Importar leads, oportunidades, historial y tareas

Tu programa anterior tiene sus propias palabras para todo: «cualificado», «won», «por hacer». Al importar tus leads, oportunidades, llamadas, correos, reuniones y tareas, UTILIA OS las traduce a tu embudo, deja cada ficha a nombre de la persona que le toca y la cuelga de la empresa o del contacto al que pertenece. Todo eso lo decides en el último repaso de la importación. Cómo se empieza, qué exportar de cada programa y cómo deshacerlo están en Importar datos desde otro programa.

Antes de empezar

• Los permisos. «Importar datos», o «Importar leads» si solo traes leads desde la lista de Leads, y el de crear cada tipo de ficha: «Crear leads», «Crear oportunidades», «Crear interacciones» y «Crear tareas». Para migrar desde otra aplicación o traer un módulo completo necesitas además el rol de Super Administrador y aceptar la autorización de la operación. Las cargas parciales ordinarias mantienen sus permisos habituales.
• Tu embudo, a mano. Las oportunidades entran en las etapas que ya tienes y con tus motivos de pérdida: la importación no crea ninguno. Los gestionas en Ajustes, CRM, Etapas de venta y Ajustes, CRM, Motivos de pérdida.
• Tu equipo dado de alta, si tus fichas traen responsable. Lo explica Gestionar el equipo.
• Tu archivo exportado. Los pasos de cada programa están en Cómo exportar desde cada programa. De Holded entran sus contactos de tipo «lead» como leads, conectando tu cuenta; sus oportunidades y sus eventos no se importan.

Historial y tareas

Una hoja de actividades mezcla lo que ya pasó con lo que queda por hacer. UTILIA OS lo reparte así: lo hecho es historial y lo pendiente es tarea.

Qué actividad está hecha lo dice una columna del archivo («Hecha», «Pendiente»…), que traduces como cualquier otro valor. Sin esa columna manda la hoja: lo que está en Interacciones es historial y lo que está en Tareas, pendiente.

• Una interacción tiene que pertenecer a algo: una empresa, un contacto, un lead o una oportunidad. La que no trae fecha se fecha el día que importas, con aviso.
• Una tarea no necesita ficha. Si el archivo dice a cuál pertenece, se vincula; si no, queda sin ficha.
• Los clientes, contactos y leads nuevos que traen historial quedan con su último contacto en la fecha de su interacción más reciente.
• Las tareas pendientes avisan a su responsable cuando se acerca o pasa su vencimiento, como cualquier tarea.

Traducir tus valores

Cómo traducimos tus valores lleva las palabras de tu archivo a las de UTILIA OS, una clase cada vez: estado del lead, origen, etapa del embudo, estado de la oportunidad, motivo de pérdida, tipo de actividad, hecha o pendiente y opciones de campo. A la izquierda ves tu palabra, con cuántas filas la llevan; a la derecha, la de UTILIA OS.

Solo se enseña lo dudoso: lo que las reglas traducen con seguridad se pliega en «Hemos traducido solos: …». Los que no reconozcamos dice a dónde va lo demás: Nuevo en un estado de lead, Otro en un origen, Nota en un tipo de actividad y la primera etapa de tu embudo en una etapa.

• Leads. Entran como Nuevo, Contactado, Calificado, Negociando o Perdido; nunca como Ganado, porque un lead ganado es un cliente. Los de estado «Cliente», «Ganado» o «Archivado» vienen como No traer.
• Oportunidades. Además de tus etapas hay Ya estaba ganada y Ya estaba perdida. Las que ya estaban cerradas entran así, sin pedirte los permisos de ganar o perder y sin avisos, puntos ni eventos: son historia.

Si falta una etapa, un motivo de pérdida o una opción, el aviso trae un enlace a Ajustes con la vuelta puesta, para que sigas donde estabas: Añadir etapas al embudo, Gestionar motivos de pérdida o Gestionar campos personalizados. Solo salen si tienes el permiso de esa pantalla.

Asignar responsables

Los responsables se buscan entre las personas activas de tu equipo por su correo o, si es único, por su nombre completo. ¿Quién se encarga? solo pregunta por quien no está en tu equipo o por quien se ha encontrado solo por el nombre, por si hay dos Lucías.

El permiso de asignar es el de cada tipo: «Asignar leads», «Asignar oportunidades», «Asignar tareas» y, para las interacciones, «Asignar asistentes a interacciones». Cada persona a la que se asigna algo recibe un solo aviso por importación, nunca uno por ficha: «Tienes fichas nuevas a tu nombre». Al terminar, el resumen te dice a quién has avisado: «Hemos avisado a Pedro de sus 12 leads y 3 tareas».

Empresas que faltan

En UTILIA OS cada contacto y cada oportunidad pertenece a un cliente.

• Personas sin empresa. El repaso pregunta si las traes como clientes particulares. Sí, la opción marcada, crea un cliente particular por persona, con su ficha de contacto, y necesitas «Crear clientes»; No las deja fuera. Si la persona sí trae empresa, esa empresa tiene que estar ya entre tus clientes o venir en la misma importación; si no, no entra.
• Oportunidades sin empresa. El repaso pregunta «¿Creamos esas empresas?». Sí, la opción marcada, las crea como clientes con el nombre que trae tu archivo, y necesitas «Crear clientes»; No deja fuera esas oportunidades. Una fila sin nombre de empresa no entra.

