Roles y permisos
Qué decide lo que puedes ver y hacer en UTILIA OS: el plan de tu organización, tu rol, tus permisos y su alcance.
Actualizado el . 6 min de lectura
Que una persona pueda abrir una pantalla, ver un dato o pulsar un botón depende de dos cosas que se comprueban por separado: lo que incluye el plan de tu organización y los permisos de esa persona, con su alcance. Esta página explica las dos, en el orden en que el sistema las aplica.
Las dos puertas
Cada vez que alguien abre una pantalla, pide un dato o pulsa un botón, el servidor hace estas comprobaciones, en este orden:
Las dos puertas de una acción
Organización
¿Lo incluye el plan?
El aplicativo y, si hace falta, la función concreta.Si no: nadie puede usarlo y en su lugar ves un candado.
Persona
¿Tienes el permiso?
Los de tu rol, más o menos los ajustes que te hayan hecho.Si no: la acción no se te muestra y el servidor la rechaza.
Alcance
¿Sobre qué registros?
Todo, Departamento, Asignados o Propios.
El plan decide qué aplicativos (CRM, Finanzas, Chat, Marketing…) y qué funciones dentro de ellos existen para tu organización. Si no lo incluye, en lugar de la función verás un candado con lo que hace y el plan que la incluye, y podrás pedir que se amplíe el plan.
El permiso dice qué puede hacer cada persona: ver clientes, editarlos, exportarlos… Tu rol trae un conjunto de permisos de fábrica, y sobre él se pueden conceder o quitar permisos concretos solo a ti. El alcance de cada permiso decide sobre qué registros actúa.
El Super Administrador tiene todos los permisos con alcance total, pero sigue sujeto a la primera puerta: lo que no está en el plan tampoco existe para él.
Un cambio de plan no borra permisos
Si tu organización baja de plan, los permisos de las áreas que salen no se eliminan: dejan de tener efecto. Si vuelve a contratarlas, cada persona recupera exactamente lo que tenía.
Los seis roles
Los roles son fijos: no se crean roles nuevos, se asigna a cada persona uno de estos seis. Las descripciones son las que verás en el producto.
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Super Administrador | Acceso completo al sistema. Puede gestionar todos los módulos, usuarios y configuraciones. |
| Gerente | Gestión de equipos y operaciones. Acceso a reportes y configuraciones de nivel gerencial. |
| Vendedor | Gestión de ventas y clientes. Acceso a módulos comerciales y de atención al cliente. |
| Asistente | Soporte operativo. Acceso limitado a funciones de asistencia y consulta. |
| Visualizador | Solo lectura. Puede ver información pero no realizar modificaciones. |
| Comercial Externo | Colaborador comercial externo. Acceso limitado al CRM, chat y reuniones. Sin acceso a configuración ni módulos internos. |
Qué permisos trae cada rol, área por área, lo consultas en Ajustes › Permisos, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Por rol.
Los permisos
Los permisos se agrupan por área del producto y nombran acciones concretas, como «Ver clientes», «Crear facturas» o «Editar permisos de usuarios». Esta matriz enseña con qué alcance trae cada rol algunos de los más usados:
Algunos permisos de fábrica por rol
| Acción | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Asistente | Visualizador | Comercial Externo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CRM | ||||||
| Ver leads | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Ver clientes | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Editar clientes | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Asignados: Solo recursos asignados a ti | No | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Ver datos sensibles de clientes | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Ver presupuestos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Ver costes de presupuestos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Finanzas | ||||||
| Ver facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Crear facturas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Comunicación | ||||||
| Enviar mensajesChat | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Ver calendario | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Gestor de archivos | ||||||
| Ver archivos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti |
| Ajustes | ||||||
| Ver usuarios | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Editar permisos de usuarios | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No | No |
| Ver organización | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos | No | No | No | No |
| Ver auditoría | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
- CRMVer leadsTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
- Editar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver datos sensibles de clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver presupuestosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver costes de presupuestosTodo: Acceso total a todos los recursos
- FinanzasVer facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Crear facturasTodo: Acceso total a todos los recursos
- ComunicaciónEnviar mensajesChatTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver calendarioTodo: Acceso total a todos los recursos
- Gestor de archivosVer archivosTodo: Acceso total a todos los recursos
- AjustesVer usuariosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Editar permisos de usuariosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver organizaciónTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver auditoríaTodo: Acceso total a todos los recursos
