Contabilidad sin ser contable
Activa la contabilidad, entiende los asientos que generan tus facturas y gastos, consulta libros y balances, usa unidades de negocio y cierra el ejercicio.
Actualizado el . 8 min de lectura
Incluido en el plan Avanzado. Ver precios
No hace falta ser contable para tener la contabilidad al día en UTILIA OS. Con la contabilidad activada, las operaciones que ya haces (emitir una factura, aprobar un gasto, registrar un cobro) generan su asiento contable. Tu trabajo es revisar lo pendiente, entender lo que ves y, una vez al año, cerrar el ejercicio. Ante cualquier duda de criterio, consulta con tu asesor.
La contabilidad está en Finanzas › Contabilidad, necesitas entrar con tu cuenta. Es una capacidad que solo incluye el plan Avanzado, y la entrada se oculta si tu configuración fiscal dice que eres autónomo, porque un autónomo no lleva contabilidad mercantil de partida doble. Necesitas el permiso «Ver contabilidad», que de partida tienen el Super Administrador y el Gerente.
Cuatro conceptos
| Concepto | Qué es |
|---|---|
| Asiento | La anotación de una operación. Siempre tiene dos lados que suman lo mismo, el debe y el haber. |
| Plan de cuentas | El catálogo de cuentas donde se clasifica cada movimiento: clientes, proveedores, bancos, ingresos, gastos. |
| Libro mayor | Todos los movimientos de una cuenta concreta; por ejemplo, de tu cuenta del banco. |
| Ejercicio | El año contable, normalmente del 1 de enero al 31 de diciembre. Al terminar se cierra y se calcula el resultado. |
Activar la contabilidad
Para anotar asientos hacen falta un plan de cuentas y un ejercicio abierto. Si eres una sociedad, al terminar el asistente de configuración fiscal (en Finanzas › Ajustes › Configuración fiscal, necesitas entrar con tu cuenta) te propone Activar la contabilidad: importa el Plan General Contable y abre el ejercicio del año en curso. Se puede repetir sin miedo: solo crea lo que falte.
Cada año tendrás que abrir el nuevo ejercicio y, al terminar el anterior, cerrarlo. Los ejercicios se gestionan en Impuestos › Ejercicios y cierres.
Los asientos que se generan solos
Con la contabilidad activada y el ejercicio abierto, el resto de Finanzas alimenta los libros sin que escribas nada:
De dónde salen los asientos
Recibe de
- Cada factura emitida genera el asiento de la venta, con su impuesto.
- Cada cobro anota la entrada en el banco y salda al cliente.
- Al aprobar un gasto y al pagarlo se generan sus asientos.
- Corrigen los asientos de la factura original.
- Al cerrar un periodo de IVA se genera su asiento de liquidación.
Contabilidad
Asientos, plan de cuentas y libros.
Envía a
Informes
El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y el flujo de efectivo salen de los asientos.
Las comisiones, las amortizaciones y las anulaciones de facturas también generan su asiento. Cada asiento automático indica su origen, así que siempre sabes de dónde viene. Si una operación no tiene asiento (por ejemplo, porque ocurrió antes de activar la contabilidad o con el ejercicio sin abrir), el panel de Contabilidad la muestra en Pendiente de contabilizar y puedes generarla con Contabilizar. Si el asiento ya existía, no se duplica.
Las pantallas de Contabilidad
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Panel | Ingresos, gastos, beneficio bruto y resultado neto del ejercicio, ratios, lo Pendiente de contabilizar y lo que Requiere atención (por ejemplo, que el balance de comprobación no cuadre). |
| Libros | Libro diario, Libro mayor y Balance de comprobación. |
| Plan de cuentas | El árbol de cuentas, con su saldo. |
| Unidades de negocio | El catálogo de unidades y el informe Resultado por unidad de negocio. |
| Cierre del ejercicio | Amortizaciones y Legalización de libros. |
| Cuentas anuales | El juego de cuentas anuales del ejercicio. |
El balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el flujo de efectivo están en Finanzas › Informes, necesitas entrar con tu cuenta, en el grupo Estados contables.
El plan de cuentas
En Plan de cuentas exploras el árbol por grupos, buscas una cuenta por código o nombre y consultas su saldo. También puedes crear, editar o eliminar cuentas si necesitas más detalle (por ejemplo, una subcuenta para un cliente concreto). Para empezar no hace falta crear ninguna: el plan que se importa cubre lo habitual.
Asientos manuales y asientos tipo
Para un ajuste o una operación que no nace de un documento, crea un asiento manual en el Libro diario. Los asientos tipo (plantillas) te dan el formulario con las cuentas ya puestas para que solo completes los importes; puedes usar los del catálogo o guardar los tuyos.
Un asiento contabilizado ya no se edita ni se borra: si te equivocaste, se anula con un contraasiento que deja rastro.
Estados de un asiento
Borrador
JOURNAL_DRAFT
Se edita y se borra.Se llega desde Borrador cuando: Contabilizar
Contabilizado
POSTED
Definitivo: ya no se edita ni se borra.Se llega desde Contabilizado cuando: Anular, con un contraasiento
Anulado
JOURNAL_CANCELLED
Estado final
El error queda corregido y a la vista.
El libro mayor de cualquier cuenta se puede exportar a CSV para tu gestoría, con el permiso de exportar contabilidad.
Unidades de negocio
Si tu negocio tiene varias actividades (varias explotaciones, formación presencial y en línea, taller y venta de recambios), las unidades de negocio te dicen cuánto gana o pierde cada una sin tocar el plan de cuentas.
