Dar acceso a tu asesoría

Tu asesoría o gestoría puede entrar en UTILIA OS y trabajar con lo que le compartes: las facturas y los gastos del trimestre, el registro de jornada, una carpeta para intercambiar documentos o una conversación con alguien de tu equipo. Lo demás no existe para ella. No ocupa usuario de tu plan, porque cada plan trae sus propios accesos de asesoría, y cada persona del despacho entra con su propia cuenta en un Inicio pensado para su trabajo.

Antes de empezar

• El permiso «Dar y quitar acceso a la asesoría». De fábrica solo lo tiene el Super Administrador, que puede concedérselo a otra persona desde su ficha.
• Solo compartes lo que tienes. Si no eres Super Administrador, solo puedes compartir los permisos que tú tienes sobre toda la empresa, con alcance «Todo».
• El aplicativo de cada área en tu plan: Finanzas para Contabilidad y fiscalidad, RRHH para Laboral, el Gestor de archivos para Documentos y el Chat para Chat. Un área que tu plan no incluye no aparece.
• Un acceso de asesoría libre. El plan Esencial trae 1, el Profesional 2 y el Avanzado 3. Los que usas se ven en el propio bloque («1 de 2 accesos de asesoría») y en Ajustes › Uso, necesitas entrar con tu cuenta. Para tener más, cambia a un plan con más accesos o pídeselo al equipo de UTILIA.

Qué puede ver

Cada área se enciende o se apaga por separado, y cada una tiene su nivel. Los niveles se suman: «También registrar» incluye todo lo de «Consultar y descargar».

Además, la asesoría puede conectar su asistente de IA, que solo ve lo mismo que ella. Viene de serie; si prefieres que no, apágalo en el bloque General, al final de Qué puede ver. Lo que depende de Impuestos, Contabilidad, Tesorería e Informes, que están en «Próximamente», aparece con ese rótulo en Ajustar en detalle y no se puede tocar.

Ajustar en detalle

Dentro de cada área encendida, Ajustar en detalle despliega sus permisos uno a uno, con nombres de persona. Primero salen los que trae el nivel, encendidos y marcados «Incluido en» su nivel; después, los opcionales, apagados. Puedes apagar lo que no quieras compartir y encender lo opcional:

• Contabilidad y fiscalidad: Crear facturas, Editar facturas, Emitir facturas, Enviar facturas y Emitir rectificativas. Que tu asesoría emita facturas en tu nombre es decisión tuya: nunca viene de serie.
• Documentos: Ver versiones, el historial de cada archivo.
• Chat: Crear conversaciones directas e Iniciar llamadas.

Los permisos delicados llevan su nota donde se deciden. Por ejemplo, «Ver datos sensibles de proveedores» incluye el NIF y la cuenta bancaria de cada proveedor.

Fuera de sus cuatro áreas, la asesoría no puede recibir nada. Nunca borra facturas, gastos ni archivos, ni anula, cobra o devuelve pagos, ni toca métodos de pago, VeriFactu, comisiones, los ajustes de tu empresa ni ningún otro aplicativo. Si alguien intentara concederle un permiso fuera de ese techo, el sistema lo rechaza.

Dar acceso paso a paso

Ve a Ajustes, Usuarios. Debajo de la lista del equipo está el bloque Tu asesoría, con sus personas y los accesos que usas.

1. Pulsa «Dar acceso a tu asesoría»

   Está en el bloque Tu asesoría. También llegas desde Nuevo usuario: en ¿Es de tu asesoría?, Dale un acceso de asesoría abre el mismo asistente con el nombre y el correo que ya hubieras escrito. En el móvil se abre como hoja desde abajo.

2. Escribe sus datos

   En Quién es: nombre, apellidos, correo electrónico y, si quieres, Asesoría o despacho. En Persona de contacto en tu empresa eliges su referencia en tu equipo; de entrada, tú.

3. Elige qué puede ver

   En Qué puede ver, enciende cada área y elige su nivel. En Documentos decides si se crea una carpeta nueva (se llama «Asesoría» y puedes cambiarle el nombre) o compartes una que ya existe. En Chat, la tarjeta te dice con quién se abrirá la conversación.

