Configurar y cargar el CRM con tu asistente

El CRM es el corazón de la migración: primero se adapta a cómo vendes tú y después se llena con tus clientes, tus contactos, tus leads, los negocios en curso y su historial. Tu asistente compara lo que traes de tu programa anterior con lo que ya hay en UTILIA OS, te propone cómo encajarlo y lo carga por lotes que apruebas. Al terminar, cada cliente tiene sus contactos, sus oportunidades y sus llamadas, correos y reuniones en su ficha, listos para presupuestar y facturar.

Antes de empezar

• La conexión CRM de tu asistente y la estructura ya montada: así puede asignar cada ficha a su responsable.
• Para configurar: «Gestionar etapas de venta», «Gestionar campos personalizados» y «Gestionar configuración del CRM», para los motivos de pérdida.
• Para cargar: «Crear clientes», «Crear contactos», «Crear leads», «Crear oportunidades», «Crear interacciones» y «Crear tareas». El alcance de cada permiso decide qué fichas ve tu asistente: con alcance «Asignados» o «Propios» puede no ver una ficha que ya existe.
• Tus exportaciones del programa anterior: hojas de cálculo, CSV o lo que tengas.

Configurar el CRM

Configura antes de cargar: las oportunidades necesitan sus etapas, y los datos sin campo propio en UTILIA OS necesitan su campo personalizado.

• Etapas de venta. Tu asistente compara tus etapas con las del embudo de UTILIA OS y te propone qué etapa vieja va a cuál nueva, cuáles crea, cuáles renombra y en qué orden. El embudo tiene entre 2 y 10 etapas.
• Campos personalizados de clientes, contactos, leads y oportunidades, para los datos que tu programa guardaba y UTILIA OS no tiene. Su clave y su tipo no se pueden cambiar después, así que revísalos bien antes de aprobarlos.
• Motivos de pérdida, para que las oportunidades perdidas conserven por qué se perdieron.

Adapta la configuración del CRM a lo que uso en [programa]. Te adjunto mis etapas,
mis campos y mis motivos de pérdida. Enséñame la correspondencia con lo que ya hay
y qué vas a crear antes de hacerlo. No borres ninguna etapa.

Todo queda en Ajustes, CRM, donde puedes revisarlo después.

Cargar los datos

El orden importa: cada ficha se apoya en la anterior.

Para cada tipo de ficha, tu asistente:

1. Busca antes de crear: clientes por NIF, correo, teléfono o nombre y ciudad; contactos por correo; leads por sus datos. Si una ficha ya existe, te propone completarla en vez de duplicarla.
2. Te enseña el lote y espera tu sí.
3. Carga un lote pequeño, lo comprueba contigo y sigue de 20 en 20. Una ficha que falla no para al resto: te dice por qué.
4. Etiqueta lo que crea, en las fichas que lo admiten, para que puedas encontrarlo y revisarlo.

El contacto de una empresa se vincula a su cliente, que tiene que existir antes. Las oportunidades cerradas se crean y se marcan después como ganadas o perdidas, con su motivo, y las llamadas, correos y reuniones conservan su fecha original.

Carga mis clientes y sus contactos desde estos archivos. Busca antes si existen,
enséñame los cinco primeros, y si están bien sigue de 20 en 20.
Pon la etiqueta «migración» en lo que crees y dime al final qué no pudo entrar.

Ahora las oportunidades abiertas y cerradas, con su etapa, valor y fecha de cierre,
y el historial de llamadas, correos y reuniones con su fecha original.
No asignes tareas a nadie todavía.

Si tu programa anterior tenía contactos que pidieron no recibir correos, pídele a tu asistente que también lo marque en UTILIA OS.

Muchas fichas en un archivo

Para cientos de clientes, contactos, proveedores, leads, oportunidades, interacciones o tareas en un archivo, es más rápido Importar datos: traduce tus estados y etapas, asigna a cada ficha su responsable y cuelga el historial de su empresa, como explica Importar leads, oportunidades, historial y tareas. Tu asistente revisa después el resultado y completa lo que falte. Si solo traes leads, también sirve Importar leads, en CRM, Leads, como explica Leads.

Lo que se pone en marcha

Lo que crea tu asistente se comporta como si lo crearas tú a mano:

• Se ponen en marcha las automatizaciones que reaccionan a lo que crea: las del CRM, al crear o convertir un lead, al cambiar una oportunidad de etapa o de estado o al añadir una etiqueta, y las de Marketing, al crear un lead, un contacto o un cliente, al añadir una etiqueta o al suscribir a alguien a una lista.
• Las personas a las que asigna una tarea reciben el aviso.
• Las aplicaciones externas conectadas a tu organización reciben sus avisos de siempre.

Por eso tu asistente revisa antes tus automatizaciones activas y te propone pausar las que se dispararían durante la carga. Al terminar te recuerda cuáles pausó, para que decidas cuándo reactivarlas.

Los duplicados

Tu asistente busca antes de crear, pero si tus datos de origen ya traían la misma empresa dos veces, te lo señala en el informe. No fusiona nada: fusionar es irreversible y lo decides tú desde la ficha, como explican Clientes y contactos y Leads.

Si algo falla

• Un contacto no entra por su empresa. La empresa no está dada de alta como cliente. Que tu asistente cree antes el cliente y repita ese contacto.
• Una oportunidad no entra. Le falta el cliente o la etapa. Revisa la correspondencia de etapas y que el cliente exista.
• Una ficha falla por un campo personalizado. El valor no encaja con el tipo del campo, o el campo es obligatorio y no venía. Corrige el dato o el campo y repite solo esas fichas.
• Tu asistente no ve una ficha que existe. Tu permiso tiene alcance «Asignados» o «Propios». Pide a quien la tenga asignada que la revise, o que te amplíen el alcance.
• Han saltado avisos o tareas automáticas. Alguna automatización se disparó. Pide a tu asistente que la pause, o páusala tú en CRM, Automatizaciones o en Marketing, Automatizaciones, y sigue.
• Te dice que el CRM no está en tu plan. Esta fase no se puede hacer. Quien gestiona el plan lo ve en Ajustes, Mi plan.

Siguiente paso

• Clientes y contactosLa ficha de cada cliente, sus contactos, duplicados y asignaciones.
• Automatizaciones del CRMQué las dispara, qué hacen y cómo pausarlas.