Videollamadas con Meet

Meet es la sala de videollamadas de UTILIA OS: reuniones de vídeo y audio con tu equipo y tus clientes sin salir del producto. Puedes compartir pantalla, grabar, transcribir con IA, usar sala de espera y chat, y seguir la reunión en una ventana flotante mientras trabajas. Lo más útil es que la reunión no se queda aislada: se apunta en el calendario y, si la vinculas con el CRM, deja una interacción con su transcripción en la ficha del cliente.

La pantalla de Meet

Entra en Meet, necesitas entrar con tu cuenta desde el menú. Arriba tienes cuatro cifras (reuniones programadas, reuniones completadas, duración media y asistentes totales) y tres pestañas:

• Próximas: las reuniones programadas que tienes por delante.
• Pasadas: el historial de reuniones terminadas.
• Transcripciones: las transcripciones de tus reuniones con su estado.

Los botones de la cabecera son Unirse (para entrar con un código o un enlace), Iniciar ahora y Programar reunión. Para crear reuniones necesitas el permiso Crear reuniones, que de fábrica tienen todos los roles salvo el Visualizador.

Crear una reunión

Configuración avanzada

Al programar puedes desplegar Configuración avanzada:

También puedes poner una Contraseña de acceso: si la pones, quien entre tendrá que escribirla.

Unirte a una reunión

Abre la reunión desde Próximas, usa el enlace de la invitación o pulsa Unirse y escribe el código o el enlace. Antes de entrar ves la comprobación de dispositivos, donde puedes encender o apagar la cámara y el micrófono y elegir qué dispositivos usar. Si la reunión tiene sala de espera, entrarás cuando el anfitrión te admita.

Las personas de fuera entran desde el navegador con el enlace, sin instalar nada ni crear una cuenta, siempre que la reunión permita invitados.

Durante la reunión

En la barra inferior tienes:

• Micrófono y cámara, con su menú para cambiar de dispositivo.
• Compartir pantalla: la pantalla completa, una ventana o una pestaña.
• Efectos de fondo: pestañas Ninguno, Desenfoque (con Intensidad del desenfoque) e Imagen.
• Cancelación de ruido, Levantar la mano y reacciones (aplausos, me gusta, corazón).
• Participantes y Chat.
• Salir de la reunión.

Puedes ajustar el volumen de cada participante por separado. Quien organiza la reunión (o la persona a la que haya promovido a coanfitrión) puede además silenciar, bajar la mano, Promover a co-anfitrión o Expulsar de la reunión, y admitir o rechazar a quien espera en la sala de espera (o Admitir a todos).

Si sales como organizador, la reunión sigue para los demás, pero nadie podrá admitir a quien llegue a la sala de espera ni gestionar la grabación. La reunión termina cuando sale la última persona.

Ventana flotante

Si necesitas consultar otra pantalla de UTILIA OS durante la llamada, la reunión sigue en una ventana flotante mientras navegas por el resto del producto.

Grabar y transcribir

Quien organiza la reunión y sus coanfitriones pueden Iniciar grabación, siempre que la reunión permita grabar. El organizador puede además Activar transcripción IA, que convierte en texto todo lo que se diga.

La transcripción se prepara cuando termina la reunión, y la sigues en la pestaña Transcripciones:

En su detalle tienes el texto con cada intervención y su hablante, puedes poner nombre a cada hablante, Copiar el texto (también Copiar con marcas de tiempo) y Descargar la transcripción. Si tienes el permiso Ver grabaciones, puedes escuchar el audio desde ahí.

Las grabaciones se guardan en el Gestor de archivos, dentro de la carpeta Sistema › Reuniones › Grabaciones.

Vincular una reunión con el CRM

Cuando una reunión es con un cliente, vincúlala con su ficha: al terminar, UTILIA OS crea sola una interacción de tipo reunión en la ficha, con el título y la duración, y le añade la transcripción en cuanto está lista. Así el equipo comercial ve en el CRM qué se habló, sin pedir notas a nadie.

Puedes vincularla con un cliente, contacto, lead, oportunidad o proyecto:

• Al crearla: en el bloque Vínculo con el CRM (opcional) del formulario.
• Después: en el detalle de la reunión, en el apartado Conexión con CRM.

Vale también para reuniones que ya terminaron: es lo normal, porque muchas veces te das cuenta después de con quién era. La interacción se crea entonces y la transcripción se le añade.

Cuando hay vínculo, el apartado Conexión con CRM muestra la ficha enlazada y, si ya existe, Interacción registrada en el CRM con el enlace Abrir interacción. Con Quitar vínculo lo retiras; las interacciones ya creadas se conservan en el CRM.

Para vincular o quitar el vínculo necesitas el permiso Editar reuniones (de fábrica, todos los roles salvo el Visualizador; el Vendedor y el Comercial Externo, en sus propias reuniones), y los tipos de ficha que ves dependen de tu plan y tus permisos del CRM: sin la capacidad de leads u oportunidades, esos tipos no aparecen.

Invitar a personas de fuera desde el calendario

Si la reunión está en un evento del Calendario, también puedes invitar a personas de fuera desde la ficha del evento: reciben la convocatoria con el enlace de la sala y el archivo para añadir la cita a su calendario, y tú ves el estado de cada invitación (enviada, aceptada, rechazada o caducada). Si el evento aún no tenía sala, se crea al invitar a la primera persona de fuera.

Reuniones con el equipo de UTILIA

Cuando reservas quince minutos con el equipo de UTILIA, la sala la crea UTILIA y tú entras como invitado con el enlace del correo, sin iniciar sesión. Esa cita se gestiona desde Mi plan, no desde Meet. El detalle está en Reservar 15 minutos con UTILIA.

Siguiente paso

• Calendario: convoca la reunión como evento y comprueba la disponibilidad del equipo.
• Visión general del CRM: cómo se reúne la actividad de cada cliente en su ficha.
• Guardar conversaciones del chat en el CRM: lo mismo que con las reuniones, para el chat.