Si tu CRM exporta las empresas y las personas por separado, súbelas en la misma importación: las empresas entran como clientes y cada persona se vincula a la suya.

Campos personalizados

Una columna que no encaja en ningún campo puede ir a un campo personalizado que ya tienes, en el grupo Campos personalizados del desplegable, o convertirse en uno nuevo. Los gestionas en Ajustes, CRM, Campos personalizados; los de proveedores, en los ajustes de Finanzas.

• Crear uno nuevo. Columnas que no tienen sitio en UTILIA ofrece Crear el campo «Zona», con su tipo (Fecha, Moneda, Selección…) y en cuántas filas hay dato. Un campo nuevo aparece en todas tus fichas, así que ninguno viene marcado: lo decides columna a columna, y las buenas candidatas llevan Recomendado. Necesitas el permiso «Gestionar campos personalizados»; sin él, el bloque no sale. Puedes crear hasta 10 por tipo de ficha en cada importación, sin pasar de 30 campos activos en esa ficha.
• Las columnas que no conviertas en campo se guardan en las notas de cada ficha con la casilla Guardar en notas las columnas que no conviertas en campo; sin ella, no se importan.
• Obligatorios. Las fichas nuevas cumplen tus campos obligatorios igual que si las crearas a mano. Si el archivo no trae el valor, Campos obligatorios pregunta una vez por campo: «“Zona” es obligatorio en tus clientes y el archivo no lo trae. ¿Qué ponemos en los 7 clientes nuevos?». Respondes Poner este valor o Nada: esos 7 clientes no entrarán. A las fichas que ya existían no se les exige.
• Un valor que no vale (una fecha imposible, una opción que no existe) deja ese campo vacío y la ficha entra; si el campo es obligatorio, cuenta como que falta.

Los campos propios de Holded solo se emparejan con campos personalizados que ya tienes; no se crean desde Holded.

El campo nuevo se crea al empezar la importación, no antes, así que mirar y arrepentirse no deja campos sueltos. Al deshacerla, se borra si nadie lo ha cambiado, si ninguna ficha que se conserva tiene valores en él y si quien deshace puede gestionarlo; si no, se conserva y el resumen dice por qué.

Si ya existen en UTILIA OS

Los leads se reconocen por su correo, principal o secundario, o por su nombre y empresa; las oportunidades, por su empresa y su nombre. Con ellos eliges entre Completar lo que falte, Dejarlos como están y Sustituir por lo que importamos, como cuenta Lo que ya tienes.

• En un lead que ya existía no cambian el estado, el responsable ni la puntuación.
• En una oportunidad que ya existía no cambian la etapa, el estado, el embudo, la empresa ni el responsable, porque eso se mueve por sus flujos y no por una importación.
• El importe de un lead o de una oportunidad que ya existía no cambia si no tienes «Ver información financiera de leads» o «Ver información financiera de oportunidades».
• Las interacciones y las tareas no tienen un dato que las identifique: solo se reconocen las que ya trajo una importación, y esas se dejan como están, sin pregunta.

Qué hace la IA

Las reglas resuelven casi todo. La IA solo entra donde queda duda: emparejar una columna, decir qué contiene una hoja que no se reconoce, traducir valores y elegir si una columna nueva es una lista o un texto. Lo que propone sale marcado como Propuesta de la IA y se confirma con Confirmar, bloque a bloque y con lo propuesto a la vista; cambiar algo a mano también lo confirma. Mientras quede algo sin confirmar no se puede empezar: el pie dice «Queda 1 cosa por confirmar antes de empezar» y Ir a la primera te lleva a ella.

Cada importación consulta a la IA como mucho 12 veces, y su uso cuenta en el consumo de tu organización. Si se acaba el tope, no hay saldo, tu organización no usa IA externa o la IA no responde, la importación sigue sin ella: te avisa y lo que queda lo decides tú.

Filas que no entran

Una fila que no se puede traer no para la importación: se cuenta con su motivo, y puedes descargarla para corregirla, como cuenta Importar datos desde otro programa. Estos son los motivos de los tipos del CRM:

Si algo falla

• «Queda 1 cosa por confirmar antes de empezar». Hay una propuesta de la IA sin confirmar. Pulsa Ir a la primera y confírmala o cámbiala.
• «Falta “Zona”, que es obligatorio en tus clientes». Esa ficha no entra. Responde la pregunta de Campos obligatorios o añade la columna a tu archivo.
• «N actividades pendientes no se importan: marca Tareas…». Marca Tareas en Elige qué importar para traerlas.
• «No hemos podido crear el campo…». El motivo va entre paréntesis: falta el permiso, ya hay 30 campos activos en esa ficha o su apartado no está en tu plan. Su columna ha ido a las notas o no se ha importado.
• Un contacto no entra porque «Su empresa no está entre tus clientes ni en lo que importas…». Sube su empresa en la misma importación o créala antes como cliente.
• Muchas oportunidades han entrado en la primera etapa. Su etapa no se reconoció y, si no la elegiste en Cómo traducimos tus valores, va a la primera de tu embudo. Muévelas desde el embudo o deshaz la importación, crea las etapas que falten y repítela.

Siguiente paso

Con tus fichas dentro, trabaja con ellas en el CRM.

• LeadsEstado, puntuación, reparto y conversión en cliente.
• OportunidadesLista, embudo y análisis de las negociaciones abiertas.