Programar la emisión de una factura

Cuando una factura tiene que salir otro día (la cuota del día 1, el trabajo que entregas el viernes), déjala en borrador y prográmala. Ese día, a primera hora, UTILIA OS la emite con la fecha de ese día, le asigna entonces su número y, si lo pides, se la envía al cliente. Hasta entonces sigue siendo un borrador, sin número: puedes corregirla, y el cliente no la ve, tampoco en su portal.

Para emitirla hoy, sigue Facturación. Si la misma factura se repite cada mes, lo tuyo es un cobro recurrente.

Antes de empezar

• Un borrador de factura ordinaria creado en UTILIA OS. Las facturas simplificadas, las rectificativas y las notas de crédito se emiten en el momento. Tampoco se programan los borradores que gestiona otro proceso: los de un cobro recurrente, que se emiten desde su revisión; los de una aplicación conectada; y la factura que sustituye a otra rectificada.
• El permiso «Emitir facturas» y, para que además se envíe, «Enviar facturas». De partida los tienen el Super Administrador, sobre todas las facturas, y el Gerente, sobre las de su departamento.
• Cobros recurrentes en el plan. Programar la emisión va incluido en esa capacidad. Para ver una programación, cancelarla o dar por resuelto su envío no hace falta.

No hace falta que el borrador esté completo: al programarlo ves lo que le falta y tienes hasta ese día para arreglarlo.

Programar una factura

1. Abre el borrador

   En Finanzas, Facturas, abre la factura en borrador.

2. Pulsa Programar

   Está en la cabecera de la ficha, junto a Emitir factura, y en el menú Acciones como Programar emisión. También lo ofrecen el menú de cada borrador en el listado y el enlace Programarla para otro día del diálogo de emitir. Se abre el diálogo Programar emisión.

3. Elige el día de emisión

   Cualquier día desde mañana hasta dentro de un año, contando los días en la zona horaria de tu empresa. Tienes atajos (Mañana, El lunes, Principio de mes) y Otra fecha para elegirlo en el calendario. Para emitirla hoy, usa Emitir factura.

4. Indica cuándo se hizo la operación

   Si el borrador trae una fecha de operación distinta del día elegido, el diálogo pregunta «¿Cuándo se hizo la operación?»: el día del borrador, El día que se emita u Otro día, nunca posterior al de emisión. Si esa fecha la indicó una persona, ya viene elegida; si no, elige tú. Si el borrador no trae ninguna, saldrá con la del día de emisión; para indicar otra, pulsa ¿La operación fue otro día?

5. Decide si se envía

   Con Enviarla al cliente ese día activado, el campo Para trae los contactos de facturación del cliente, y ese día se envía a las direcciones que dejes ahí. Debajo puedes escribir un Mensaje personal y, en Más opciones, poner a alguien en Copia o Copia oculta y elegir la Plantilla, como al enviar cualquier factura. Sin el permiso «Enviar facturas» esta opción no aparece: se programa solo la emisión, y después tendrá que enviarla quien pueda enviar facturas.

6. Revisa lo que falta

   El bloque Antes de programarla comprueba si ese día podrá emitirse y enviarse tal como está. Cada cosa que falte trae su arreglo al lado. Puedes programarla igualmente y completarlo antes del día.

7. Confirma

   Pulsa Programar emisión (o Programar emisión y envío, si se enviará). La factura queda Programada y su ficha dice qué día saldrá y a quién.

Qué pasa el día elegido

A primera hora de la mañana, en la zona horaria de tu empresa, UTILIA OS emite el borrador tal como esté guardado en ese momento. Lo hace en nombre de la persona responsable, que de partida es quien lo programó (lo cuenta Quién la emite ese día).

