Sincronizar tu buzón con el CRM
Conecta tu cuenta de correo (Outlook, Google o IMAP) para que los correos con clientes, contactos y leads se registren solos en el CRM.
Actualizado el . 5 min de lectura
Incluido en los planes Profesional y Avanzado. Hasta 10.000 correos de campaña por ciclo en Profesional y 25.000 en Avanzado. Ver precios
Si conectas tu buzón de correo (Outlook, Google o cualquier proveedor con IMAP) a UTILIA OS, cada correo que envías o recibes de un cliente, un contacto o un lead que ya está en el CRM se registra solo como una interacción en su ficha. Así la ficha cuenta la conversación real, no solo lo que alguien se acordó de anotar. Además, es lo que permite detectar las respuestas a tus campañas de Marketing y detener los seguimientos automáticos de quien ya ha contestado.
Antes de empezar
- La conexión es personal: cada persona conecta su propio buzón y solo ve sus propias cuentas. No compartes tu correo con el equipo.
- Puedes conectar varias cuentas, por ejemplo la tuya y la de soporte.
- Solo se registran los correos con personas que ya están en el CRM como cliente, contacto o lead.
- Necesitas el permiso «Conectar buzones de correo» (de partida lo tienen todos los roles salvo Visualizador) y que el plan de tu organización incluya el CRM o Finanzas.
Se hace en Perfil › Integraciones, necesitas entrar con tu cuenta, bloque Sincronización de Correo.
Formas de conectar
- Outlook (Microsoft 365 y Outlook) y Google (Gmail y Google Workspace): autorizas el acceso desde una ventana del propio proveedor, sin escribir tu contraseña en UTILIA OS. Es la opción recomendada si tu correo es de Microsoft o de Google.
- IMAP: para cualquier otro proveedor (Hostinger, IONOS, Zoho, iCloud, Yahoo...). Aquí sí escribes servidor, usuario y contraseña.
Conectar Outlook o Google
Elige tu proveedor
En Perfil › Integraciones, pulsa Outlook o Google. Se abre una ventana de autorización del proveedor.
Autoriza el acceso
Inicia sesión si hace falta y acepta que UTILIA OS lea tu correo para sincronizarlo. Tu contraseña la gestiona Microsoft o Google; UTILIA OS no la ve.
Vuelve con la cuenta conectada
La ventana se cierra sola y la cuenta aparece en tu lista. En Outlook, además, los correos nuevos llegan al CRM casi al momento.
Deja que se sincronice
Los correos recientes se procesan en segundo plano y, según coinciden con personas del CRM, aparecen como interacciones en sus fichas.
Conectar por IMAP
Abre la conexión por IMAP
Pulsa IMAP. Se abre Conectar correo por IMAP.
Elige tu proveedor o escribe el servidor
En Proveedor de correo elige el tuyo (Gmail, Outlook / Hotmail, Yahoo, Hostinger, IONOS / 1&1, Zoho Mail, iCloud) y se rellenan el servidor y el puerto. Si no está, elige Otro proveedor y escribe el servidor IMAP y el puerto (993 con SSL/TLS es lo habitual).
Escribe tu usuario y contraseña
El usuario suele ser tu dirección completa. Si usas un alias, escribe la del buzón real al que se redirige. UTILIA OS prueba la conexión antes de guardar: si los datos no son correctos, te avisa y no crea la cuenta.
Las cuentas con verificación en dos pasos (como Gmail) no aceptan tu contraseña normal por IMAP: necesitan una contraseña de aplicación, que se crea en los ajustes de seguridad de tu proveedor. Si la conexión falla con tu contraseña de siempre, suele ser por esto. Por seguridad, el servidor IMAP tiene que ser un servidor público de tu proveedor: no se aceptan direcciones de redes internas.
Qué pasa con cada correo
De tu buzón a la ficha del CRM
Tu buzón
Se leen las direcciones
El remitente y todos los destinatarios: para, copia y copia oculta.CRM
Se buscan en el CRM
Contra el correo principal y el secundario de clientes, contactos y leads.Si no coincide nadie: no se crea nada ni se guarda el contenido.
Ficha del CRM
Con asunto y contenido, como recibida o enviada según quién la escribió.
Qué queda de un correo descartado
De cada correo revisado, también de los que no coinciden con nadie, queda una línea en el registro técnico de la sincronización con el asunto, el remitente y los destinatarios (para y copia), sin el cuerpo ni los adjuntos. Ese registro se borra a los 30 días, salvo que tu organización haya fijado otro plazo de conservación. Tenlo en cuenta si sincronizas un buzón con correo personal.
Un correo ya registrado no se vuelve a registrar: el sistema lo reconoce y no crea copias, así que puedes sincronizar de nuevo sin miedo. Y si un contacto está vinculado a varios clientes, la interacción queda en el contacto sin forzar un cliente, para no ensuciar la ficha equivocada.
Estado de cada cuenta
Cada cuenta muestra si está Pendiente, Sincronizando, Activa o en Error, y cuándo se sincronizó por última vez. Con el interruptor Sincronización automática la activas o la desactivas; desactivada, dejan de registrarse correos nuevos.
Si una cuenta está en error
Lee el aviso
La cuenta te dice qué pasa, normalmente una contraseña caducada o un acceso retirado en el proveedor.
Reconecta o repara
En Outlook o Google, pulsa Reconectar. En IMAP, Reparar conexión te deja volver a escribir la contraseña (y el servidor, el puerto o el usuario si hace falta) sin crear otra cuenta.
Sincroniza de nuevo
Sincronizar ahora reinicia la cuenta, limpia el error y vuelve a procesar los correos de los últimos 7 días. Si el error es pasajero, el aviso te ofrece Reintentar.
Desconectar una cuenta
Desconectar cuenta la quita de tu lista y borra sus datos de sincronización. Las interacciones que ya se registraron se quedan en las fichas: desconectar solo detiene la entrada de correos nuevos. Como la conexión es personal, no afecta a las cuentas de tus compañeros.
Con qué se conecta
- Fichas del CRM: los correos aparecen junto a las llamadas, reuniones y notas, formando el historial completo de la relación.
- Campañas de Marketing: las respuestas a tus campañas se cuentan, se anotan en la ficha y detienen los seguimientos automáticos.
- Datos bien informados: cuanto mejor estén los correos de tus clientes, contactos y leads (principal y secundario), más correos se registran solos.
Siguiente paso
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Mi perfil. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.