Incidencias en la numeración de las facturas
Qué vigila UTILIA OS en tus series de facturas, qué significa cada nivel, quién recibe el aviso y cómo dejar constancia de lo que habéis revisado.
Actualizado el . 9 min de lectura
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Cada día, UTILIA OS repasa las facturas emitidas de cada serie y te avisa si algo no cuadra: un número que falta, uno repetido, una fecha fuera de orden o un año del número distinto del de la fecha. No arregla nada cambiando números, porque una factura emitida no se renumera: documenta la incidencia con su causa, te avisa según lo grave que sea y te deja anotar lo que habéis revisado, para que tu asesoría lo tenga todo en un informe. Cómo recibe su número cada factura lo cuenta La numeración de las facturas.
Dónde se ven
En Ajustes, Organización, pestaña Facturas, el bloque Estado de la numeración reúne la última factura de cada serie y las incidencias, cada una con su causa:
- Año: el actual y el anterior, o cualquier año con incidencias. Si hay en otros años, una línea lo dice, como «Hay 2 incidencias de 2024».
- Series: por serie y año, la última factura emitida, su fecha y, si sigue a otro programa, desde qué número.
- El nivel de cada incidencia: Grave, Aviso o Informativa. Las más graves van arriba.
- Cada incidencia, con qué pasa, sus números, su causa, las facturas implicadas y Marcar como revisada.
- Fija el punto de partida de una serie que continúa la de otro programa.
Si no hay ninguna incidencia, el bloque lo dice en una línea: «No hay incidencias en la numeración de 2026 ni de 2025». Si las hay, cada una dice qué pasa y su causa, quién la revisó y con qué nota, si alguien lo ha hecho, y enlaza sus facturas con Ver la factura 2026-00045. El bloque está siempre al día; los avisos, en cambio, salen con la revisión diaria.
Qué vigila cada día
De madrugada, la vigilancia de la numeración repasa las facturas emitidas de cada serie y año en busca de cuatro cosas:
- Hueco en la numeración: un número que falta entre dos facturas de la serie.
- Número repetido: dos facturas emitidas con la misma secuencia.
- Fecha fuera de orden: una factura cuya fecha no sigue el orden de los números. La incidencia nombra a la factura que se sale del orden, no a su vecina: «La factura 2025-00108 tiene fecha del 7 de enero de 2026, posterior a la de la 2025-00109, que lleva un número mayor».
- Año del número distinto del de la fecha: por ejemplo, esa misma 2025-00108, fechada en 2026. Si la factura además rompe el orden de fechas, como en el ejemplo, es una sola incidencia con las dos cosas.
Que una serie empiece en un número mayor que el 1, como la 2025-00101, no es una incidencia: la norma pide que la numeración sea correlativa, no que empiece en el 1. Si la serie continúa la de otro programa, los huecos se cuentan desde su punto de partida.
Los tres niveles
Cada incidencia tiene un nivel, que decide si te avisa y por dónde:
Los tres niveles de una incidencia
En la aplicación, el móvil y el correo
Grave
Solo en la aplicación
Aviso
Sin aviso
Informativa
Cada incidencia avisa una sola vez. Si el mismo día aparecen varias, llega un solo aviso con todas, por los canales de la más grave: «Hay un hueco sin explicación en la numeración de tus facturas», «Hay un número repetido en tus facturas emitidas» o «Hay 3 incidencias nuevas en la numeración de tus facturas», con el botón Ver la numeración, que abre el bloque en el año de la incidencia.
Quién la ve y quién recibe el aviso
El estado de la numeración lo ve quien puede ver las facturas de toda la organización o editar la organización, con Finanzas en tu plan: de partida, el Super Administrador. Tu asesoría también lo ve si le compartes Contabilidad y fiscalidad, en solo lectura.
Quién ve y quién revisa la numeración
| Acción | Ver todas las facturas | Editar organización | Tu asesoría |
|---|---|---|---|
| Ver el estado de la numeración | Sí | Sí | Sí |
| Abrir las facturas implicadasCon «Editar organización» solo, ves la serie, no sus facturas. | Sí | No | Sí |
| Recibir el avisoTu equipo, si además tiene «Ver organización». Los Super Administradores, siempre. | Sí | Sí | Sí |
| Descargar el informe | Sí | Sí | Sí |
| Marcar como revisada | No | Sí | No |
- Ver el estado de la numeraciónSí
- Abrir las facturas implicadasCon «Editar organización» solo, ves la serie, no sus facturas.Sí
- Recibir el avisoTu equipo, si además tiene «Ver organización». Los Super Administradores, siempre.Sí
- Descargar el informeSí
- Marcar como revisadaNo
- Ver el estado de la numeraciónSí
- Abrir las facturas implicadasCon «Editar organización» solo, ves la serie, no sus facturas.No
- Recibir el avisoTu equipo, si además tiene «Ver organización». Los Super Administradores, siempre.Sí
- Descargar el informeSí
- Marcar como revisadaSí
- Ver el estado de la numeraciónSí
- Abrir las facturas implicadasCon «Editar organización» solo, ves la serie, no sus facturas.Sí
- Recibir el avisoTu equipo, si además tiene «Ver organización». Los Super Administradores, siempre.Sí
- Descargar el informeSí
- Marcar como revisadaNo
Cada persona elige por dónde le llega en Mi perfil › Avisos, en la fila Incidencia en la numeración de facturas. Lo grave llega por los canales que marques, que de fábrica son los tres. Una fecha fuera de orden llega solo en la aplicación, aunque tengas marcados el móvil o el correo.
