Impuestos y modelos de Hacienda

Si tus facturas, tus gastos y tus cobros ya están en UTILIA OS, calcular cada modelo de Hacienda no tiene por qué ser trabajo manual. Tú indicas una vez tu situación fiscal, UTILIA OS te prepara la agenda de impuestos del año y, llegado el momento, calcula cada modelo con lo que ya tienes registrado. Tú revisas, presentas en la sede del organismo y guardas el justificante.

Dónde está cada cosa

Para trabajar aquí necesitas el permiso «Ver modelos fiscales», que de partida tienen el Super Administrador y el Gerente. Marcar un modelo como presentado exige «Presentar modelos», que de partida solo tiene el Super Administrador.

• Finanzas › Ajustes › Configuración fiscal, necesitas entrar con tu cuenta: tu régimen, tu actividad, la periodicidad, el inicio del ejercicio y las retenciones. No necesitas la capacidad Impuestos para configurar aquí cómo salen tus facturas y presupuestos.
• Finanzas › Impuestos, necesitas entrar con tu cuenta: el trabajo de cada trimestre, con las pestañas Modelos y plazos, Calendario fiscal, Libros registro, Bienes de inversión, Ejercicios y cierres y, si estás acogido, SII. Necesita la capacidad Impuestos, incluida en los planes Profesional y Avanzado; si tu plan no la tiene, verás su candado.

Tus datos de empresa (NIF, razón social, dirección fiscal) no se configuran aquí, sino en Ajustes › Organización, necesitas entrar con tu cuenta, pestaña Fiscal y bancario. Se combinan con la configuración fiscal al generar cada declaración.

Cuatro conceptos

Paso 1: tu situación fiscal

Se hace una vez y se retoca solo si cambia tu situación. Sirve para que UTILIA OS no te ofrezca modelos que no te tocan.

1. Elige tu régimen

   Península con IVA, Canarias con IGIC, alguno de los territorios forales (Álava, Bizkaia, Gipuzkoa, Navarra), Ceuta y Melilla con IPSI, operaciones internacionales o un régimen personalizado. UTILIA OS nunca mezcla modelos incompatibles, como el IVA estatal y el IGIC canario.

2. Indica si eres autónomo o sociedad

   Como autónomo te propone los modelos de IRPF de actividad (130, 131, 100); como sociedad, los del Impuesto sobre Sociedades (200, 202, 232).

3. Elige la periodicidad

   Trimestral (lo habitual), mensual (grandes empresas o devolución mensual) o anual.

4. Marca los modelos que te aplican

   Te sugiere los habituales para tu caso y te deja marcar los demás, por ejemplo el 111 o el 115 si pagas nóminas o alquileres. Al marcar un modelo periódico, te sugiere también su resumen anual (el 390 si presentas el 303, el 190 si presentas el 111).

5. Marca los regímenes especiales

   Criterio de caja, recargo de equivalencia (solo con IVA peninsular), SII o facturación a la Administración Pública. Con un régimen canario, en lugar del recargo de equivalencia verás la pregunta sobre el comerciante minorista, que se explica más abajo.

Los modelos que conoce UTILIA OS

Paso 2: la agenda del año

1. Genera los periodos

   En Ejercicios y cierres, genera los periodos del año según tu periodicidad (los cuatro trimestres, los doce meses o el año). Ahí se irán acumulando tus facturas y gastos.

2. Sigue los avisos

   UTILIA OS vigila los plazos y la coherencia de los datos: te avisa cuando se acerca un plazo, cuando un modelo tiene cuota pendiente de pago o cuando algo conviene revisar antes de declarar (facturas en borrador, gastos sin aprobar, un periodo aún abierto).

3. Cierra el periodo

   Cuando no esperas más facturas ni gastos de un trimestre, ciérralo: las cifras quedan congeladas y el cálculo es estable. Si te equivocas, un periodo cerrado se puede reabrir.

En Configuración fiscal, dentro de Ejercicio y periodicidad, hay dos fechas que se confunden con facilidad:

Paso 3: el ciclo de un modelo

Cada modelo sigue el mismo camino, desde que lo calculas hasta que guardas el resguardo. Todo ocurre en UTILIA OS salvo la presentación, que haces tú en la sede del organismo:

Para calcular un modelo pulsa Calcular declaración en Modelos y plazos. Si algo no cuadra, corrige los datos de origen y vuelve a calcular. El resguardo que subas se guarda en la carpeta fiscal del ejercicio, en el gestor de archivos.

Cada modelo te dice a quién se presenta: la sede de la AEAT para los estatales, la Agencia Tributaria Canaria para el IGIC y el 415, la Diputación o Hacienda Foral para los forales y la Ciudad Autónoma de Ceuta o Melilla para el IPSI. Algunos modelos (como el 100 de la renta o el 720) no se calculan, pero puedes registrar su presentación a mano para que queden en tu historial y en tu archivo.