• Fecha de emisión: la de ese día. Si sale con retraso, lleva la del día en que sale; nunca una fecha anterior.
• Número: el siguiente de su serie ese día. Se le asigna al emitirse, en el mismo paso que la fecha, así que nunca rompe el orden de la numeración. Lo explica La numeración de las facturas.
• Fecha de la operación: la que elegiste al programarla o la que ya tenía el borrador; si no hay ninguna, la misma que la de emisión.
• Vencimiento: se mueve con la emisión y conserva los días de plazo. Un borrador fechado el 30 de octubre que vence el 29 de noviembre, programado para el 1 de diciembre, vencerá el 31 de diciembre.
• Correo: si lo pediste, sale justo después, como cuando la envías tú: con el PDF adjunto, la plantilla elegida y tu mensaje. El cliente recibe el correo de siempre; nada le dice que estaba programada. No llega a los contactos del cliente que hayan desactivado en su portal los avisos de sus facturas, tampoco si escribiste su dirección a mano. Si el servidor de correo no responde, se reintenta solo durante unas dos horas.
• Envío automático al emitir: si tu empresa tiene activado Enviar la factura al cliente automáticamente al emitirla, manda lo que elegiste al programarla. La factura no se envía dos veces y, si la programaste sin envío, tampoco sale entonces.
• Aviso: la persona responsable recibe en la aplicación «Factura emitida y enviada» o «Factura emitida».
• Después: el cliente la ve en su portal como cualquier otra factura, y entra en tus recordatorios de cobro.

Si algo impide emitirla o enviarla, no se da por perdida: te avisa, la reintenta durante un margen y te dice qué falta. Lo cuenta Si una factura programada no sale.

Estados de una factura programada

Mientras espera, la factura es un borrador con la marca Programada; el día que sale, la marca pasa a «Emitiéndose» y, si hay que enviarla, a «Emitida, enviándose» hasta que el correo sale. En el listado de facturas, debajo de la marca van el día y, si se enviará, «con envío» (por ejemplo, «1 nov · con envío»), y el filtro Estado tiene, detrás de Borrador, las opciones Programada y No se pudo emitir o enviar. La ficha muestra la programación y, en Ver historial, quién la programó, los cambios, cada intento y el resultado.

Quien solo puede ver facturas ve la programación en la ficha, sin botones. Las direcciones a las que se enviará las ve enteras quien puede enviar facturas; con «Ver contactos de facturación» se ven todas salvo la copia oculta, y sin ninguno de los dos permisos solo cuántos destinatarios hay. El mensaje personal solo lo lee quien puede enviar facturas. El historial nunca guarda direcciones: dice a cuántas personas se envió, no a quiénes.

Cambiar o cancelar la programación

Desde el aviso de la ficha o desde el menú Acciones:

• Cambiar (en el menú, Cambiar programación): abre el mismo diálogo para elegir otro día o cambiar el envío, y guardas con Guardar cambios. Quien la cambia pasa a ser la persona responsable. Si no se pudo emitir, el aviso lo llama Programar otro día y, al guardar, vuelve a estar programada.
• Cancelar programación: la factura sigue en borrador y no se emitirá sola. Si te equivocas y el día aún no ha llegado, pulsa Deshacer en el aviso que aparece, o vuelve a programarla cuando quieras. Cancelar pide «Emitir facturas» o «Editar facturas», y no depende del plan: si tu empresa deja de tener Cobros recurrentes, puede retirar lo que dejó programado.
• Emitir ahora: la emite en el momento, con la fecha de hoy, y cancela la programación. No se envía sola: si la programación incluía el envío y puedes enviar facturas, al terminar se abre el envío con los mismos destinatarios para que lo revises.

Si la programación incluye el envío y no tienes «Enviar facturas», no ves Cambiar, Hacerte cargo ni Reintentar ahora: puedes cancelarla o pedir que la cambie quien pueda enviar facturas. Durante los minutos en que se está emitiendo no se puede cambiar ni cancelar.

Si tocas el borrador programado

• Editarlo se puede, y la programación sigue: lo que se emita será lo guardado ese día. Como ese día saldrá en tu nombre, para guardar cambios necesitas además «Emitir facturas» y, si se enviará sola, «Enviar facturas». Si no los tienes, el editor te lo dice al entrar («Esta factura se emitirá sola el…») y deja el formulario en solo lectura: pide el cambio a la persona que la lleva. Al guardar, pasas a ser la persona responsable.
• Emitirlo a mano antes del día cancela la programación, igual que Emitir ahora.
• Duplicarlo crea un borrador normal: la copia no se programa.
• Eliminar el borrador cancela también su programación, y no afecta a la numeración.

