Gastos, proveedores y facturas recibidas

Si las facturas que emites son el dinero que entra, los gastos son el dinero que sale: la factura del proveedor de alojamiento web, el alquiler de la oficina, un viaje, la suscripción a un programa. En Finanzas › Gastos, necesitas entrar con tu cuenta registras cada uno con su justificante, su proveedor, sus impuestos y su estado, y desde ahí alimenta tus impuestos, tu contabilidad y tu previsión de caja.

Una factura recibida es un gasto al que le indicas el número de factura del proveedor y le adjuntas el PDF: no tiene una pantalla aparte.

Los proveedores

Un proveedor es la empresa o persona a la que compras. Se da de alta una vez en Finanzas › Proveedores, necesitas entrar con tu cuenta y se reutiliza en cada gasto: sus datos fiscales se rellenan solos.

1. Crea el proveedor

   El único dato obligatorio es el nombre. Cuanto más completes, menos tendrás que repetir después.

2. Añade sus datos fiscales y de contacto

   Nombre comercial y legal, NIF, correo, teléfono, web y dirección.

3. Añade sus datos bancarios y de pago

   Banco, IBAN, SWIFT y los días de plazo de pago habituales, que sirven para calcular el vencimiento de sus facturas.

4. Configura sus impuestos por defecto

   Si un proveedor aplica siempre el mismo régimen o te practica una retención, déjalo configurado: cada gasto suyo partirá de esos valores.

La ficha del proveedor reúne además sus personas de contacto (con su cargo, su área y sus datos; independientes de los contactos del CRM), sus interacciones (llamadas, reuniones, notas y los correos intercambiados, que se vinculan solos), su logotipo, sus archivos y sus compras y gastos. Cada bloque aparece solo si tienes su permiso y si tu plan incluye el aplicativo del que depende.

Si el mismo proveedor está dado de alta dos veces («Acme S.L.» y «ACME»), la pantalla de duplicados de Proveedores te permite fusionarlos: se conserva uno y todos los gastos pasan a él. Un proveedor que ya tiene gastos no se puede eliminar; fusiónalo con el correcto para no perder su historial.

Los estados de un gasto

En cuanto un gasto sale de borrador, sus datos fiscales quedan protegidos. Si tienes que corregir algo importante, usa Devolver a borrador.

Registrar un gasto

1. Crea el gasto

   En Gastos, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nuevo gasto. Elige el proveedor de tu lista para que sus datos se rellenen solos. Si es una factura recibida, anota también su número y el NIF del proveedor.

2. Pon la fecha y la categoría

   Indica la fecha y, si lo sabes, el vencimiento. Elige la categoría que describe el gasto: material de oficina, servicios profesionales, alquileres, suministros, viajes y dietas, marketing y publicidad, seguros, impuestos y tasas, nóminas, gastos financieros, amortizaciones, software y suscripciones, u otros gastos.

3. Añade las líneas y los impuestos

   Detalla el gasto en una o varias líneas con su tipo de IVA o IGIC. Si el proveedor te practica retención, indícala. Si el gasto solo es deducible en parte (un caso típico son los turismos), ajusta el porcentaje deducible de cada línea.

4. Adjunta el justificante

   Sube la factura, el recibo o el tique en PDF o imagen, hasta 10 MB.

Registrar un gasto y aprobarlo son permisos distintos: cualquiera del equipo puede cargar sus gastos y justificantes, y la aprobación queda para quien corresponda.

Subir facturas para que las lea la IA

Si tienes varias facturas de proveedor, pulsa Subir facturas y arrástralas todas a la vez: la IA las lee y crea los gastos. Si tienes permiso para aprobar gastos, el gasto se crea aprobado; si no, el documento queda en Documentos por revisar, dentro de Gastos, para que alguien con ese permiso lo revise. Revisa siempre los datos leídos antes de darlos por buenos.

• Si el documento está en otra divisa, el gasto queda en borrador hasta que confirmes su importe en euros.
• Si parece un duplicado de otro documento o de un gasto ya registrado, se para y te pide decidir. Conservar los dos significa que son facturas distintas; asegúrate de que lo son.
• Crear el gasto desde un documento no registra su pago, aunque el documento diga «pagado». El pago al proveedor se registra aparte cuando corresponda.

Aprobar y pagar

1. Envía a aprobación

   Con el borrador completo, pulsa Enviar a aprobación. Pasa a Pendiente de aprobación.

2. Aprueba o rechaza

   Quien tiene permiso pulsa Aprobar o Rechazar. Si rechaza, indica el motivo, que queda anotado. Un gasto rechazado se puede Devolver a borrador, corregir y volver a enviar.

3. Registra el pago

   Con el gasto aprobado, pulsa Registrar pago e indica el importe, la fecha, el medio de pago y la referencia. Un pago parcial reduce lo pendiente; el gasto pasa a Pagado al completar el importe.

A fin de mes no hace falta ir uno por uno: selecciona varios gastos y envíalos a aprobación, apruébalos, regístralos como pagados o elimina los borradores de una vez.

Buscar, analizar y exportar

• Filtros: por proveedor, estado, categoría o fechas.
• Estadísticas: la propia pantalla resume tus gastos del periodo.
• Resumen por proveedor: en la ficha de cada proveedor ves lo que le has gastado.
• Exportar: descarga tus gastos en Excel o CSV para tu gestoría.

Cómo se conecta con el resto de Finanzas

• Impuestos: el IVA o IGIC soportado de tus gastos, con su porcentaje deducible, y las retenciones que practicas se llevan a los modelos correspondientes.
• Contabilidad: con la contabilidad activada, al aprobar un gasto y al registrar su pago se generan sus asientos.
• Tesorería: los gastos aprobados sin pagar forman parte de la previsión de caja, y el movimiento del banco se concilia con el gasto.

Quién puede hacer qué

Cada acción tiene su permiso, y el alcance dice sobre qué gastos lo tienes. Así vienen de partida:

Crear, eliminar y exportar proveedores, y gestionar sus contactos y su actividad, tienen sus propios permisos. Para consultar Documentos por revisar hace falta además «Ver pagos». Las personas de contacto de un proveedor son datos personales de terceros: por eso tienen permisos propios, separados de los de la ficha.

Siguiente paso

Con los gastos al día, el paso natural es cuadrarlos con el banco y vigilar la previsión de caja.

• TesoreríaConcilia los movimientos del banco con tus facturas y gastos.
• Impuestos y modelos de HaciendaCómo tus gastos alimentan el IVA soportado y las retenciones.