Cobros automáticos desde el portal del cliente

Con el cobro automático, tu cliente te autoriza a cobrar sus cuotas recurrentes en una tarjeta concreta sin que tenga que entrar a pagar cada mes. Esa autorización la firma el propio cliente desde su portal, queda guardada con su texto legal y cubre todos sus cobros recurrentes configurados para cobrarse con tarjeta.

Guardar una tarjeta y autorizar el cobro automático son actos distintos. Una tarjeta guardada se cobra cuando alguien inicia la operación conscientemente; para cobrarla sin nadie delante hace falta, además, esta autorización. Por eso guardar la tarjeta no activa el cobro automático.

Qué hace falta

Si el plan no incluye Cobro automático de facturas, el cliente no ve la opción de autorizar y las cuotas no pueden marcarse para cobrarse solas. Sigue pudiendo pagarlas una a una desde el portal.

Qué autoriza el cliente

Al firmar, el cliente acepta cuatro cosas concretas, que es lo que exige la normativa europea de pagos para cobrar una tarjeta sin su titular delante:

• Quién cobra y sobre qué tarjeta: tu organización y la tarjeta identificada por su marca, sus últimos cuatro dígitos y su caducidad.
• Cuándo: en la fecha de cada cuota recurrente configurada para cobrarse con tarjeta. No hay cargos fuera de ese calendario.
• Cuánto: el importe pendiente de la factura de cada cuota, ni más ni menos.
• Cómo cancelarlo: cuando quiera, sin coste, desde su portal. Al revocar se anulan los cargos programados que aún no se hayan ejecutado.

Pedir al cliente que lo active

El cliente lo puede activar por su cuenta, pero lo habitual es que se lo pidas tú. Así va la autorización de principio a fin:

Para pedirla, ve a la ficha del cliente en el CRM, al bloque Cobro automático:

1. Elige el contacto

   En Contacto que recibirá la invitación, elige la persona del cliente que va a firmar.

2. Solicita la firma

   Pulsa Solicitar firma. El contacto recibe un correo con un enlace que le lleva a firmar la autorización.

3. Sigue el estado

   El bloque muestra si la autorización está Pendiente de firma, firmada y vinculada, o Revocada. Puedes reenviar la invitación o cancelarla mientras esté pendiente.

Cómo lo activa el cliente

1. Entra en Cuotas

   En su portal, en Cuotas, ve sus cobros recurrentes y, arriba, el estado del cobro automático. Si todavía no tiene ninguna tarjeta, primero pulsa Añadir tarjeta.

2. Elige la tarjeta

   Pulsa Activar (o Activar ahora, si le enviaste una invitación). Se abre Autorizar cobros automáticos con sus tarjetas guardadas para que elija una.

3. Lee el consentimiento y autoriza

   El texto legal completo está en el mismo diálogo, en un apartado desplegable. Al pulsar el botón Autorizar cobros automáticos (que incluye la marca y los últimos dígitos de la tarjeta), el cliente acepta ese texto. Si su banco pide verificación, la completa en ese momento.

Desde ese momento, todas sus cuotas configuradas para cobrarse con tarjeta se cobran con la tarjeta autorizada, incluidas las que añadas más adelante. Las facturas que ya estaban pendientes antes de autorizar no se cobran solas: el cliente las paga a mano o las cobras tú.

Cambiar de tarjeta o revocar

En Cuotas, con el cobro automático activo, el cliente tiene dos opciones:

• Cambiar tarjeta: elige otra tarjeta. La autorización anterior se revoca y se crea una nueva con la tarjeta elegida; sus cuotas se vinculan a la nueva sin perder ninguna.
• Revocar autorización: tras confirmarlo, sus cuotas pasan a cobro manual y se anulan los cobros programados que dependían de ella. Puede volver a activarlo cuando quiera.

Tu equipo también puede revocar una autorización desde la ficha del cliente, indicando el motivo (por ejemplo, que el cliente pidió la baja por teléfono). Se te avisa de los cobros programados que se van a cancelar.

Si la tarjeta caduca

UTILIA OS avisa al cliente con antelación de que su tarjeta del cobro automático va a caducar. Si llega a caducar sin cambiarla:

• La autorización se revoca sola.
• Sus cuotas pasan a cobro manual.
• El cliente recibe un correo para que entre en el portal y actualice la tarjeta, y quien creó cada cobro recurrente recibe un aviso.

Cuando el cliente añade una tarjeta nueva y vuelve a autorizar, todo sigue como antes. Las cuotas emitidas entre medias siguen pendientes hasta que las pague o las registres como cobradas.

Si falla el cobro de una cuota

Tener la autorización activa no garantiza que el banco apruebe cada cargo. Si una cuota falla, queda pendiente, el cliente recibe un correo con el motivo y un enlace para pagarla o cambiar la tarjeta, y UTILIA OS la reintenta según la política de tu organización. La autorización sigue activa: solo ha fallado ese cargo. Los detalles están en Cobros recurrentes.

La prueba del consentimiento

Cada autorización guarda, sin que se pueda modificar después: el texto legal exacto que vio el cliente y su versión, la fecha y hora de la aceptación, la dirección IP y el navegador desde los que se aceptó, y quién la aceptó. Tu equipo ve la dirección IP enmascarada. Si la plantilla del texto cambia, las firmas anteriores conservan el texto que el cliente aceptó en su día.

Siguiente paso

• Cómo se cobran exactamente las cuotas y qué pasa con los reintentos: Cobros recurrentes y cobro automático.
• El resto de pagos del cliente desde el portal: Pagos desde el portal del cliente.
• Si integras una aplicación y necesitas reaccionar a las autorizaciones: Webhooks: eventos.