Si cambia el estado del cliente

• Suspendido o bloqueado: se emite igualmente, como si la emitieras tú a mano. Antes de programarla y el aviso de la ficha te lo recuerdan, con Ver cliente.
• Dado de baja: al desactivar el cliente (pasa a Inactivo), la programación se cancela y la persona responsable y los Super Administradores reciben «Se ha cancelado una emisión programada». Es el único estado del cliente que impide emitirla.
• Si se suprimen sus datos por una petición de privacidad, también se cancela.

En los dos últimos casos la factura sigue en borrador.

Quién la emite ese día

Cada factura programada tiene una persona responsable: quien la programó o, después, la última persona que la cambió, editó el borrador o pidió reintentarla. Ese día, antes de emitir, se comprueba que esa persona sigue activa en tu empresa, que puede emitir facturas y que la factura entra en lo que puede ver; si va a enviarse, también que puede enviarlas. Nadie emite con la autoridad de otro.

• Si ya no puede emitir, la factura no se emite y se avisa. Otra persona que pueda emitir (y enviar, si se enviará) pulsa Hacerte cargo y pasa a ser la responsable.
• Si puede emitir pero no enviar, se emite, pero no se envía, y se avisa.

Cuando otra persona pasa a ser la responsable, la anterior recibe en la aplicación «Otra persona lleva ahora una factura programada», y el aviso de la ficha añade «Ahora la lleva…».

Si la persona responsable deja la empresa

Al desactivarla o archivarla, el traspaso de trabajo incluye Facturas programadas de las que es responsable: las que esperan su día, las que no se pudieron emitir y las emitidas que aún no se han enviado. Responde a «¿Quién pasa a llevar sus facturas programadas?» con alguien que pueda emitir facturas y, si alguna se envía sola, también enviarlas. Si no puede, el traspaso se detiene antes de mover nada y te pide elegir a otra persona.

• Repartirlas pide «Emitir facturas» sobre la persona que se va: con alcance de departamento, solo si es de tus departamentos.
• Cada factura deja en su historial «Se hizo cargo», con el nombre de quien la recibe.
• Si no las traspasas, el día elegido no saldrán: verás «La persona responsable ya no puede emitir facturas» hasta que otra persona pulse Hacerte cargo.

Si algo falla

• No ves Programar. Solo aparece en un borrador ordinario sin programar y con el permiso «Emitir facturas». Si tu plan no incluye Cobros recurrentes, la opción aparece con un candado que te dice qué plan la incluye.
• Te dice «Elige cuándo se hizo la operación». El borrador trae una fecha de operación distinta del día elegido: responde a «¿Cuándo se hizo la operación?».
• Al abrir el borrador no te deja cambiar nada. Te falta «Emitir facturas» o, si se enviará, «Enviar facturas». Lo cuenta Si tocas el borrador programado.
• No ves Cambiar ni Hacerte cargo. La programación incluye el envío y no tienes «Enviar facturas». Puedes cancelarla; para cambiarla, pídeselo a quien pueda enviar facturas.
• No te deja cambiarla ni cancelarla. Se está emitiendo en ese momento. Vuelve a mirarla en unos minutos.
• No salió el día elegido, o salió sin enviarse. Lo cuenta Si una factura programada no sale.

Desde un asistente de IA

Un asistente de IA conectado a UTILIA OS puede programar, cambiar, cancelar y reintentar la emisión de una factura, y dar por resuelto un envío que no salió, con tus permisos y tu plan. Antes de programarla, cambiarla o reintentarla te enseña qué pasará ese día y espera a que lo confirmes. La referencia técnica está en Emisión programada de un borrador.

Siguiente paso

En cuanto la factura sale, empieza el camino del cobro.

• Recordatorios de cobroCuándo y cómo se le recuerda al cliente la factura que acaba de salir.
• Facturas en el portal del clienteLo que ve tu cliente cuando la factura sale y cómo la paga.