Facturas emitidas por aplicaciones externas
Cómo ves en Finanzas las facturas que emite un programa conectado a UTILIA OS: cómo reconocerlas, filtrarlas, quién es su cliente y qué puedes hacer con ellas.
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Un programa conectado a UTILIA OS (una aplicación propia que cobra suscripciones, una tienda, un sistema de reservas) puede emitir facturas por su cuenta. Esas facturas son facturas de tu organización: misma numeración correlativa, misma fiscalidad y mismo PDF que las que emite tu equipo. Esta guía explica cómo reconocerlas y qué puedes hacer con ellas desde Finanzas.
La numeración es única para toda la organización, como exige la normativa: la factura 202600042 puede haberla emitido una aplicación y la 202600043 tu equipo. Lo único que cambia es quién dio la orden de emitirla.
De la aplicación a tu libro de facturas
Cómo llega una factura de una aplicación
Aplicaciones externas
La aplicación pide la factura
Para uno de sus usuarios finales.CRM
Ficha del cliente
La primera vez se crea su ficha; después se reutiliza.Finanzas · Opcional
Correo al usuario final
Solo con «Enviar las facturas por correo al emitirlas» activado.Si no: la aplicación avisa por su cuenta.
Cómo reconocerlas
En Finanzas › Facturas, necesitas entrar con tu cuenta, cada factura muestra su origen: las que crea tu equipo no llevan marca especial y las que pide un programa externo muestran Emitida por seguido del nombre de la aplicación. En la ficha de la factura, bajo la cabecera, verás además la línea Emitida por la aplicación X para el usuario Y, con el correo del usuario final.
Estos datos pertenecen al aplicativo de aplicaciones externas: si no tienes permiso para verlas, no aparecen.
Filtrar por origen
En los filtros de Facturas, Origen te deja elegir entre Todas, Emitidas desde UTILIA OS y Emitidas por aplicaciones externas. Con esta última aparece un selector para quedarte con una aplicación concreta. Es útil para conciliar: si una aplicación factura cientos de cuotas al mes, filtrar por su origen separa ese volumen del trabajo comercial de tu equipo.
Quién es el cliente de esas facturas
El usuario final de la aplicación se convierte en una ficha de cliente del CRM. La primera vez que la aplicación le factura, le guarda una tarjeta o le crea una suscripción, UTILIA OS crea su ficha con su nombre, su NIF y su dirección de facturación, y un contacto de facturación con su correo. Desde ahí se comporta como cualquier otro cliente: cuenta en la contabilidad, en los informes, en los vencimientos y en las comisiones. En su ficha del CRM aparece Cliente de la aplicación X.
Las aplicaciones no tocan las fichas que crea tu equipo
Una aplicación externa solo reutiliza o modifica las fichas de cliente que ha creado ella misma. Si coincide el NIF o el correo con una ficha que dio de alta tu equipo, UTILIA OS no las une: crea una ficha nueva y lo anota en el registro de auditoría. Verás un cliente duplicado en lugar de un cambio silencioso en tu ficha.
Si la coincidencia era buena, únelas tú: en el panel de la aplicación, pestaña Usuarios, vincula a mano el usuario con la ficha que corresponda. Necesitas permiso para ver clientes y solo alcanzas las fichas de tu alcance. Vincularlo permite a la aplicación facturar a esa ficha, pero no le da acceso a las tarjetas guardadas ni a las autorizaciones de cobro que esa persona firmara en el portal del cliente.
Activar la facturación de una aplicación pide los aplicativos Integraciones y Finanzas. Con eso, la aplicación emite facturas, las envía por correo y anota cobros por transferencia. El aplicativo Pagos con tarjeta (Stripe) solo hace falta para cobrar con tarjeta: tarjetas guardadas, autorizaciones de cobro, cobros y devoluciones.
Qué correos reciben esos clientes
Depende del interruptor Enviar las facturas por correo al emitirlas, en la pestaña Facturación de la aplicación:
- Activado: cada factura sale hacia el usuario final con la plantilla, el remitente y el PDF de tu organización, y pasa a Enviada. También le llegan el justificante de pago y los recordatorios y avisos de vencimiento que tengas activados.
- Desactivado: UTILIA OS no escribe a esos usuarios; la aplicación los avisa por su cuenta.
La aplicación puede saltarse esa preferencia en cada factura, así que dentro de una misma aplicación puede haber facturas enviadas y no enviadas.
Qué puedes hacer desde Finanzas
Lo mismo que con cualquier otra factura: consultarla, descargar su PDF, registrar un cobro, rectificarla, devolver dinero o anularla. Las rectificativas de una factura externa las emite siempre tu equipo desde UTILIA OS, nunca la aplicación: elegir el código legal no se delega.
Cuidado al tocar a mano una factura que gobierna la aplicación
Si la aplicación lleva el ciclo de cobro de sus facturas, cambiar su estado desde Finanzas puede descuadrar lo que la aplicación cree. Antes de registrar un pago o de anular una factura externa, comprueba si la aplicación tiene un cobro programado o una suscripción detrás.
Dónde está el panel de la aplicación
Cada aplicación tiene su panel en Aplicaciones externas: lo abres desde Ajustes › Integraciones › Aplicaciones externas, necesitas entrar con tu cuenta o, si tu perfil de trabajo lo muestra, desde el menú de Gestión de proyectos. Allí tiene las pestañas Facturas, Cobros, Suscripciones, Autorizaciones de cobro y Usuarios, entre otras. El panel responde a «qué está haciendo esta aplicación»; Finanzas responde a «qué ha facturado la organización».
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Facturas. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.