Si una factura programada no sale

Una factura programada no se da por perdida a la primera. Si algo impide emitirla, UTILIA OS te avisa antes del día, la reintenta sola durante un margen y te dice qué falta y quién puede arreglarlo. Si se emite pero el correo no sale, queda emitida y espera a que decidas qué hacer con el envío. Cómo se programa, se cambia o se cancela lo cuenta Programar la emisión de una factura.

Dónde las ves

En Finanzas, Facturas, el filtro Estado › No se pudo emitir o enviar reúne las que necesitan que hagas algo. Cada una lleva su marca:

• No se pudo emitir: sigue en borrador y se reintenta sola dentro del margen.
• Ya no se emitirá sola: pasó el margen sin poder emitirse.
• Emitida, pero sin enviar: ya tiene número y fecha, pero no ha llegado al cliente.

En la ficha, el aviso de arriba dice el motivo con las mismas palabras que el aviso que recibiste y, si puedes arreglarlo, trae el botón. Ver historial enseña cada intento. El recorrido completo está en Estados de una factura programada.

Avisos y margen de recuperación

Si algo sale mal, UTILIA OS te lo dice antes y después del día:

• Aviso previo. Entre uno y tres días antes, si algo impediría emitirla, la persona responsable recibe «Una factura programada no podrá emitirse», con lo que falta. Llega una vez por fecha. Si ella no puede arreglarlo todo, llega también a los Super Administradores. Lo que solo afecta al envío o a un dato no se avisa antes: lo ves en la ficha.
• No se pudo emitir. La factura sigue en borrador y llega «No se ha podido emitir una factura programada», con el motivo, a la persona responsable y a los Super Administradores. Dentro del margen se vuelve a intentar sola cada hora: en cuanto arregles lo que falta, sale sin que hagas nada más.
• El margen dura hasta dos días después del día elegido, sin pasar al mes siguiente, porque de un mes a otro cambia el periodo del impuesto. Una factura programada para el último día del mes no tiene margen. Pasado el margen llega «Una factura programada ya no se emitirá sola».
• Emitida, pero sin enviar. Si el correo no sale, llega «Factura emitida, pero sin enviar».

Mientras el problema siga, el aviso se repite cada tres días. Por defecto llega en la aplicación, en el móvil y el navegador y por correo; puedes cambiarlo en Mi perfil › Avisos, necesitas entrar con tu cuenta, en Factura programada que necesita atención. Ese mismo aviso te dice, solo en la aplicación, cuando otra persona se hace cargo de una factura que llevabas.

Si no se pudo emitir

El aviso de la ficha se titula «No se pudo emitir el…», dice el motivo y, mientras dure el margen, añade «Si lo resuelves hasta el…, se emitirá sola». Tienes tres salidas:

• Arreglar lo que falta. Pulsa el botón del aviso (Editar factura, Completar, Hacerte cargo…). En cuanto queda resuelto, se vuelve a intentar sola, con el borrador tal como lo hayas guardado.
• Emitir ahora. La emite en el momento, con la fecha de hoy, y cancela la programación. No se envía sola: si la programación incluía el envío y puedes enviar facturas, al terminar se abre el envío para que lo revises.
• Programar otro día. Eliges un día nuevo y vuelve a estar programada.

Si prefieres que no salga, cancélala desde el menú Acciones: la factura sigue en borrador.

Cuando ya no se emitirá sola

Pasado el margen, el aviso se titula «Ya no se emitirá sola» y la factura sigue en borrador. Emítela con Emitir ahora, o pulsa Programar otro día y elige un día nuevo: con el que tenía no se puede guardar.

Emitida, pero sin enviar

La factura ya tiene número y fecha y cuenta como emitida, pero no ha llegado al cliente. Pasa cuando el servidor de correo no responde tras unas dos horas de reintentos, cuando no queda ninguna dirección a la que enviarla o cuando la persona responsable ya no puede enviar facturas. El aviso de la ficha te deja elegir:

No hace falta enviarla te pide confirmarlo («¿No hace falta enviarla?») y admite una Nota (opcional) interna, por ejemplo, que se la diste en mano. La programación queda Emitida según lo programado, el historial dice quién indicó que no hacía falta enviarla, con su nota, y deja de avisar. Si más adelante quieres enviarla, la envías desde la ficha como cualquier factura.

• No hace falta enviarla lo puede hacer quien tenga «Enviar facturas» o «Emitir facturas», y no depende del plan.
• Reintentar ahora pide los mismos permisos que cambiar la programación y Cobros recurrentes en el plan.

Tampoco tienes que hacer nada si la envías por otro camino de UTILIA OS (la ficha, un asistente de IA o la API): en cuanto sale, la programación se da por terminada. Y si mientras tanto la factura se cobra, se anula, se rectifica o se devuelve su importe, se cierra sola antes del siguiente aviso.

Lo que puede impedir que salga

Antes de programarla, el aviso previo y el aviso del día usan las mismas frases. Algunas impiden emitirla y otras solo afectan al envío o a un dato. El botón de arreglo solo aparece si tú puedes hacerlo; si lo que falta se corrige editando la factura y tú no puedes editarla, verás «Pídeselo a quien pueda editar facturas».

• Los datos de tu empresa se copian en el borrador al crearlo, así que se completan en la propia factura, con Editar factura.
• Añadir destinatario te lleva al campo Para: en el diálogo, directamente; desde la ficha, abriendo Cambiar programación.
• Un cliente suspendido o bloqueado no impide emitir, igual que cuando emites a mano. Solo la baja del cliente lo impide.
• Falta confirmar la fecha de la operación cuando el borrador trae una que nadie ha confirmado y no es la del día de emisión. Se arregla respondiendo a «¿Cuándo se hizo la operación?»: en el diálogo, con Confirmar la fecha; desde la ficha, con Cambiar programación o, si ya no se pudo emitir, Programar otro día.
• La serie desactivada impide emitirla porque el número se asigna ese día en la serie del borrador: reactívala o cambia la serie del borrador.
• El plazo de la última fila depende del cliente: a una empresa o un profesional, antes del día 16 del mes siguiente al de la operación; a un particular, el mismo día de la operación.

Si algo falla

• Dice que hubo un fallo pasajero. No tienes que hacer nada: se vuelve a intentar sola en unos minutos.
• Dice que algo falló al emitirla. La factura sigue en borrador, sin número y sin enviar: un fallo no consume ningún número. Pulsa Reintentar ahora y, si vuelve a fallar, pide ayuda a soporte.
• Salió un día más tarde. No pudo salir el día elegido y salió dentro del margen, con la fecha del día en que salió y el número que le tocaba ese día. Lo explica Qué pasa el día elegido.
• No ves Hacerte cargo ni Programar otro día. La programación incluye el envío y no tienes «Enviar facturas», o tu plan ya no incluye Cobros recurrentes. Puedes emitirla con Emitir ahora o cancelarla.
• La persona que la llevaba se ha ido. Si en su baja no se traspasaron sus facturas programadas, otra persona tiene que pulsar Hacerte cargo. Lo cuenta Si la persona responsable deja la empresa.
• No te llegó ningún aviso. Los avisos llegan solo a la persona responsable y a los Super Administradores. Comprueba en Mi perfil › Avisos que tengas activado Factura programada que necesita atención.