Facturación: de borrador a factura cobrada

Esta guía te acompaña por todo el ciclo de una factura en UTILIA OS: la creas en borrador, la emites con su número fiscal definitivo, se la envías al cliente, registras el cobro y, si te equivocaste, la corriges con una rectificativa. Todo ocurre en Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta. Para crear y emitir facturas necesitas los permisos «Crear facturas» y «Emitir facturas»: de partida los tienen el Super Administrador, sobre toda la organización, y el Gerente, sobre las de su departamento.

Los estados de una factura

Cada factura muestra su estado con una etiqueta. Saber qué significa cada uno te dice qué puedes hacer en ese momento. La mayoría de las facturas recorren el camino del cobro:

Otras facturas acaban en un estado de corrección, porque se anulan, se rectifican o se devuelve lo cobrado:

Una rectificativa que solo corrige una parte no cambia el estado de la factura original.

Crear y emitir una factura

1. Crea el borrador

   En Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nueva factura. Elige el cliente y añade las líneas: concepto, cantidad, precio y tipo de impuesto. Si insertas un artículo del catálogo, la línea toma el impuesto que ese artículo tiene guardado. Mientras rellenas, la vista previa del PDF refleja lo que vas escribiendo.

2. Revisa los datos

   Comprueba el cliente, los importes y los tipos de impuesto. Es la última oportunidad de cambiarlos sin hacer una rectificativa.

3. Emite la factura

   Abre el menú de la factura y pulsa Emitir factura. UTILIA OS le asigna el siguiente número de la serie y, si VeriFactu está activado, crea su registro de facturación. La factura pasa a Emitida.

4. Descárgala o envíala

   Desde PDF puedes verla o descargarla, y con Enviar por correo se la mandas al cliente.

Si emites facturas parecidas a menudo, usa Duplicar en el menú de una factura existente: se crea un borrador nuevo con las mismas líneas, listo para ajustar y emitir.

El impuesto de cada línea

Cada línea lleva su propio impuesto. Lo habitual es elegir un tipo de IVA o de IGIC con su porcentaje, pero hay casos que conviene conocer.

Líneas exentas o no sujetas. Además de los tipos con porcentaje, el selector ofrece «Exento» y «No sujeto». Si tu organización tributa por IGIC y marcas una línea como exenta, tienes que indicar la «Causa de exención»: «Comerciante minorista», «Actividad exenta (sanidad, educación…)», «Exportación» u «Otra causa». Con la causa indicada, la mención legal se imprime sola en la factura, y tanto el PDF como el portal del cliente muestran «Exento» en lugar de «0 %». Si eliges «Otra causa», escribe la explicación (hasta 300 caracteres): se imprime como parte de la mención.

Inversión del sujeto pasivo. Cada línea tiene la casilla «Inversión del sujeto pasivo» para las operaciones en las que el impuesto lo autorrepercute el cliente. En esas líneas no se repercute IVA ni IGIC.

Venta minorista en Canarias. Si en tu configuración fiscal has declarado que tienes actividad de comerciante minorista del IGIC, cada línea muestra además el selector «Actividad», con dos opciones: «Venta minorista» (la línea sale exenta de IGIC y la factura incluye la mención legal del comerciante minorista) y «Régimen general» (la línea lleva su tipo de IGIC normal). El mismo selector aparece en los presupuestos y en los cobros recurrentes, y se conserva al convertir un presupuesto en factura. Se explica en Impuestos y modelos de Hacienda.

La numeración correlativa

La normativa exige que las facturas de cada serie sean correlativas dentro del año, sin saltos ni números repetidos. UTILIA OS asigna el número al emitir: tú no lo escribes. Las rectificativas y las notas de crédito tienen su propia serie (por defecto, con los prefijos R- y AB-).

VeriFactu

VeriFactu es el sistema de la AEAT para que los registros de facturación sean verificables (Real Decreto 1007/2023). Cuando está activado, cada factura que emites genera un registro encadenado con el anterior, que se envía a la AEAT. En la pantalla de facturas verás un aviso que te dice si VeriFactu te afecta y desde cuándo, con el enlace Configurar VeriFactu si tienes permiso para hacerlo. Todo el proceso está en la guía de VeriFactu.