Qué hacer con cada una
- Hueco sin causa probada. Busca qué pasó con ese número: una factura anulada a mano, un número que se usó en otro programa… Hacienda admite un salto en la numeración si se acredita su causa, así que anótala al marcarla como revisada y revísalo con tu asesoría.
- Número repetido. Una de las dos facturas se anula o se rectifica y se vuelve a emitir con un número nuevo; decide con tu asesoría cuál. Lo cuentan Corregir o anular una factura emitida y Rectificativas y notas de crédito. No puede volver a pasar: dos facturas ya no pueden compartir número.
- Fecha fuera de orden. La factura sigue siendo válida y no hay que tocarla. Guarda la explicación: márcala como revisada con lo que pasó y conserva el informe.
- Año del número distinto del de la fecha. La norma no obliga a que coincidan y la factura es válida: queda anotado por si te lo preguntan. Tampoco puede volver a pasar, porque el número lleva siempre el año de la fecha de la factura.
- Hueco con su causa probada. No tienes que hacer nada: queda en el informe.
Marcar una incidencia como revisada
Sirve para dejar constancia de lo que habéis revisado y decidido. Necesitas el permiso «Editar organización».
Busca la incidencia
En Estado de la numeración. Si es de un año que no es el actual ni el anterior, ábrelo en Año.
Pulsa Marcar como revisada
Está al pie de cada incidencia, junto a sus facturas.
Cuenta qué habéis revisado
En Qué habéis revisado y qué se ha decidido, de 3 a 1.000 caracteres. Por ejemplo: «Cuota de mayo registrada en enero; revisado con la asesoría».
Guárdalo
Pulsa Marcar como revisada.
La incidencia sigue en la lista, con el día, quién la revisó y tu nota. La nota queda en el historial y en el informe, y la factura no cambia. Un hueco revisado pasa a Informativa; las demás conservan su nivel: un número repetido sigue siendo Grave y una fecha fuera de orden, Aviso. Para corregir lo escrito, pulsa Cambiar la nota: manda la nueva, y la anterior queda en el historial.
El informe para la asesoría
Descargar informe para la asesoría (en la aplicación del móvil, Compartir informe para la asesoría) da un fichero CSV con una fila por incidencia de todos los años: serie, año, nivel, incidencia, números, cuántos son, descripción, causa documentada, el día en que se detectó y la revisión con su nota. El botón aparece siempre que haya alguna incidencia, aunque el año que miras no tenga ninguna. Guárdalo con tus libros.
Tu asesoría ve las incidencias en su Inicio, dentro de Contabilidad y fiscalidad, en cuanto hay alguna: con su nivel, su causa y lo que habéis revisado, las facturas implicadas y su Informe de incidencias de la numeración. No puede marcarlas como revisadas, porque esa revisión es de tu empresa. El aviso que recibe la lleva a su Inicio. Lo cuenta Dar acceso a tu asesoría.
La causa de cada hueco
Un hueco solo lleva una causa si el sistema tiene la prueba:
- «Número asignado a un borrador que nunca se expidió, por el diseño anterior del sistema», si consta que un borrador tuvo ese número, o «Número que tenía un borrador que se eliminó sin emitirse», si consta que se eliminó.
- «Número usado por una factura de otro tipo con la misma numeración», si lo lleva una rectificativa o un abono de antes del 8 de mayo de 2026, cuando compartían contador con las facturas ordinarias. No falta ninguna factura.
- «Salto anterior al cambio de la numeración», con el día de ese cambio, y «no consta que se emitiera ninguna factura con este número», si es de antes del cambio y no hay prueba de su causa.
- «Falta este número y el sistema no sabe por qué», si no consta nada.
Los dos primeros son causas probadas y quedan como informativas. Los dos últimos son graves hasta que alguien los revisa: si sabes qué pasó, anótalo.
Huecos de antes del cambio
Antes, un borrador recibía su número al crearse, y uno que no llegaba a emitirse dejaba un hueco. Al cambiar al diseño actual, los borradores que aún tenían número lo perdieron, y en su historial verás «Se liberó el número 2026-00045 de un borrador: lo recibirá al emitirse». Los huecos que ya había entre facturas emitidas aparecen con la causa que se pueda probar.
Incidencias que se retiran
Si algo que ya se avisó o se documentó deja de ser una incidencia con el criterio actual, sale del bloque y queda constancia en el registro de auditoría, con el motivo. Pasa, por ejemplo, con un aviso de que faltaban los números anteriores a la primera factura de una serie: una serie puede empezar en cualquier número.
Si algo falla
- No ves el estado de la numeración. Hace falta ver las facturas de toda la organización o editar la organización, y Finanzas en el plan.
- Ves la incidencia, pero no sus facturas. Entras solo con «Editar organización»: ves la serie, no las facturas. Para abrirlas hace falta ver todas las facturas.
- No ves Marcar como revisada. Te falta «Editar organización».
- Al guardar la revisión, dice «Esta incidencia ya no aparece en la numeración: se ha retirado». Se retiró mientras la revisabas, y la lista ya está al día.
- Ves una incidencia y no te llegó el aviso. Las informativas no avisan, una fecha fuera de orden avisa solo en la aplicación y cada incidencia avisa una vez. Revisa también tu fila en Mi perfil › Avisos y, si eres del equipo, que tengas «Ver organización».
- El aviso te abre un año que no es el actual. Es el año de la incidencia. Vuelve al actual y al anterior desde Año.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Organización. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.