4. Revisa y envía

   Revisar y enviar resume a quién invitas, qué verá, si se le exigirá la verificación en dos pasos y cuántos accesos de asesoría te quedarán. Pulsa Enviar invitación.

El paso Qué puede ver, de un vistazo:

A la asesoría le llega un correo con el enlace para crear su contraseña, que vale 24 horas. Si se le pasa, pulsa Reenviar invitación en su ficha. Al terminar, el asistente te ofrece Ver su acceso.

Qué pasa al enviar

• Se crea su cuenta con el rol Asesoría. No cuenta en los usuarios de tu plan: usa uno de tus accesos de asesoría.
• Si compartes Documentos, la carpeta queda compartida con ella y con su persona de contacto.
• Si compartes Chat, se abre una conversación directa entre las dos, o se usa la que ya tuvieran.
• Queda anotado en la auditoría, igual que cada cambio posterior.

La carpeta compartida

Lo que una parte deja en la carpeta, la otra lo ve. Cuando alguien sube documentos, la otra parte recibe el aviso Nuevo documento en la carpeta de la asesoría, con Abrir la carpeta:

• si sube la asesoría, le llega a su persona de contacto;
• si sube alguien de tu empresa, le llega a la asesoría.

Una tanda de subidas da un solo aviso, no uno por archivo, y cada persona puede apagarlo en Mi perfil, Avisos, en la fila Gestor de archivos. La asesoría no ve el resto del Gestor de archivos: solo la carpeta que le compartes y las que alguien comparta con ella expresamente.

La conversación

Su persona de contacto y ella tienen una conversación directa en el Chat. Puedes añadirla a otras conversaciones: en la lista de participantes aparece marcada como Asesoría. Sin persona de contacto, solo escribe en las conversaciones en las que la incluyáis.

La verificación en dos pasos

Cada empresa decide si se la exige, en Ajustes, Seguridad, con Exigir verificación en dos pasos a la asesoría. Viene encendido: quien entra como asesoría y aún no la tiene la configura al acceder, antes de ver nada. Este ajuste solo lo cambia el Super Administrador.

En la ficha de cada persona, el bloque Seguridad te dice si ya la tiene (Activada), si Se le pedirá al entrar o si está Sin activar. Cómo funciona la verificación está en Verificación en dos pasos.

Cambiar o quitar el acceso

Abre a la persona desde el bloque Tu asesoría. Su ficha reúne Qué puede ver (el mismo editor del asistente), Persona de contacto, Documentos, Seguridad y Actividad. Lo que cambias se guarda con Guardar cambios y le llega al momento, sin que tenga que volver a entrar.

• Quitar acceso: pierde el acceso en el momento. Se cierran sus sesiones, deja de ver la carpeta compartida y libera su acceso de asesoría. No se borra nada.
• Volver a dar acceso: recupera lo que tenía, con su carpeta, y vuelve a usar un acceso de asesoría.

En la lista, las personas con el acceso retirado quedan plegadas al final, tras Mostrar el acceso retirado. Una persona del equipo no se convierte en asesoría ni al revés: se archiva y se le da acceso de nuevo por su camino.

Quién puede hacerlo

Con alcance «Departamento», el Gerente ve las personas de la asesoría cuya persona de contacto es él o alguien de sus departamentos. Quien recibe «Dar y quitar acceso a la asesoría» sin ser Super Administrador solo comparte lo que él mismo tiene sobre toda la empresa: nadie concede lo que no tiene. A una asesoría no se le aplican plantillas de permisos: lo que ve se cambia en sus áreas.

No es una persona más del equipo

La asesoría trabaja contigo, pero no es plantilla. Por eso:

• No ficha ni pide ausencias, y no aparece en el registro de jornada ni en sus exportaciones.
• No sale en los avisos de cumpleaños y santos ni en las clasificaciones de Gamificación.
• No recibe los anuncios internos de tu empresa, salvo los que se dirigen al rol Asesoría.
• No aparece en los selectores para asignar trabajo, como tareas, clientes u oportunidades.
• No pertenece a ningún departamento ni cuenta en las cifras del equipo de Ajustes › Usuarios.

