El panel de la barra de menús y de la bandeja

En la aplicación de escritorio, el icono de UTILIA OS vive junto al reloj: arriba, en la barra de menús del Mac, y abajo a la derecha, en la bandeja de Windows. Un clic abre un panel pequeño que contesta a una sola pregunta: ¿qué me pide atención ahora? Ahí tienes tu próxima reunión con su Entrar, lo que queda de hoy en tu calendario y lo que te toca o esperan de ti, y lo despachas sin salir del programa en el que estás. Lo que haces en el panel cuenta igual que en la aplicación: la tarea queda hecha en las tareas del CRM y el gasto, aprobado en Finanzas.

Antes de empezar

• La aplicación de escritorio para Mac o Windows, con tu sesión iniciada. Se descarga desde Descargar la aplicación, necesitas entrar con tu cuenta.
• El panel solo enseña lo de los aplicativos de tu plan y lo que tus permisos te dejan ver. Si no queda nada de eso, la frase de arriba dice «Aquí no hay nada que resumir para tu cuenta.».

Abrirlo y cerrarlo

• Con un clic en el icono. Otro clic lo cierra, y también se oculta solo cuando vuelves a otro programa. El clic derecho abre el menú del icono, y el doble clic, la ventana de UTILIA OS.
• Con su atajo, desde cualquier programa: ⇧⌘W en el Mac y Ctrl + Mayús + W en Windows. Si choca con otro programa, apágalo en Ajustes › Atajos de teclado, necesitas entrar con tu cuenta. En el Mac está también en el menú Ventana, como Panel de la barra de menús.
• Con Esc, que lo oculta. Si tienes una conversación o una lista abierta dentro del panel, Esc vuelve primero atrás.

De arriba abajo

1. La frase de estado, que resume lo que hay: «Todo hecho.», «Tres cosas vencidas.», «Dos vencidas de cinco pendientes.» o, con una reunión a punto de empezar, su título y cuándo: «Revisión con Acme empieza en 3 minutos.». Si además tienes algo vencido, lo dice debajo: «Además, una cosa vencida.». Es la misma frase que ves al pasar el puntero por el icono. A su lado, el engranaje con las opciones del panel.
2. Tu jornada, si tu empresa usa RRHH, para fichar sin abrir la aplicación, como cuenta Fichar desde el móvil, el escritorio y la bandeja.
3. Hoy, con lo que te queda del día en el calendario.
4. Los grupos «Ahora», «Te toca» y «Te esperan», con cuatro filas cada uno como mucho. Si hay más, la última fila del grupo te lleva a la lista entera en la aplicación, por ejemplo «Ver las 9 tareas vencidas».
5. El uso de IA de tu empresa y Abrir UTILIA OS, al final, y el campo Añadir tarea…, al pie.

El panel se pone al día solo, pero lo que llega mientras lo miras no se cuela debajo del puntero: aparece «1 novedad» (o las que sean) y la enseñas tú con un clic.

Ahora, Te toca y Te esperan

Las filas no se ordenan por aplicativo, sino por a quién le toca mover:

• Ahora: tu reunión, la que está en curso o la próxima de hoy.
• Te toca: lo que es tuyo y nadie está esperando. Tus tareas vencidas y las de hoy, las incidencias de Gestión de proyectos que tienes asignadas y vencen hoy o ya vencieron, las reuniones sin registrar, tus oportunidades por cerrar (también las de cierre vencido), las facturas vencidas, los presupuestos aprobados sin facturar o con la firma a medias, tus leads calientes sin contactar y, en RRHH, las incidencias de jornada y tu jornada si se cerró sin la salida.
• Te esperan: lo que tiene a otra persona parada al otro lado. Los mensajes sin leer, los gastos y las ausencias que te toca aprobar, las correcciones de fichaje por revisar, tus tickets asignados y las invitaciones que no has contestado.

Tus propios gastos y ausencias no salen en «Te esperan»: no te toca aprobarlos a ti. Los leads y las oportunidades salen si los llevas tú.