Crea el catálogo
En Unidades de negocio, pulsa Nueva unidad de negocio e indica su nombre (el código es opcional). Si forma parte de otra, elígela en Depende de: hay dos niveles, unidades principales y dependientes.
Imputa gastos y facturas
Con al menos una unidad activa, aparece el selector Unidad de negocio en los gastos y las facturas (en la cabecera y en cada línea) y en los asientos manuales y los asientos tipo. Una línea sin unidad hereda la de la cabecera. Sin asignar siempre está disponible.
Consulta el resultado
El informe Resultado por unidad de negocio te da los ingresos, los gastos y el resultado de cada unidad, del periodo y acumulado del ejercicio. Cuadra siempre con el balance de comprobación y se exporta a Excel o CSV.
Imputar a una unidad principal que tiene dependientes es un importe común de esa unidad, no un reparto entre sus dependientes: en el informe aparece como «General de» seguido del nombre de la unidad. El sistema nunca reparte importes por ti. Una unidad que ya no se usa se archiva (deja de ofrecerse, pero los informes históricos la conservan); solo se puede eliminar si nunca se ha usado.
Si un asiento contabilizado tiene una línea en la unidad equivocada, no hace falta anularlo: en su detalle, Reimputar unidad de negocio cambia solo la unidad de las líneas, sin tocar cuentas ni importes. No está disponible si el ejercicio ya está cerrado. Los apuntes anteriores a empezar a usar unidades quedan en «Sin asignar»: imputa el documento de origen si su asiento aún no está contabilizado, o reimputa el asiento.
Inmovilizado y amortizaciones
Los bienes que usas durante años (ordenadores, mobiliario, maquinaria, un vehículo) son inmovilizado, y su valor se reparte como gasto a lo largo del tiempo: la amortización. En Cierre del ejercicio › Amortizaciones das de alta esos bienes, generas la dotación de un ejercicio (de un bien o de todos) y los das de baja cuando se venden o se estropean, con su asiento.
Cerrar el ejercicio
El cierre calcula el resultado, regulariza las cuentas y deja preparado el año siguiente. Se hace desde Impuestos › Ejercicios y cierres, con un asistente de cuatro pasos:
Verificación
Te avisa de lo que conviene resolver antes, como asientos en borrador, amortizaciones sin contabilizar o periodos de impuestos abiertos.
Resultado
Te muestra el resultado del ejercicio.
Asientos
Te enseña los asientos de regularización, cierre y apertura sin guardarlos todavía.
Confirmación
Al confirmar, se generan los asientos y el ejercicio queda cerrado: ya no se pueden añadir ni cambiar asientos de ese año.
Reabrir un ejercicio está reservado
Cerrar un ejercicio exige el permiso «Cerrar ejercicio». Reabrirlo exige además ser Super Administrador de la organización. Si tienes dudas sobre el cierre, consúltalo con tu asesor antes de confirmar.
Cuentas anuales y legalización de libros
Si tu organización es una sociedad:
- Cuentas anuales monta el juego completo (balance, pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria) en el modelo que te corresponda: normal, abreviado o de pymes. Lo que sale de la contabilidad se calcula solo; el resto se completa en un formulario.
- Legalización de libros prepara el paquete de libros contables con sus huellas digitales para subirlo a la plataforma del Colegio de Registradores. Para descargar el paquete definitivo, el ejercicio tiene que estar cerrado.
UTILIA OS prepara estos paquetes, pero no los presenta: la presentación ante el Registro Mercantil, con tu certificado y tu firma electrónica, la haces tú o tu gestoría. En la aplicación móvil, las descargas abren la hoja Compartir o guardar para que elijas dónde guardar el archivo.
Quién puede hacer qué
Permisos de contabilidad, de partida
| Acción | Super Administrador | Gerente |
|---|---|---|
| Ver contabilidadPlan de cuentas, asientos, libros e informes contables. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Crear en contabilidadCuentas, asientos y ejercicios, y activar la contabilidad. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Editar contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios abiertos. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Eliminar en contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios vacíos. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Contabilizar asientosPasar de borrador a definitivo y anular. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Reimputar unidad de negocioCambiar la unidad de líneas ya contabilizadas. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
| Cerrar ejercicioReabrirlo exige además ser Super Administrador. | Todo: Acceso total a todos los recursos | No |
| Exportar contabilidadLibro mayor, legalización y cuentas anuales. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Todo: Acceso total a todos los recursos |
- Ver contabilidadPlan de cuentas, asientos, libros e informes contables.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Crear en contabilidadCuentas, asientos y ejercicios, y activar la contabilidad.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Editar contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios abiertos.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Eliminar en contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios vacíos.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Contabilizar asientosPasar de borrador a definitivo y anular.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Reimputar unidad de negocioCambiar la unidad de líneas ya contabilizadas.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Cerrar ejercicioReabrirlo exige además ser Super Administrador.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Exportar contabilidadLibro mayor, legalización y cuentas anuales.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Ver contabilidadPlan de cuentas, asientos, libros e informes contables.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Crear en contabilidadCuentas, asientos y ejercicios, y activar la contabilidad.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Editar contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios abiertos.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Eliminar en contabilidadCuentas, asientos en borrador y ejercicios vacíos.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Contabilizar asientosPasar de borrador a definitivo y anular.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Reimputar unidad de negocioCambiar la unidad de líneas ya contabilizadas.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Cerrar ejercicioReabrirlo exige además ser Super Administrador.No
- Exportar contabilidadLibro mayor, legalización y cuentas anuales.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
Siguiente paso
La mayoría de tus asientos nacen de tus facturas y tus gastos: mantenerlos al día es mantener al día la contabilidad.