador y Comercial Externo. Lo que trae cada uno está en Roles y permisos. Tu asesoría no se invita así: tiene su propio acceso, que se da en Ajustes › Usuarios (cómo).
Los permisos de cada puesto
El orden que mejor funciona es el de la pantalla: el rol de partida, una plantilla de permisos por puesto para cada perfil que se repite y, solo si hace falta, ajustes sueltos a una persona. Tu asistente consulta qué permisos puedes conceder tú y con qué alcance, y te enseña cómo quedará cada persona antes de aplicarlo.
Crea una plantilla de permisos para cada puesto que se repite en mi equipo
y aplícasela a cada persona. Enséñame antes cómo quedará cada una.Aplicar una plantilla sustituye el rol y los ajustes que tenía esa persona, como en la pantalla. Lo que no puedes conceder se queda fuera, y tu asistente te dice por qué.
Si tu asistente no puede asignar un permiso, no lo deja a medias: te prepara una tabla con cada persona, su rol, su plantilla y sus ajustes, para que la apliques tú en la pestaña Acceso de su ficha, en Ajustes, Usuarios.
¿Puede tu asistente asignar este permiso?
¿Tienes «Editar permisos de usuarios» con alcance Todo?
No:
Te prepara la tabla
Para quien sí lo tenga, en Ajustes › Usuarios.Sí:
¿Es el rol Super Administrador o uno de los permisos más delicados?
No:
Lo aplica tu asistente
Después de que apruebes el plan.Sí:
¿Tienes activada la verificación en dos pasos?
Sí:
Lo confirmas en el móvil
Eliges el número que te enseña tu asistente.No:
Lo haces tú en la pantalla
O activas antes la verificación en Mi perfil › Seguridad.
Nadie cambia desde su asistente su propio rol, sus permisos ni su estado: eso lo hace otra persona.
Si algo falla
- No caben más personas en tu plan. Ya has ocupado todas las que incluye. Libera un sitio o amplía el plan, como explica Gestionar el equipo.
- Te dice que necesitas el permiso con alcance Todo. Lo tienes con un alcance menor, como el de tu departamento. Hazlo desde la pantalla o pídeselo a quien administra tu organización.
- Una persona no recibió el correo. Pide a tu asistente que se lo reenvíe, o pulsa Reenviar email en su ficha.
- Te pide activar la verificación en dos pasos. Actívala en Mi perfil, Seguridad, o haz esa parte tú desde la pantalla.
- Te enseña un número. Es una confirmación en el móvil: elígelo en el aviso de la aplicación de UTILIA OS y dile que siga.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Usuarios. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.