Cada fila dice qué es, de quién es y qué falta, en pocas palabras. A la izquierda, el tiempo: lo pasado, con lo que lleva («2 sem.»), y lo que vence más adelante, con su fecha («12 nov.») o con su hora si es hoy.

Tu reunión y «Entrar»

«Ahora» lleva una sola reunión de tu calendario: la que está en curso o la próxima de hoy, de las que organizas o a las que vas y no has rechazado. Si una reunión se alarga y la siguiente empieza en menos de un cuarto de hora, «Ahora» pasa a la siguiente. Si estás fuera todo el día, no sale ninguna.

Entrar aparece desde cinco minutos antes del comienzo hasta el final, si la reunión tiene videollamada y puedes abrirla: Meet en el plan de tu empresa y el permiso «Ver reuniones» o «Unirse a reuniones». Abre la sala en la ventana de UTILIA OS; si es un enlace de otro servicio, en el navegador. Un clic en el resto de la fila abre la reunión en Meet o, si no tiene videollamada o no puedes abrirla, el evento en el calendario. Lo que pasa al entrar lo cuenta Entrar en una reunión.

Hoy

Hoy enseña hasta tres citas de hoy que aún no han terminado: eventos del calendario, videollamadas y reuniones con clientes. No salen las canceladas, las que has rechazado ni la que ya está en «Ahora». Debajo del título va el cliente o la hora a la que acaba, por ejemplo «Hasta las 12:30».

Al final, Ver el calendario abre el calendario en el día de hoy. Si te quedan más citas de las que caben, la fila lo dice: «Ver 2 más de hoy en el calendario». Necesitas el Calendario en el plan de tu empresa y el permiso «Ver el calendario y abrir eventos de otras personas».

Aprobar desde el panel

Los gastos y las ausencias que te toca aprobar llevan Aprobar en su fila. Para un gasto necesitas los permisos «Aprobar gastos» y «Ver gastos»; para una ausencia, «Aprobar ausencias». Rechazar se hace en la aplicación, porque pide un motivo: abre la fila y escríbelo allí, como cuentan Aprobar y pagar para los gastos y Revisar solicitudes, correcciones e incidencias para las ausencias.

Al pulsar Aprobar no sale nada todavía. La fila dice «Aprobado» o «Aprobada», con Deshacer, y la aprobación se envía a los cinco segundos o cuando ocultas el panel, lo primero que ocurra.

Reuniones sin registrar

En «Te toca» salen las reuniones que apuntaste en el CRM, ya terminadas, de las que aún no has contado qué pasó. Las ves con el permiso «Ver interacciones», y sus botones, con «Editar interacciones». Nada se da por registrado sin que lo escribas tú:

• Registrar abre la reunión en UTILIA OS con Registrar la reunión ya delante. Escribe las Notas de la reunión y el Resultado, las dos opcionales, y pulsa Registrar la reunión. Si la reunión ya estaba cerrada o no puedes registrarla, la ficha te lo dice y no abre nada.
• No se celebró sale en su lugar cuando la reunión tenía videollamada de Meet y no entró nadie más. Va con sus cinco segundos para deshacer, como aprobar. La reunión queda como no celebrada en el CRM y se cancela su evento del calendario sin avisar a nadie, porque ya pasó.

Sin el permiso de editar, la fila solo abre la reunión. Y si la abres por tu cuenta, su ficha te avisa con Reunión sin registrar y los mismos dos botones; allí, No se celebró te deja contar por qué, y el motivo va a sus notas. Cómo se une una videollamada con su ficha del CRM lo cuenta Vincular una reunión con el CRM.