- CRMVer leadsDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver datos sensibles de clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver presupuestosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver costes de presupuestosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- FinanzasVer facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Crear facturasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- ComunicaciónEnviar mensajesChatTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver calendarioDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Gestor de archivosVer archivosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- AjustesVer usuariosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar permisos de usuariosNo
- Ver organizaciónTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver auditoríaDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- CRMVer leadsAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver datos sensibles de clientesNo
- Ver presupuestosAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver costes de presupuestosNo
- FinanzasVer facturasNo
- Crear facturasNo
- ComunicaciónEnviar mensajesChatTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver calendarioAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Gestor de archivosVer archivosAsignados: Solo recursos asignados a ti
- AjustesVer usuariosNo
- Editar permisos de usuariosNo
- Ver organizaciónNo
- Ver auditoríaNo
- CRMVer leadsDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver datos sensibles de clientesNo
- Ver presupuestosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver costes de presupuestosNo
- FinanzasVer facturasNo
- Crear facturasNo
- ComunicaciónEnviar mensajesChatTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver calendarioDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Gestor de archivosVer archivosAsignados: Solo recursos asignados a ti
- AjustesVer usuariosNo
- Editar permisos de usuariosNo
- Ver organizaciónNo
- Ver auditoríaNo
- CRMVer leadsDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar clientesNo
- Ver datos sensibles de clientesNo
- Ver presupuestosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver costes de presupuestosNo
- FinanzasVer facturasNo
- Crear facturasNo
- ComunicaciónEnviar mensajesChatTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver calendarioAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Gestor de archivosVer archivosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- AjustesVer usuariosNo
- Editar permisos de usuariosNo
- Ver organizaciónNo
- Ver auditoríaNo
- CRMVer leadsAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver datos sensibles de clientesNo
- Ver presupuestosAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver costes de presupuestosNo
- FinanzasVer facturasNo
- Crear facturasNo
- ComunicaciónEnviar mensajesChatAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Ver calendarioAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Gestor de archivosVer archivosAsignados: Solo recursos asignados a ti
- AjustesVer usuariosNo
- Editar permisos de usuariosNo
- Ver organizaciónNo
- Ver auditoríaNo
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Asignados:
- Solo recursos asignados a ti
Se lee así: un Vendedor ve los leads, clientes y presupuestos que tiene asignados, pero no ve facturas, ni el NIF de los clientes, ni los costes internos de un presupuesto. Un Gerente lo ve todo dentro de su departamento, salvo los ajustes de la organización, que consulta enteros. Solo el Super Administrador edita permisos.
Los datos delicados tienen permiso propio, separado del de ver la ficha: por ejemplo, «Ver datos sensibles de clientes» para el NIF, el límite de crédito y el descuento pactado, o «Ver costes de presupuestos» para los costes internos de un presupuesto. Una persona puede ver un cliente sin ver su NIF.
El catálogo completo está en Ajustes › Permisos, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Catálogo. Es de solo lectura y muestra únicamente las áreas que incluye el plan de tu organización.
El alcance
El alcance hace que dos personas con el mismo permiso vean conjuntos de datos distintos. Hay cuatro, con el nombre que verás en la interfaz: Todo (todos los registros de la organización), Departamento (los de los departamentos a los que pertenece la persona), Asignados (los que tiene asignados) y Propios (los que ha creado). En Formación y en el Gestor de archivos, el alcance «Departamento» incluye además los subdepartamentos; lo explicamos en Departamentos.
No todos los permisos admiten los cuatro: algunos solo tienen sentido con alcance «Todo», y la pantalla de permisos solo ofrece los que valen para cada uno.
El caso más habitual es el del Gerente: de fábrica administra a su equipo, pero acotado a su departamento. Por eso es importante que cada persona tenga su departamento bien asignado: sin él, el alcance «Departamento» no le da acceso al trabajo de los demás.
Cómo se asignan
- El rol se elige al dar de alta a la persona y se cambia editando su ficha en Ajustes › Usuarios, necesitas entrar con tu cuenta.
- Los permisos concretos de una persona se ajustan en la pestaña Acceso de su ficha, o aplicándole una plantilla de permisos por puesto.
Los pasos están en Gestionar el equipo.
La interfaz no es la que protege
Ocultar un botón es una comodidad: la comprobación de verdad la hace el servidor en cada acción, con las dos puertas. Si alguien intenta algo para lo que no tiene plan o permiso, el sistema lo rechaza aunque llegue por la API o por un asistente de IA conectado.
Siguiente paso
Los permisos con alcance «Departamento» dependen de cómo organices a tu equipo. Sigue con Organización y equipos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Permisos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.