Privacidad y cumplimiento
El consentimiento de cookies, los subencargados del tratamiento, el contrato de encargo y las herramientas de privacidad que tiene tu empresa en UTILIA OS.
Actualizado el . 5 min de lectura
UTILIA OS trata datos personales de tu organización, de tu equipo y de tus clientes, y está preparado para cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa de cookies. Esta página explica cada pieza en lenguaje claro y dónde la encuentras: el consentimiento de cookies, los proveedores que tratan datos por cuenta de UTILIA, el contrato que lo regula y las herramientas de privacidad de tu empresa.
Todo vive en Ajustes › Privacidad y cookies, necesitas entrar con tu cuenta, que cualquier persona puede abrir. Las pestañas de gestión solo aparecen a quien tiene los permisos de privacidad correspondientes.
Quién es responsable de qué
La ley distingue entre quien decide para qué se usan unos datos (el responsable) y quien los trata por su cuenta (el encargado). En UTILIA OS hay dos casos, y conviene no confundirlos:
Quién responde de cada dato
Lo que metes en UTILIA OS
Tu organización es la responsable
Lo que hablas con UTILIA
UTILIA es la responsable
En el segundo caso, puedes oponerte o pedir la supresión en el canal de privacidad que indica la Política de privacidad.
El consentimiento de cookies
La primera vez que alguien entra, UTILIA OS le muestra un aviso de cookies para aceptar, rechazar o configurar. Hay cuatro categorías:
| Categoría | Qué hace | ¿Se puede desactivar? |
|---|---|---|
| Necesarias | Las imprescindibles para que la aplicación funcione. | No, y no requieren consentimiento. |
| Preferencias | Recuerdan ajustes personales, como la disposición de la interfaz. | Sí |
| Analíticas | Miden el uso de la plataforma para mejorarla. | Sí |
| Marketing | Publicitarias y de marketing. | Sí |
La decisión se guarda con su fecha, la versión de la política vigente y desde dónde se tomó (el aviso o el panel de preferencias). Si la persona ha iniciado sesión, queda asociada a su cuenta; si es un visitante, a su navegador. Los usuarios del portal del cliente tienen su propio consentimiento, separado del de tu equipo.
Puedes cambiar tu elección cuando quieras con el botón Preferencias de cookies, en Ajustes › Privacidad y cookies, necesitas entrar con tu cuenta o en la pestaña Perfil de Mi perfil, necesitas entrar con tu cuenta.
El consentimiento se vuelve a pedir en dos casos: cuando se publica una versión nueva de la política de cookies, porque lo aceptado se refería al texto anterior, y cuando cumple 24 meses. Cada concesión, cambio, retirada o renovación queda anotada en un historial, para poder demostrar qué se aceptó y cuándo.
Quien tiene el permiso «Ver consentimientos» puede consultar esos registros y su historial; con «Gestionar consentimientos» puede además revocarlos y exportarlos. Hoy esa consulta no tiene pantalla propia en la aplicación: se hace a través de la API.
Las herramientas de privacidad de tu empresa
Como responsable de los datos, tu empresa tiene en Ajustes › Privacidad y cookies, necesitas entrar con tu cuenta estas pestañas, cada una con su permiso:
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| Privacidad y cookies | Tus preferencias de cookies y los textos legales del servicio. Todo el mundo la ve. |
| Solicitudes de datos | Atender las peticiones de acceso, rectificación, supresión y demás derechos de las personas. |
| Incidentes de seguridad | Registrar y seguir los incidentes que afectan a datos personales. |
| Retención de datos | Decidir durante cuánto tiempo se conservan ciertos datos, como el registro de accesos. |
| Actividad en el portal | Qué se registra del uso que tus contactos hacen del portal del cliente. |
Los subencargados del tratamiento
Para prestar el servicio, UTILIA se apoya en proveedores que tratan datos por su cuenta: el alojamiento de los servidores, las videollamadas, la transcripción de reuniones, el correo, los pagos o la inteligencia artificial. Son los subencargados, y el RGPD obliga a publicarlos.
El listado es público y se consulta sin iniciar sesión desde Subencargados del tratamiento, en la pestaña Privacidad y cookies. De cada proveedor se publica su nombre, su país, el tipo de servicio, el marco legal de la transferencia, los datos que puede tratar y para qué se usa.
Cuando un proveedor está fuera del Espacio Económico Europeo, se indica la garantía que ampara la transferencia: el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., las cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea o una decisión de adecuación. El listado se revisa y versiona, y la fecha de su última revisión aparece en el propio listado.
Treinta días de preaviso
Toda alta, baja o cambio de un subencargado se avisa a los clientes con 30 días naturales de antelación, como fija el contrato de encargo. Así tu organización tiene tiempo de revisarlo y, si procede, oponerse antes de que entre en juego.
El contrato de encargo del tratamiento
El contrato de encargo (en inglés, DPA) regula cómo UTILIA, como encargada, trata los datos de tu organización: obligaciones, garantías y medidas de seguridad, tal como exige el artículo 28 del RGPD. El listado de subencargados forma parte de él.
El contrato vigente se descarga desde los enlaces del alta y de los avisos de actualización de los textos legales. Si todavía no hay ninguna versión publicada, la descarga lo indica y ofrece un contacto para pedir una copia provisional. Para cualquier duda de protección de datos, escribe a compliance@utilia.ai.
Cómo encaja con el resto del producto
- Portal del cliente: tus clientes tienen su propio consentimiento de cookies y su actividad se rige por la pestaña «Actividad en el portal».
- Tesorería: al conectar cuentas bancarias interviene un proveedor de información de cuentas, con su propio consentimiento y su propia caducidad, distintos de los de las cookies.
- Inteligencia artificial, Meet y Chat: el asistente, la transcripción y las videollamadas se apoyan en subencargados que aparecen en el listado.
- Registro de auditoría: las exportaciones de consentimientos y los accesos a datos personales quedan anotados. Plazos en El registro de auditoría.
Siguiente paso
Los permisos de privacidad se conceden como cualquier otro. Repasa cómo funcionan en Roles y permisos.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Privacidad y cookies. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.