Corregir un modelo ya presentado

Un modelo presentado no se borra. Si declaraste de menos, pulsa Crear declaración complementaria: la original queda intacta y se crea un modelo nuevo sobre el mismo periodo, recalculado y vinculado a la original.

Canarias: el 415, el 420 y el 347

Modelo 415 (operaciones con terceros ante la Agencia Tributaria Canaria). UTILIA OS genera el fichero oficial con el diseño publicado por la ATC; lo descargas y lo subes en su sede con tu certificado. El fichero recoge las compras y ventas por cliente o proveedor que superan el umbral anual. No cubre las presentaciones de varios declarantes en un mismo fichero ni algunos casos especiales (inmuebles arrendados, mediación, cobros en metálico, criterio de caja): si te afectan, complétalos en la sede de la ATC o con tu asesor.

Modelo 420 (IGIC trimestral). La ATC no publica el formato del fichero de su programa de ayuda, así que no hay fichero de importación. A cambio, el detalle de la declaración te muestra el bloque Casillas del modelo 420 con los importes calculados y el número de casilla oficial delante de cada uno, listos para trasladarlos al programa de la ATC. Las casillas marcadas como Revisión manual no se calculan: complétalas tú si te aplican.

El 347 también te toca. El 415 no sustituye al 347: quien está establecido en Canarias presenta el 415 ante la ATC y, casi siempre, también el 347 ante la AEAT. Por eso, con un régimen canario, UTILIA OS te sugiere los dos. El umbral de partida es de 3.005,06 euros anuales por cliente o proveedor, pero es configurable: comprueba el que tienes antes de un cierre anual.

Por defecto, tu 347 incluye las operaciones con IGIC además de las peninsulares (es el criterio del artículo 33.1 del Real Decreto 1065/2007 y de la consulta 702/2008 de la ATC), y el umbral se aplica sobre la suma de ambas. Si tu asesor prefiere declarar las operaciones con IGIC solo en el 415, desactiva Tus operaciones con IGIC van también al 347 en Configuración fiscal, dentro de Ejercicio y periodicidad. El detalle del cálculo del 347 te dice qué criterio se ha aplicado.

Los envíos de bienes entre Canarias y la península no se declaran ni en el 347 ni en el 415, y UTILIA OS no los distingue automáticamente. Si los tienes, revisa las cifras con tu asesor antes de presentar.

El comerciante minorista del IGIC

Si tributas en Canarias y vendes bienes al público sin fabricarlos ni transformarlos, es probable que estés en el régimen especial del comerciante minorista del IGIC. No se elige: se pertenece cuando se cumplen las condiciones legales (a grandes rasgos, que el año anterior más del 70 % de esas ventas fuera a particulares). UTILIA OS no puede saberlo, así que te lo pregunta en Configuración fiscal (y en el asistente de primera configuración): ¿Tienes actividad de comerciante minorista?

Con el régimen declarado:

• Las líneas de tus facturas, presupuestos y cobros recurrentes tienen el selector Actividad: «Venta minorista» (exenta de IGIC) o «Régimen general» (con su tipo). Toda factura con una venta minorista incluye sola la mención legal del comerciante minorista (artículo 27 del Decreto Legislativo 1/2025).
• En los gastos, Actividad ofrece «Actividad minorista» (el IGIC soportado no se deduce), «Régimen general» (se deduce) y «Común a las dos actividades» (se deduce solo la parte que corresponda).
• Si es tu única actividad, tu agenda te explica por qué no aparecen el 420 ni el 425.

Entrar o salir del régimen es una comunicación censal (modelo 400 ante la ATC) que UTILIA OS no presenta por ti: cambiar la respuesta ajusta tus facturas y tus modelos, pero no sustituye al trámite. Consúltalo con tu asesor.

Líneas exentas en el IGIC

Además de los tipos vigentes (0 %, 1 %, 3 %, 5 %, 7 %, 9,5 %, 15 % y 20 %), las facturas con IGIC admiten «Exento» (la ley exime de cuota) y «No sujeto» (la operación está fuera del impuesto). Toda línea exenta exige su Causa de exención, porque de ella depende la mención legal que se imprime en la factura:

En el PDF y en el portal del cliente, la línea muestra «Exento» en lugar de «0 %». El libro registro distingue las operaciones exentas y no sujetas, y su exportación incluye la causa de exención.

Quién puede hacer qué

Cómo se conecta con el resto de Finanzas

• Facturas emitidas: aportan el impuesto repercutido y las bases de cada periodo.
• Gastos: aportan el impuesto soportado deducible y las retenciones que practicas.
• Contabilidad: al cerrar un periodo de IVA se genera su asiento de liquidación.
• Tesorería: la cuota a ingresar de un modelo presentado aparece como pago pendiente hasta que la confirmas.

Siguiente paso

• Contabilidad sin ser contableActiva la contabilidad para que tus libros cuadren con tus impuestos.
• VeriFactuRegistros de facturación y su envío a la AEAT.