Tareas y mensajes

• Completar una tarea. Pulsa su círculo o Espacio con la fila elegida. Necesitas el permiso «Editar tareas». La fila dice «Hecha», con Deshacer; si cierras el panel, la cuenta se para y sigue al volver a abrirlo.
• Aplazarla. En el menú de la fila, con el mismo permiso, elige Aplazar a hoy, Aplazar a mañana o Aplazar a la semana que viene. Mueve el vencimiento de la tarea, y solo salen las opciones que lo cambian de verdad.
• Crear una tarea. Escribe en Añadir tarea… y pulsa Intro: se crea con vencimiento de hoy y el panel lo confirma con «Tarea creada para hoy» y Abrir. Necesitas el CRM en el plan y el permiso «Crear tareas». Empezar a escribir con el panel abierto ya lleva las letras a ese campo.
• Contestar un mensaje. Una conversación sin leer se abre dentro del panel para que la leas y contestes; Esc te devuelve a la lista.

Descartar un aviso

Si algo no tiene que estar en tu panel, elige la fila y pulsa ⌫ en el Mac o Retroceso en Windows, o elige Descartar en su menú. Durante cinco segundos, la fila sigue en su sitio con Deshacer.

El descarte es solo para ti: tus compañeros siguen viendo el aviso en su panel. En lo que es de la empresa, como una factura o un presupuesto, la fila lo dice: «Descartada solo para ti» o «Descartado solo para ti».

Lo que has descartado está en el engranaje, en Avisos descartados. En Ocultos ahora, Volver a avisar devuelve el aviso a tu panel. En Han vuelto solos están los que ya volvieron porque su dato cambió.

Avisos de reunión

Aunque el panel esté cerrado, te avisa de tu reunión con un aviso del sistema. Si tiene videollamada y puedes entrar, llega unos minutos antes, cuando ya puedes pasar, y trae Entrar, que abre la sala. Si no, llega con un cuarto de hora de margen, para que te dé tiempo a ir.

Estos avisos se encienden y se apagan en el engranaje, con la casilla Avisos de reunión, y la elección se guarda en ese ordenador. Solo salen con los avisos del sistema encendidos: Avisos del sistema…, en el mismo menú, te lleva a Mi perfil › Avisos, necesitas entrar con tu cuenta. Si la ventana de UTILIA OS ya te recordó esa reunión hace poco, por ejemplo con el recordatorio que pusiste en el evento, el panel no te lo repite.

Con el teclado

Al abrir el panel, la primera fila ya está elegida, así que puedes trabajar sin ratón.

Espacio nunca abre una fila: si no hay tarea que completar, no hace nada.

Si algo falla

• La frase dice «Sin conexión.». El panel no llega a UTILIA OS. Lo que ves es de antes, y las filas no se pueden despachar hasta que vuelva la conexión.
• La frase dice «Sin datos recientes.». El panel lleva más de 45 minutos sin poder comprobar nada y deja de enseñar lo que tenía, para no enseñarte cifras viejas. Vuelve solo cuando puede comprobarlo otra vez.
• La frase dice «No se ha podido comprobar.». Pulsa Reintentar.
• La frase dice «Tu sesión ha caducado.». Pulsa Abrir UTILIA OS e inicia sesión.
• No aparece «Entrar». Sale desde cinco minutos antes y solo en reuniones con videollamada que puedes abrir.
• No te llega el aviso de la reunión. Comprueba la casilla Avisos de reunión del engranaje y los avisos del sistema en Mi perfil › Avisos.
• Una aprobación ha vuelto a la lista. No se pudo enviar, y el pie del panel lo dice con el nombre de la fila, por ejemplo «No se ha podido aprobar el gasto.». Pulsa Reintentar o ábrela en la aplicación.
• Un aviso descartado no tiene «Volver a avisar». Lo descartó otra persona para toda la empresa. Solo lo puede volver a activar quien tenga, para toda la empresa, el permiso que decide sobre ese dato: «Anular facturas» en una factura o «Editar presupuestos» en un presupuesto.
• Falta algo que esperabas ver. El panel solo enseña lo de tu plan y tus permisos, y cuatro filas por grupo: la última te lleva a la lista entera.

Siguiente paso

• Usar el calendarioLas citas de «Hoy», las invitaciones por contestar y los recordatorios de tus reuniones.
• Avisos y No molestarQué avisos recibes, por dónde y cómo silenciarlos un rato.
• Buscar desde cualquier programaEl buscador en una ventana pequeña, encima de lo que estés usando.