Tesorería: bancos, conciliación y previsión de caja

Tesorería es la parte de Finanzas que se ocupa del dinero que entra y sale por tus cuentas. Aquí registras tus cuentas bancarias y tus cajas, traes los movimientos del banco, los emparejas con las facturas y los gastos a los que corresponden, y ves cuánto dinero tienes hoy y cuánto prevés tener en los próximos meses.

En el menú de Finanzas, el grupo Tesorería tiene dos pantallas: Cuentas bancarias, necesitas entrar con tu cuenta, con los saldos, los movimientos y la previsión, y Conciliación, necesitas entrar con tu cuenta, donde emparejas los movimientos con sus documentos.

Tesorería es una capacidad que solo incluye el plan Avanzado. Si no la ves en el menú o ves su candado, no te falta un permiso: tu plan no la incluye. Se resuelve desde Mi plan. Dentro del plan, necesitas el permiso «Ver tesorería», que de partida tienen el Super Administrador y el Gerente.

Las cuentas

Una cuenta puede ser una cuenta corriente, una cuenta de ahorro, una línea de crédito, una caja o una caja chica. Al crearla indicas el nombre, el tipo, la moneda (euros por defecto) y, si quieres, el banco, el IBAN, el SWIFT y el saldo inicial. Una cuenta puede marcarse como predeterminada.

1. Elige cómo crearla

   En Cuentas bancarias, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Cuenta manual. Sirve tanto para una caja como para una cuenta del banco cuyos movimientos vas a traer con ficheros.

2. Rellena sus datos

   Nombre, tipo y moneda. Si conoces el IBAN y el saldo inicial, indícalos: el saldo inicial es el punto de partida.

3. Guárdala

   La verás en la lista con su saldo.

Si una cuenta deja de usarse, Desactivar cuenta la retira de las activas sin perder sus movimientos. Eliminar cuenta se reserva para las creadas por error.

Traer los movimientos

Tienes tres formas de cargar los movimientos del banco: un fichero CSV, un fichero Norma 43 o a mano. La conexión automática con el banco no está disponible en esta versión.

Importar un fichero CSV

Descarga el extracto desde la web de tu banco en CSV u hoja de cálculo y súbelo con Importar CSV en la cuenta correspondiente. El fichero debe tener, como mínimo, fecha, concepto e importe, con los gastos en negativo y los ingresos en positivo: el signo decide si cada fila es un gasto o un ingreso. Los extractos de los bancos ya vienen así. El tamaño máximo es de 10 MB.

Importar un fichero Norma 43

La Norma 43 (también llamada Cuaderno 43) es el formato estándar de los bancos españoles para descargar movimientos. Súbelo con Importar fichero del banco (Norma 43). El fichero se empareja con la cuenta por su IBAN o número de cuenta.

Al terminar cada importación verás cuántas filas se importaron, cuántas se omitieron por repetidas y cuántas fallaron. Si subes dos veces el mismo extracto, los movimientos repetidos no se duplican. Tras importar, se aplican tus reglas de conciliación y se buscan coincidencias con tus facturas y gastos.

Añadir un movimiento a mano

En cualquier cuenta o caja, pulsa Añadir movimiento: fecha, tipo (ingreso, gasto o transferencia), importe y concepto, y si quieres la contraparte, una referencia, la fecha valor y notas. El importe se escribe siempre en positivo: el tipo dice si entra o sale. En una transferencia eliges además si Entra en la cuenta o Sale de la cuenta.

Solo los movimientos creados a mano se editan o se borran. Los que vienen de un fichero reflejan tu extracto y no se modifican.

Conciliar los movimientos

Conciliar es emparejar cada movimiento del banco con el documento al que corresponde: la factura que has cobrado o el gasto que has pagado. Es lo que convierte una lista de apuntes bancarios en información fiable.

Cuando llegan movimientos nuevos, UTILIA OS intenta emparejarlos: busca el número de factura en el concepto, compara importe, fecha y contraparte, y reconoce los abonos de Stripe.

1. Abre la conciliación

   En Tesorería › Conciliación, necesitas entrar con tu cuenta, elige la cuenta bancaria.

2. Revisa lo pendiente

   Selecciona un movimiento y verás sus Coincidencias sugeridas: facturas pendientes de cobro y gastos pendientes de pago.

3. Confirma o empareja

   Confirma las propuestas correctas o empareja el movimiento con la factura o el gasto que corresponda. Si una conciliación estaba mal, puedes deshacerla.

4. Excluye lo que no necesita documento

   Marca como excluidos los movimientos que no corresponden a ninguna factura ni gasto, para que dejen de aparecer como pendientes.

Desde un movimiento conciliado puedes generar su asiento contable, con la cuenta del banco y su contrapartida ya puestas. Para hacerlo necesitas, además del permiso de conciliar, los permisos de contabilidad.

Reglas de conciliación

Hay movimientos que se repiten cada mes y nunca casan con una factura: la cuota de autónomos, la luz, las comisiones del banco, las nóminas. Con Reglas creas reglas que los reconocen y los clasifican solos después de cada importación.

Una regla clasifica el movimiento y, si así lo indicas, lo excluye; pero no crea el asiento contable: ese paso lo das tú al revisarlo.

Saldo y previsión de caja

En Cuentas bancarias, necesitas entrar con tu cuenta ves la suma de los saldos de tus cuentas activas. El saldo de una cuenta se calcula con su saldo inicial y sus movimientos: suman los ingresos, restan los gastos y las transferencias suman o restan según entren o salgan. Los movimientos excluidos no cuentan.

La Previsión de caja proyecta tu saldo a tres meses cruzando lo que ya está en UTILIA OS:

• Pendiente de cobrar: facturas emitidas sin cobrar en ese horizonte.
• Pendiente de pagar: gastos aprobados sin pagar.
• Impuestos a pagar: modelos presentados con cuota pendiente de pago.
• Recurrente al mes: lo que estiman tus cobros recurrentes.

La previsión detecta además los movimientos que se repiten con regularidad (recibos, cuotas, suministros) para incorporarlos; puedes confirmarlos o descartarlos. Debajo tienes el Flujo real del banco por periodos y la Antigüedad de cobros y pagos, que ordena lo que te deben y lo que debes por antigüedad para priorizar.

Avisos de saldo

Tesorería vigila tus cuentas y te avisa cuando algo requiere atención: si la previsión indica que el saldo entrará en negativo, o si el saldo ha bajado del umbral que configures. Cada aviso propone un siguiente paso (por ejemplo, ir a las facturas por cobrar) y se marca como resuelto cuando la situación se arregla.

Quién puede hacer qué

Siguiente paso

Con los movimientos conciliados, el paso natural es la contabilidad.

• ContabilidadAsientos, libros y balances a partir de tus facturas, gastos y cobros.
• Cobros recurrentesLos cobros periódicos que alimentan tu previsión de caja.