Configuración inicial
Deja tu organización lista: datos de la empresa, envío de correo, equipo y permisos, festivos y conexiones, con el enlace a cada pantalla de Ajustes.
Para quien administra la cuenta. Actualizado el . 5 min de lectura
Esta guía es para quien pone en marcha UTILIA OS en su empresa. Recorre, en orden, lo primero que conviene dejar configurado, y cada paso enlaza con la pantalla de Ajustes y con su guía detallada.
La puesta en marcha, en orden
Ajustes
Envío de correo
La dirección con la que salen tus correos.
Necesitas permisos de administración
Casi todo lo que se describe aquí exige el rol de Super Administrador o los permisos de Ajustes correspondientes. Si no ves alguna pantalla, pide acceso a quien administra tu organización.
Si prefieres un recorrido guiado y ves Preparar mi espacio en el menú de tu avatar, ábrelo: te lleva paso a paso por lo esencial y conserva lo que ya hayas hecho. Lo explicamos en Preparar mi espacio.
Los datos de tu empresa
En Ajustes › Organización, necesitas entrar con tu cuenta defines quién es tu empresa dentro de UTILIA OS. La pantalla tiene ocho pestañas: General, Direcciones, Contacto, Fiscal y bancario, Presupuestos, Facturas, Funciones opcionales y Perfil de trabajo.
Empieza por General, que reúne lo que se usa en todo el producto:
- El logo, el nombre comercial, la razón social, el NIF o CIF y la forma jurídica.
- El país, la moneda y la zona horaria. La zona horaria es la de la organización y decide cómo se calculan fechas, vencimientos y avisos para todo el equipo.
- El impuesto de los documentos y su tipo habitual, que se proponen en presupuestos, gastos y pedidos.
- Los colores corporativos.
Después, completa Fiscal y bancario (plazo de pago, firma, datos bancarios y prefijo de las facturas) y las direcciones. Tienes cada campo explicado en Ajustes de la organización.
La interfaz no tiene idioma ni tema configurables a nivel de organización: el tema claro u oscuro es una preferencia de cada persona.
El envío de correo
Por dónde salen tus correos, con qué dirección y con qué aspecto se decide en Ajustes › Envío de correo, necesitas entrar con tu cuenta, no en Organización. Revísalo antes de enviar tu primer presupuesto o factura: de ahí sale la dirección que verán tus clientes.
El equipo y sus permisos
Crea los departamentos
En Ajustes › Departamentos, necesitas entrar con tu cuenta reproduce la estructura de tu empresa: «Comercial», «Administración», «Soporte»… Los departamentos pueden colgar unos de otros, y deciden qué ve cada persona cuando un permiso está limitado a su departamento.
Da de alta a las personas
En Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nuevo usuario e indica correo, nombre, apellido, rol y, si quieres, departamento y supervisor. Cada persona recibe un correo para configurar su contraseña, salvo que se la des tú. Una misma persona puede pertenecer a varios departamentos: los añades editando su ficha.
Asigna un rol a cada persona
El rol es el punto de partida de los permisos. Hay seis, y sus descripciones son las que verás en el producto:
Rol Descripción Super Administrador Acceso completo al sistema. Puede gestionar todos los módulos, usuarios y configuraciones. Gerente Gestión de equipos y operaciones. Acceso a reportes y configuraciones de nivel gerencial. Vendedor Gestión de ventas y clientes. Acceso a módulos comerciales y de atención al cliente. Asistente Soporte operativo. Acceso limitado a funciones de asistencia y consulta. Visualizador Solo lectura. Puede ver información pero no realizar modificaciones. Comercial Externo Colaborador comercial externo. Acceso limitado al CRM, chat y reuniones. Sin acceso a configuración ni módulos internos. Sobre el rol puedes conceder o quitar permisos concretos a una persona, o aplicarle una plantilla de permisos por puesto. Lo explicamos en Gestionar el equipo.
Editar permisos individuales es cosa del Super Administrador
Conceder o quitar permisos a una persona concreta requiere el permiso «Editar permisos de usuarios», que de fábrica solo tiene el Super Administrador. Reserva ese rol a quien deba administrar la seguridad de la organización, y nombra al menos a dos personas para no quedarte sin nadie que pueda hacerlo.
Los festivos y el calendario laboral
Los festivos se gestionan en Ajustes › RRHH › Festivos, necesitas entrar con tu cuenta. Allí indicas dónde trabaja tu empresa (comunidad autónoma y, si procede, isla y municipio) y das de alta los festivos propios. Ese calendario se usa para la jornada, las ausencias y la disponibilidad del equipo.
Tu plan
En Ajustes › Mi plan, necesitas entrar con tu cuenta ves lo que pagas, completas tus datos de facturación y guardas la tarjeta para que la cuenta siga activa al terminar la prueba. El consumo de IA, espacio y personas está en Ajustes › Uso, necesitas entrar con tu cuenta. Detalle en Mi plan y suscripción.
Conexiones con otros programas
| Qué quieres hacer | Dónde se hace |
|---|---|
| Que tu asistente de IA (Claude, ChatGPT…) trabaje con tus datos | Ajustes › Conecta tu IA, necesitas entrar con tu cuenta. Guía: Conecta tu IA |
| Conectar tu web o tus formularios con la API | Ajustes › Claves de acceso (API), necesitas entrar con tu cuenta |
| Dar acceso a programas de terceros que tu empresa usa | Ajustes › Aplicaciones externas, necesitas entrar con tu cuenta |
| Poner formularios en tu web que creen leads | Ajustes › Formularios de captación, necesitas entrar con tu cuenta. Guía: Formularios de captación |
Cada una aparece si tu plan la incluye y tienes el permiso correspondiente. Si vas a programar una integración, el punto de partida es Empezar a integrar.
Trata las claves de acceso como contraseñas
Una clave de acceso de la API abre los datos de tu organización sin que haya una persona delante. No la compartas ni la pegues en código público, y revócala en cuanto deje de usarse.
Siguiente paso
Con la organización configurada y el equipo dado de alta, entra en el área donde vas a trabajar más: el CRM si vendes o Finanzas si facturas.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Ajustes. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.