Migrar con tu asistente de IA

Con tu asistente de IA conectado a UTILIA OS, la mudanza desde tu programa anterior se hace hablando con él: le cuentas qué traes y él crea tus departamentos, invita a tu equipo, configura el embudo de ventas, da de alta clientes, contactos y leads y ordena tus archivos en carpetas vinculadas a cada ficha. Trabaja con tu cuenta, así que solo hace lo que tú podrías hacer y lo que incluye el plan de tu empresa. Antes de escribir nada te enseña un plan, y avanza por lotes pequeños que apruebas tú.

Importar datos o tu asistente

Las dos vías se complementan. Lo habitual es traer las fichas en bloque con el importador y dejar el resto al asistente.

Para traer datos desde otra aplicación, utiliza Importar datos y acepta allí la autorización de migración con una cuenta de Super Administrador. Tu asistente puede preparar los archivos y ayudarte a revisar el alcance, pero no puede aceptar esta instrucción por ti ni sustituirla por una confirmación en el chat. La configuración y el trabajo ordinario por MCP conservan sus permisos habituales.

Ten en cuenta una diferencia: lo que crea tu asistente cuenta como si lo crearas tú a mano. Las automatizaciones que se disparan al crear fichas se ponen en marcha, y cada persona a la que asigna una tarea recibe su aviso. El importador no pone en marcha automatizaciones ni envía correos, y avisa una sola vez a cada persona a la que asigna fichas, nunca una vez por ficha. Cómo funciona está en Importar datos desde otro programa y, para el CRM, en Importar leads, oportunidades, historial y tareas.

Antes de empezar

• Tu asistente conectado. Claude, ChatGPT, Cursor o cualquier otro compatible, conectado como explica Conecta tu IA. Cada área de UTILIA OS es una conexión distinta, y cada fase necesita la suya:

• Tus permisos. Tu asistente hereda los tuyos. Para la estructura necesitas «Editar organización», «Crear usuarios», «Crear departamentos» y «Editar permisos de usuarios», que de fábrica solo tiene el Super Administrador. Para el CRM, los de crear cada tipo de ficha.
• El plan de tu empresa. Lo que no incluye, tu asistente lo salta y te lo dice.
• La verificación en dos pasos, si vas a invitar a otro Super Administrador o a dar los permisos más delicados: te pedirá confirmarlo en el móvil.
• La skill de migración. No es obligatoria, pero enseña a tu asistente el orden, las reglas y las herramientas exactas. Cómo descargarla e instalarla está en Instalar la skill de migración.

Cómo trabaja tu asistente

Cada fase sigue la misma conversación:

Con la skill de migración, tu asistente sigue además estas reglas. Sin ella, pídeselas al empezar:

• Busca antes de crear, para no duplicar lo que ya tienes.
• No borra ni fusiona nada. Si algo queda mal, lo corrige o te lo apunta.
• Te pregunta antes de que salga un aviso: el correo para entrar que recibe cada persona invitada, el aviso de una tarea asignada o una automatización.
• Etiqueta lo que crea, en las fichas que lo admiten, para que puedas encontrarlo y revisarlo.
• Termina con un informe: lo hecho, lo que no se pudo hacer y lo que te toca a ti.

El orden recomendado

Cada fase usa lo que deja la anterior: para invitar a alguien a un departamento, el departamento tiene que existir, y para vincular un contrato a un cliente, el cliente tiene que estar dado de alta.

No hace falta hacerlo todo el mismo día. Tu asistente puede retomar en otra conversación: pídele que mire lo que ya hay antes de seguir.

Empieza con este mensaje

Copia este mensaje en tu asistente y adjunta tus archivos o cuéntale de dónde vienes:

Quiero migrar mi empresa a UTILIA OS. Usa la skill utilia-migracion.
Vengo de [programa]. Te adjunto [archivos].
Antes de escribir nada, mira mi plan, lo que ya hay en UTILIA OS y enséñame un plan por fases.
Busca antes de crear, trabaja en lotes pequeños que yo apruebe, no borres nada
y pregúntame antes de enviar cualquier aviso o correo. Termina con un informe.

Si no has instalado la skill, quita la primera frase: el resto le da las mismas reglas. Los mensajes de cada fase están en su guía.

Lo que hace una persona

Hay cosas que tu asistente no hace, o no debe hacer, y te deja anotadas en el informe:

• Facturas emitidas y gastos de periodos anteriores. Tienen numeración y reglas fiscales, así que no se vuelven a crear: sus PDF se guardan en el Gestor de archivos, vinculados a cada cliente o proveedor.
• Régimen fiscal, numeración de facturas y cuenta del banco. Los revisas tú en Ajustes, Organización.
• Artículos del catálogo. Entran con Importar datos.
• Fusionar duplicados. Es irreversible, así que tu asistente solo te los señala. Se fusionan desde la ficha, como explica Clientes y contactos.
• Subir los archivos de tu ordenador, si tu asistente no puede ejecutar órdenes en él. Lo explica Subir y ordenar archivos con tu asistente.
• Conectar tu buzón de correo, desde Mi perfil, como explica Sincronizar tu buzón con el CRM.

Comprobar el resultado

Al terminar, pide a tu asistente que compruebe lo que ha hecho:

Comprueba la migración: cuenta lo que hay de cada tipo y compáralo con el plan,
abre tres fichas al azar de cada tipo para que las revise contigo,
dime qué queda por preparar y qué posibles duplicados ves, sin fusionarlos,
y dame el informe final con lo que me toca hacer a mí.

Después, date una vuelta por el CRM y el Gestor de archivos: abre un par de clientes y mira sus contactos, sus oportunidades y sus documentos.

Si algo falla

• Te dice que algo no está en tu plan. No es un fallo: se salta esa parte y sigue con el resto. Quien gestiona el plan lo ve en Ajustes, Mi plan.
• Te dice que te falta un permiso. Te dice cuál. Pídeselo a quien administra tu organización o hazlo tú desde la pantalla, si lo tienes.
• Te pide que vuelvas a autorizar la conexión. Tu conexión no incluye ese acceso. En Conecta tu IA, necesitas entrar con tu cuenta, desconecta el área, vuelve a conectarla y repite la petición.
• Te enseña un número. Es una confirmación en el móvil, como la de Confirmar desde la app: elige ese número en el aviso de la aplicación de UTILIA OS y dile que siga.
• Algunas fichas no entraron. Te dice por qué cada una. Corrige el dato y pídele que repita solo esas: las que ya entraron no se duplican.
• No encuentra un archivo que sí subiste. Puede tener bloqueado el acceso de la IA. Lo ves en el Gestor de archivos, como explica Bloquear el acceso de la IA.
• Han saltado avisos que no esperabas. Alguna automatización se ha puesto en marcha al crear fichas. Pide a tu asistente que la pause hasta terminar, o páusala tú en CRM, Automatizaciones o en Marketing, Automatizaciones.
• No puede invitar a más personas. Has ocupado las personas que incluye tu plan. Libera un sitio o amplía el plan, como explica Gestionar el equipo.

Siguiente paso

• Conecta tu IAConecta tu asistente a cada área de UTILIA OS y comprueba qué puede hacer.
• Importar datos desde otro programaTrae tus fichas en bloque desde Holded o desde un archivo, y deshazlo en 7 días.