Recordatorios de cobro de tus facturas

Los recordatorios de cobro escriben a tus clientes por ti: unos días antes de que venza la factura, el día después y, si sigue pendiente, cada cierto tiempo. Cada envío queda en la factura y en la ficha del cliente en el CRM, y los recordatorios se detienen en cuanto la factura consta como pagada, la pague como la pague. Si un cliente sigue sin pagar, UTILIA OS crea una tarea para que alguien le llame.

Van por correo en todos los planes con Finanzas. Los recordatorios por WhatsApp están en «Próximamente»: en la pestaña Política, la fila WhatsApp lleva ese rótulo.

Antes de empezar

• Para ver la política y lo que va a pasar necesitas «Ver facturas» o «Gestionar los recordatorios de cobro».
• Para cambiarla, y para las excepciones por cliente, «Gestionar los recordatorios de cobro».
• Para pausar, reanudar o enviar ahora el recordatorio de una factura, «Ver facturas» y «Enviar facturas» sobre esa factura.
• Tus clientes necesitan un contacto de facturación con correo: sin él, el recordatorio no sale y te avisamos.

Dónde está

Entra en Finanzas, Ajustes, Recordatorios de cobro. Tiene tres pestañas: Política, Mensajes y Excepciones.

Si tu empresa todavía no recuerda ninguna factura, pulsa Empezar con la recomendada.

La política recomendada, con un ejemplo

La recomendada manda un correo amable 3 días antes del vencimiento, otro el día después y, desde el octavo día, un correo neutro cada 7 días, dos veces más. Tras el cuarto envío crea una tarea de seguimiento para quien hizo la factura. Sale entre las 10:00 y las 18:00, solo en días laborables y saltando los festivos de tu calendario, en la zona horaria de tu empresa.

Así quedaría una factura de 1.200 € que vence el lunes 2 de noviembre de 2026:

Cada paso enviado cuenta uno.

Ajustar la política

1. Revisa los pasos

   En Cuándo se envían, pulsa un paso para cambiarlo o Añadir un paso. Cada paso tiene su momento (Antes, El día o Después, con sus días), Por dónde y su Tono: Amable, Neutro o Firme. Solo el último paso después del vencimiento se puede repetir, con Repetir este recordatorio cada tantos días.

2. Elige el horario

   En Horario, entre qué horas salen, Solo en días laborables y Saltar los festivos. Un aviso que cae en fin de semana sale el laborable anterior, o el siguiente si es después del vencimiento.

3. Decide los pagos, las promesas y el mínimo

   En Pagos, promesas y mínimos: por debajo de qué Importe mínimo pendiente no se recuerda, cuánto se espera tras un pago parcial, qué margen se da tras una promesa de pago y cuántos días laborables se pausa si el cliente dice que ya pagó.

4. Decide qué pasa si no paga

   En Si no paga, Crear una tarea de seguimiento tras el recordatorio número que elijas, para quien creó la factura, para los responsables del cliente o para una persona concreta. Si no marcas Parar los recordatorios al crear la tarea, siguen saliendo hasta el último paso. Sin el aplicativo CRM, en lugar de la tarea avisamos a esa persona.

5. Mira lo que va a pasar y guarda

   Lo que va a pasar dibuja una factura de ejemplo con las fechas reales de tu calendario y cuenta cuántos recordatorios saldrían en los próximos 30 días con tus facturas pendientes. Cuando te encaje, pulsa Guardar cambios.

Una política admite como mucho 8 pasos, cada factura recibe como mucho 12 recordatorios y el horario puede ir de las 08:00 a las 21:00. Puedes tener hasta 5 políticas: crea otra con Nueva política para un grupo de clientes con otro ritmo y asígnasela en las excepciones.

En la pestaña Mensajes ves qué dice cada recordatorio según su tono. Las plantillas de correo se editan en Ajustes › Organización › Facturas.

Reglas que se cumplen siempre

• Nunca dos recordatorios de la misma factura el mismo día.
• Lo atrasado no se amontona. Si un paso no salió su día, solo sale el último que toque; los anteriores quedan en el historial como «Omitido: llegó tarde».
• Solo se recuerdan las facturas pendientes de cobro: emitidas, enviadas, con pago parcial o vencidas. Tras un pago parcial se recuerda lo que queda pendiente.
• No se recuerda una factura con un cobro automático con tarjeta programado, salvo que el cobro falle; ni los borradores, ni las rectificativas y los abonos que no se cobran.

Cuándo se paran

Los recordatorios se paran cuando la factura consta como pagada, por cualquier vía: registrada a mano, con tarjeta, desde el portal o desde la página de pago. También se paran si la factura se anula, se rectifica, se reembolsa, entra en disputa o se da por incobrable.

En cada factura

En la ficha de la factura, el bloque Recordatorios dice en una línea cómo va («En seguimiento», «En pausa hasta…») o por qué no saldrá ninguno, los Próximos con su día, hora, canal y tono, y los Enviados.

Cuando no sale ninguno por algo que tiene arreglo, el bloque te ofrece el siguiente paso, si tienes permiso para darlo:

• Añadir un contacto de facturación, si el cliente no tiene ninguno. Se añade ahí mismo, sin salir de la factura.
• Cambiar para este cliente, si el cliente tiene «No recordar» o su política está desactivada. Abre su excepción ahí mismo.
• Ver la política, si no hay ninguna activa o la del cliente está desactivada. Al terminar, Volver a la factura te deja donde estabas.

