Cobros recurrentes y cobro automático

Un cobro recurrente genera una factura cada periodo para el mismo cliente: una cuota de mantenimiento, una suscripción, un alquiler. Puedes dejar que cada factura se emita y se envíe sola y, si el cliente ha firmado la autorización, que también se cobre sola con su tarjeta. Todo se gestiona en Finanzas › Cobros recurrentes, necesitas entrar con tu cuenta.

Conviene distinguir dos momentos, porque ocurren por separado:

1. La generación de la factura, una vez al día.
2. El cobro automático, que se programa unos días antes del vencimiento de esa factura.

Qué hace falta

• La capacidad Cobros recurrentes en el plan de tu organización y el permiso «Ver facturas recurrentes». Crear, editar y eliminar tienen sus propios permisos («Crear facturas recurrentes», «Editar facturas recurrentes», «Eliminar facturas recurrentes»). De partida los tienen el Super Administrador y el Gerente, este sobre los de su departamento.
• Para el cobro automático con tarjeta, además: la capacidad Cobro automático de facturas, el aplicativo Pagos con tarjeta (Stripe), la cuenta de Stripe activa y el cobro automático activado en Finanzas › Ajustes › Cobro automático con tarjeta, necesitas entrar con tu cuenta.

Crear un cobro recurrente

1. Empieza el alta

   En Cobros recurrentes, necesitas entrar con tu cuenta, crea uno nuevo. Ponle un Nombre que lo identifique (por ejemplo, «Mantenimiento mensual») y elige el cliente.

2. Fija el calendario

   En Frecuencia elige Día fijo del mes (por ejemplo, el día 1, el 15 o el último del mes) o Intervalo de días (cada cuántos días). Indica la Fecha de inicio, la Fecha del próximo cobro y, si tiene final, la Fecha de fin.

3. Añade los conceptos

   Cada concepto lleva cantidad, precio, descuento e impuesto, como las líneas de una factura.

4. Decide cómo se emite cada factura

   En Emisión de cada factura, Automático genera, emite y envía cada factura al cliente sin que tengas que hacer nada. Borrador la genera en borrador y te avisa para que la revises y la emitas tú.

5. Decide cómo se cobra

   En el apartado Cobro, elige si el cliente paga por su cuenta (transferencia, portal, efectivo) o si se cobra automáticamente con su tarjeta. En el segundo caso puedes fijar los Días de antelación al cargo; si lo dejas vacío, se usa el valor de tu organización.

6. Guarda

   Pulsa Crear cobro recurrente. Queda Activa y empezará a generar facturas en la fecha del próximo cobro.

Un cobro recurrente puede estar Activa, Pausada, Cancelada o Completada (cuando llega a su fecha de fin). Desde su ficha puedes pausarlo, cancelarlo o pulsar Generar factura ahora para adelantar la siguiente factura.

Cómo se genera cada factura

Una vez al día, a primera hora (las 8:00 UTC), UTILIA OS revisa qué cobros recurrentes tienen su próxima factura para hoy o para una fecha ya pasada y las genera. Para decidir qué día es «hoy» usa la zona horaria de tu organización.

• Con emisión Automático, la factura se emite y se envía por correo a los contactos de facturación del cliente.
• Con emisión Borrador, la factura queda en borrador y se avisa a quien creó el cobro recurrente.

Todo lo que ocurre con cada cuota (factura emitida, correo enviado, borrador creado o error) queda en el historial del cobro recurrente.

Cómo se cobra sola

Cuando el cobro recurrente cobra con tarjeta y el cliente tiene una autorización vigente, al emitirse cada factura se programa su cobro para unos días antes del vencimiento: 3 días por defecto. Llegado el momento, el cobro se lanza contra la tarjeta autorizada sin que nadie tenga que intervenir. Por defecto, el cliente recibe un recordatorio 24 horas antes del cargo.

Para que haya cobro automático tienen que cumplirse todas estas condiciones:

• La cuenta de Stripe de la organización está activa y con los cobros habilitados.
• El cobro automático está activado en la organización.
• El cobro recurrente está configurado para cobrar con tarjeta y tiene vinculada la autorización del cliente.
• La tarjeta de esa autorización está activa y no ha caducado.

Si falta alguna, la factura se emite igual, pero no se intenta cobrar: tendrás que cobrarla tú o enviar al cliente un enlace de pago. La pestaña Pendientes de cobro automático de Cobros recurrentes te enseña los clientes a los que les falta algo para cobrarse solos.

Justo antes de cobrar, el sistema vuelve a comprobar que la factura sigue pendiente, que el importe es el autorizado, que la autorización sigue vigente y que la tarjeta sigue activa. Si algo ha cambiado (por ejemplo, editaste la factura o el cliente retiró su autorización), el cobro se cancela sin cobrar y queda anotado el motivo. Nunca se cobra un importe distinto del autorizado.

Si la cuenta de Stripe de tu organización no puede cobrar en ese momento, el cobro no se pierde: se aplaza unas horas y se reintenta solo hasta que la cuenta vuelva a estar operativa, sin gastar los reintentos del cliente.

Si el cobro falla

Por defecto hay tres reintentos: el primero 3 días después del primer fallo, el segundo 7 días después del segundo y el tercero 14 días después del tercero. Son cuatro intentos en total.

Si se agotan los intentos, se aplica la acción configurada y se avisa a quien creó el cobro recurrente:

• Solo notificar al equipo: la factura queda pendiente.
• Enviar enlace de pago al cliente: es la opción por defecto.
• Marcar factura como incobrable: la factura pasa a Vencida e incobrable para que la revises.

Los días de reintento, el máximo de intentos, la acción final y la antelación del recordatorio se cambian en Finanzas › Ajustes › Cobro automático con tarjeta, necesitas entrar con tu cuenta. Cada cobro conserva la configuración con la que se programó: un cambio solo afecta a los cobros nuevos.

Actuar sobre un cobro programado

En la ficha de la factura, el bloque Cobros automáticos muestra el cobro programado con su fecha, importe, tarjeta y estado. Si tienes los permisos de cobro automático puedes:

• Reintentar el cobro en ese momento, útil cuando sabes que el problema ya está resuelto (por ejemplo, el cliente cambió de tarjeta). Hay un límite de cinco veces por factura cada 24 horas.
• Cancelar la programación, hasta 2 horas antes de la ejecución (el margen es configurable).

Cada persona ve y gestiona solo los cobros programados de las facturas que entran en su alcance.

Cómo lo vive el cliente

Si un cobro automático falla y el cliente entra en su portal, ve en la factura un aviso de que no se ha podido cobrar, con el botón para pagar en ese momento. Si paga a mano o cambia de tarjeta, el cobro se resuelve y deja de reintentarse. Lo explica Pagos desde el portal del cliente.

Un mismo cobro no se carga dos veces: cada factura tiene como mucho un cobro programado activo, y cada intento lleva a Stripe una marca única que impide duplicarlo aunque la petición se repita.

Siguiente paso

• Para que el cliente autorice por sí mismo el cobro automático de sus cuotas: Cobros automáticos desde el portal del cliente.
• Para entender los motivos de rechazo de un cobro: Códigos de error de facturación.
• Si integras una aplicación y necesitas reaccionar a los cobros y sus fallos: Webhooks: eventos.