Rectificativas y notas de crédito

Una factura emitida no se modifica. Si tiene un error o hay que devolver dinero, el Real Decreto 1619/2012 (artículo 15) obliga a emitir un documento que la corrija. UTILIA OS ofrece los dos que contempla la norma: la factura rectificativa y la nota de crédito (también llamada factura de abono). Las dos se crean desde el menú de la factura original, llevan su propia serie de numeración y se comunican a la AEAT como rectificaciones. Necesitas el permiso «Emitir rectificativas»: de partida lo tienen el Super Administrador y el Gerente, este sobre las facturas de su departamento.

Rectificativa o nota de crédito

Hay tres formas de corregir una factura emitida. Elige según lo que tengas que hacer:

Los códigos legales R1 a R5

Toda rectificativa y toda nota de crédito lleva un código legal que la AEAT usa para clasificarla. UTILIA OS no lo elige por ti sin más: el asistente propone uno según el motivo, pero eres tú quien lo confirma.

Crear una rectificativa

En la factura original, abre el menú y pulsa Crear rectificativa (en la cabecera de la ficha aparece como Rectificar factura). Se abre un asistente de cuatro pasos. Antes de empezar, el asistente comprueba que la factura admite rectificación y, si no, te dice el motivo.

1. ¿Qué ha pasado?

   Elige la situación que mejor describe el caso. El asistente propone a partir de ella el código y la modalidad:

   Situación	Código propuesto	Modalidad propuesta
   El cliente devolvió producto o cancelamos parte del servicio	R1	Por diferencias
   Aplicamos un descuento o bonificación posterior	R1	Por diferencias
   Hay un error en los importes o en el tipo de IVA	R1	Por sustitución
   El NIF o los datos fiscales de mi cliente están mal	R1	Por sustitución
   Facturé a otra empresa distinta	R1	Por diferencias
   El cliente no ha pagado y queremos recuperar el IVA	R3	Por diferencias
   El cliente está en concurso de acreedores	R2	Por diferencias
   Quiero rectificar un tique o factura simplificada	R5	Por sustitución
   Otro motivo legal	R4	Por sustitución

2. ¿Cuánto rectificas?

   Decide si anulas la factura entera (Anular completa) o solo una parte (Rectificar parcial). Aquí también puedes revisar el código y la modalidad.

3. ¿Cómo se lo decimos al cliente?

   Escribe el motivo, que aparece en el documento que recibe el cliente (es obligatorio según el artículo 15.3 del reglamento), y elige el medio de envío: correo electrónico, correo postal, entrega en mano u otro medio con justificante.

4. Revisa y crea el borrador

   Comprueba el resumen y pulsa Crear borrador. La rectificativa se crea en borrador, con su número de la serie de rectificativas. Revísala en su ficha y, cuando esté bien, emítela con Emitir factura.

Cuando la rectificación deja sin efecto la factura original (una sustitución, o diferencias que la dejan a cero), la original pasa al estado Rectificada.

Crear una nota de crédito

1. Abre la nota de crédito

   En el menú de la factura original, pulsa Crear nota de crédito (en la cabecera de la ficha aparece como Generar nota de crédito).

2. Indica el motivo y el código

   Escribe el motivo, que aparecerá en el documento que recibe el cliente, y elige el código legal.

3. Elige el importe

   Con Abono total marcado, la nota abona el importe total de la factura. Si lo desmarcas, en el siguiente paso eliges las líneas y el importe del abono parcial.

4. Revisa el borrador y emítelo

   Se abre el formulario de la factura con los datos de la nota de crédito. Guárdalo, revísalo y emítelo como cualquier otra factura. La factura original conserva su estado y queda compensada por el abono.

Si facturaste a otra empresa

Corregir una errata en el NIF o en los datos del mismo cliente es una rectificativa normal: elige «El NIF o los datos fiscales de mi cliente están mal».

Haber emitido la factura a otra empresa que no participó en la operación es distinto: una rectificativa no puede trasladar la factura a otro destinatario. El procedimiento correcto (criterio de la Dirección General de Tributos, consulta V2457-18) tiene dos partes: anular por completo la factura a la empresa equivocada y emitir una factura nueva a la correcta.

El asistente lo hace por ti en un solo recorrido:

Para esto necesitas, además del permiso de rectificar, el de crear facturas. Si intentas cambiar en una rectificativa normal el NIF por el de otro cliente que ya tienes dado de alta, el sistema lo impide y te remite a este camino.

Lo que el sistema no permite

• Rectificar un borrador o una factura anulada. Solo se rectifican facturas emitidas.
• Rectificar una rectificativa o una nota de crédito. Cada rectificación cita a una factura original ordinaria o simplificada. Si una rectificativa está mal, anúlala y crea otra sobre la original.
• Una segunda sustitución. Si ya existe una rectificativa por sustitución emitida, no se admite otra.
• Una factura ya rectificada por completo o reembolsada por completo. En el segundo caso, primero hay que cancelar alguno de los reembolsos.
• Pasar el plazo legal. No se puede rectificar una factura emitida hace más de cuatro años (artículo 15.3 del reglamento). Con el código R3, el plazo es más corto: el tiempo para considerar la deuda incobrable (seis meses en una pyme, doce en una gran empresa) más seis meses para emitir la rectificativa, sin superar nunca los cuatro años.
• Un código distinto de R5 en una factura simplificada.
• Dejar en blanco el motivo o el código. Los dos son obligatorios.

Permisos

Crear rectificativas y notas de crédito requiere el permiso «Emitir rectificativas», separado del de crear facturas por su impacto fiscal. La reemisión a otra empresa necesita además «Crear facturas», y emitir el borrador, «Emitir facturas».

Si conectas una aplicación externa y necesitas los códigos de error de estas operaciones, están en Códigos de error de facturación.

Siguiente paso

• FacturaciónEl ciclo completo de una factura, de borrador a cobrada.
• VeriFactuCómo se comunican tus facturas y rectificativas a la AEAT.