Cuando la factura ya no está en seguimiento (pagada, anulada o con todos los recordatorios enviados), el bloque se recoge en una línea, por ejemplo «Parados: la factura consta como pagada · 3 enviados», con Ver el historial.

Con «Enviar facturas» tienes:

• Pausar, hasta que los reanudes o hasta un día, con su motivo: a mano o porque el cliente no está de acuerdo con la factura.
• Promesa de pago: el día y, si quieres, el importe prometido. Se pausan hasta ese día más el margen de la política; si no consta el pago, se reanudan y te avisamos.
• Reanudar, si estaban en pausa.
• Enviar ahora, en el menú de más acciones del bloque: sale en ese momento el siguiente recordatorio y ya no saldrá en su día.

En Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta, el filtro Recordatorios reúne las facturas En pausa, Con promesa de pago y Escaladas, es decir, con tarea de seguimiento.

Si una aplicación conectada crea tus facturas, también puede consultar sus recordatorios, pausarlos, reanudarlos y registrar una promesa de pago. La referencia técnica está en Recordatorios de cobro de la API.

Clientes con otra regla

En Excepciones, Añadir un cliente le da a ese cliente otro trato:

• La política por defecto: lo de todos.
• Otra política: una de tus políticas, con su propio ritmo.
• No recordar: no sale ninguno. Útil con quien paga siempre a su manera.

En la ficha del cliente en el CRM, el bloque Recordatorios de cobro dice qué política se le aplica y cuántas facturas tiene en seguimiento, con Cambiar si gestionas los recordatorios.

La página de pago

El enlace público de la factura abre una página con la factura, sin iniciar sesión. Tu cliente ve el importe pendiente, el número y el vencimiento, y siempre cómo pagar:

• Pagar con tarjeta, si tu empresa cobra con Stripe.
• Pagar por transferencia, con el IBAN, el titular, el concepto y el importe, cada uno con su botón de copiar. Usa la cuenta impresa en la factura o, si no lleva, la de los datos de tu organización.
• Descargar la factura en PDF.
• Ya la he pagado, justo debajo de los datos de la transferencia: te avisamos para que lo compruebes y los recordatorios se pausan. La factura no se marca como pagada hasta que lo registres.

Si la factura viene de una factura recurrente, desde la misma página puede además Autorizar el cobro automático de las siguientes o retirarlo.

Dar el enlace a tu cliente

Primero, quien configura Stripe activa Activar enlaces públicos de pago, en el apartado Pago sin iniciar sesión de Finanzas, Ajustes, Pagos con tarjeta (Stripe), que aparece con la cuenta de Stripe conectada. Desde entonces, la ficha de cada factura emitida tiene la tarjeta Enlace público de pago, si tienes «Enviar facturas»:

1. Genera el enlace

   Pulsa Generar enlace público. Aparecen la dirección, «Caduca el…» con la fecha y las acciones que permite.

2. Cópialo y envíaselo

   Pulsa Copiar enlace y mándaselo por donde hables con tu cliente. Con Abrir ves la página tal como la verá él.

El enlace dura 30 días. La dirección solo se ve al generarla: si sales de la ficha, la tarjeta vuelve a ofrecer Generar enlace público, y generar otro, o pulsar Regenerar, deja sin servicio el que ya le diste. La tarjeta no aparece en los borradores, en las facturas anuladas ni en las sustituidas por una rectificativa.

Al pie, la página dice a tu cliente que tu empresa es la responsable de los datos de la factura y de su pago, y es a quien puede pedir sus derechos, y que UTILIA, la sociedad que presta UTILIA OS, los trata por su cuenta como encargada del tratamiento.

Si tu empresa no cobra con tarjeta ni tiene IBAN en sus datos, la pantalla de recordatorios lo advierte con Tus clientes no verán cómo pagarte y te deja Añadir el IBAN sin salir.

Qué avisos te llegan

En Mi perfil › Avisos › Finanzas eliges por dónde te llega Recordatorio que necesita atención: una promesa de pago vencida, un cliente que dice haber pagado o un recordatorio que no puede salir por ningún canal. Va a quien creó la factura y a los Super Administradores, agrupado y como mucho una vez por semana mientras siga igual.

Si algo falla

El historial de cada factura dice por qué no salió un recordatorio:

• «No salió: el cliente no tiene contacto de facturación con correo». Añade uno con correo desde la propia factura, con Añadir un contacto de facturación, o en la ficha del cliente.
• «No salió: el cliente ha desactivado los correos de facturas en su portal». Es su decisión; avísale por otra vía.
• «No salió: no hay plantilla de correo activa para este recordatorio». Revisa las plantillas en Ajustes › Organización › Facturas.
• «Omitido: llegó tarde». No es un error: ese paso ya no tocaba y salió el siguiente.
• No sale ninguno en una factura. Mira la línea de estado del bloque Recordatorios: puede estar en pausa, el cliente puede tener «No recordar», la factura puede tener un cobro automático programado o quedar por debajo del importe mínimo.

Siguiente paso

• Facturas en el portal del clienteDonde tu cliente consulta y paga las facturas que le recuerdas.
• Cobrar con tarjetaPara que la página de pago ofrezca pagar con tarjeta.