Enviar la factura al cliente

1. Abre el envío

   En la factura emitida, pulsa Enviar por correo (o Enviar factura al cliente en la cabecera de la ficha). Se abre el panel de envío con los contactos del cliente como destinatarios.

2. Revisa el correo

   Puedes elegir la plantilla, añadir copia y copia oculta y escribir un mensaje para el cliente. La vista previa te enseña el correo tal como lo recibirá.

3. Envíalo

   El correo sale con el PDF adjunto, el envío queda registrado en la ficha y la factura pasa a Enviada.

Si prefieres que cada factura salga sola al emitirla, activa Enviar la factura al cliente automáticamente al emitirla en Finanzas › Ajustes › Correos de facturación, necesitas entrar con tu cuenta.

Registrar el cobro

Cuando el cliente te paga por transferencia, en efectivo, con tarjeta en tu datáfono o con cheque, anótalo así:

1. Abre el registro

   En el menú de la factura, pulsa Registrar pago (en la cabecera de la ficha aparece como Registrar cobro).

2. Elige el tipo de pago

   Pago completo marca la factura como pagada por todo lo pendiente. Pago parcial registra solo el importe recibido, que debe ser mayor que cero y no superar lo pendiente.

3. Indica la fecha y el medio de cobro

   Elige la fecha y el Medio de cobro real: transferencia bancaria, efectivo, tarjeta o cheque. Cada cobro necesita su propia elección; no se hereda de la factura ni del cobro anterior.

4. Confirma

   La factura pasa a Pago parcial o Pagada. Si tienes activado el justificante de pago, el cliente recibe un correo con el PDF de la factura pagada.

La opción «Tarjeta» de este formulario anota un cobro que ya se produjo fuera de UTILIA OS. Para cobrar con tarjeta a través de Stripe, usa Cobrar ahora en la ficha de la factura: lo explica Cobrar una factura con tarjeta. Registrar pagos a mano requiere el permiso «Editar facturas».

Cuando la factura lleva retención

El total incluye los impuestos. La retención se resta para obtener el líquido a cobrar, que es lo que de verdad te paga el cliente. Por ejemplo, un total de 121 € con una retención de 15 € deja 106 € a cobrar; al registrar esos 106 €, la factura queda pagada.

El registro de pago, el cobro con tarjeta y el cobro programado trabajan siempre sobre ese líquido, descontando lo ya cobrado. En la ficha verás la retención y el líquido por separado, y el portal del cliente muestra los mismos conceptos.

Corregir o anular una factura emitida

Una factura emitida no se edita. Según el caso, tienes estas salidas en su menú:

• Crear rectificativa o Crear nota de crédito: corrigen la factura conforme al Real Decreto 1619/2012. Necesitan el permiso «Emitir rectificativas», que es distinto del de crear facturas. Antes de empezar, el sistema comprueba si la factura admite rectificación y, si no, te dice por qué (por ejemplo, que está en borrador, que ya fue rectificada por completo o que han pasado más de cuatro años). Lo cuenta en detalle Rectificativas y notas de crédito.
• Anular factura: deja la factura en el libro con el estado Anulada y el motivo que escribas. No la borra.
• Eliminar: solo existe para los borradores.

Quién puede hacer qué

Cada acción tiene su permiso, y el alcance dice sobre qué facturas lo tienes. Así vienen de partida:

Los permisos de cobro con tarjeta y de reembolso se explican en Cobrar una factura con tarjeta. Se asignan en Ajustes › Seguridad › Permisos, necesitas entrar con tu cuenta.

Siguiente paso

Con la factura emitida, lo natural es cobrarla. Si todavía no has conectado tu cuenta de cobro, empieza por ahí.

• Conectar la cuenta de StripeActiva los cobros con tarjeta de tu organización.
• Cobrar una factura con tarjetaCobra la factura que acabas de emitir o envía un enlace de pago.