Si eres de la asesoría

Esta parte es para ti, si una empresa te ha dado acceso.

Entrar por primera vez

Te llega un correo con el enlace para crear tu contraseña; vale 24 horas. Si la empresa te exige la verificación en dos pasos, la configuras en ese primer acceso, antes de ver nada. Si el enlace caduca, pide a tu persona de contacto que te reenvíe la invitación.

Tu Inicio

Tu Inicio es tu mesa de trabajo con esa empresa. Arriba ves «Estás en» con el nombre de la empresa y Tu contacto: tu persona de contacto, con un botón para escribirle por el chat si la empresa te lo ha compartido. Todo habla del mismo trimestre: se abre en el que toca presentar este mes y lo cambias en Periodo. Cada bloque aparece solo si la empresa te ha compartido su área:

• Contabilidad y fiscalidad: el total de facturas emitidas y de gastos, y el impuesto del periodo, repercutido menos soportado. Descargas de Facturas emitidas, Gastos y Justificantes de gastos (los originales, en un archivo comprimido), y accesos a Facturas, Gastos, Proveedores y Configuración fiscal. Impuestos y Contabilidad salen con el rótulo «Próximamente».
• Laboral: el registro de jornada del mes que elijas, para descargarlo, y accesos a Jornada del equipo, Ausencias del equipo y Horas extraordinarias.
• Documentos: lo último de la carpeta compartida, Abrir carpeta y, si puedes subir, Subir documentos o arrastrarlos a la tarjeta.

En la aplicación del móvil, las descargas se llaman Compartir: el archivo sale por la hoja de compartir del teléfono. El botón de crear solo te ofrece lo que puedes hacer, como Subir documento o Subir factura recibida.

Tu perfil

En Mi perfil está lo tuyo: tu nombre, tu foto, tu contraseña y tu verificación en dos pasos. Junto a tu nombre aparecen tu rol y tu despacho. No hay cargo, fechas ni departamento: son cosas del equipo de la empresa.

Varias empresas con el mismo correo

Si llevas varias empresas que usan UTILIA OS, cada una te da acceso con tu correo. Son cuentas distintas, cada una con su contraseña, su verificación en dos pasos y sus sesiones.

• Al entrar, si tu contraseña vale en varias, eliges en Elige empresa. La última que usaste en ese aparato sale primera.
• Para cambiar sin salir, usa Cambiar de empresa en el menú de tu foto o Tus empresas en Mi perfil. Si esa cuenta ya está abierta en el aparato, cambias al momento; si no, te pide su contraseña y su segundo paso, sin cerrar las demás.

Lo explicamos en Inicio de sesión. Tu asistente de IA también puedes conectarlo desde Conecta tu IA: ve lo mismo que tú en esa empresa, nada más.

Si algo falla

• No ves «Dar acceso a tu asesoría». Te falta el permiso «Dar y quitar acceso a la asesoría», o ya usas todos los accesos de asesoría de tu plan. En ese caso el bloque te lo dice, con la salida: quitar el acceso a quien ya no lo necesite o ampliar el plan.
• Falta un área en «Qué puede ver». Tu plan no incluye su aplicativo, o tú no tienes esos permisos sobre toda la empresa.
• «Ese correo ya tiene cuenta en tu empresa». La persona ya está en tu equipo con ese correo. Usa otro, o archívala y dale después el acceso de asesoría.
• La invitación caducó. Pulsa Reenviar invitación en su ficha. Solo aparece mientras no haya entrado nunca.
• «La carpeta ya no existe». Alguien borró la carpeta compartida. Elige otra en su ficha, en el área Documentos de Qué puede ver.
• Como asesoría, no ves otra empresa en «Cambiar de empresa». Tu cuenta en esa empresa tiene que estar activa y con el mismo correo, y el correo de la cuenta en la que estás, confirmado: se confirma al crear la contraseña desde la invitación.

Siguiente paso

• Verificación en dos pasosCómo se configura y qué pasa cuando tu empresa la exige.
• Compartir carpetasQuién ve cada carpeta del Gestor de archivos y cómo retirar un acceso.