Clientes y contactos

Clientes y contactos son la base del CRM. Un cliente es la empresa, el autónomo o el particular con quien trabajas: la ficha a la que se conectan después las oportunidades, los presupuestos, las facturas, los proyectos, las tareas y las interacciones. Un contacto es una persona concreta relacionada con ese cliente: quien lleva las finanzas, la persona de compras, el técnico con quien te coordinas. Esta guía explica cómo crearlos, qué datos guardar, cómo evitar duplicados y qué ve cada persona del equipo.

La ficha de cliente

El formulario de cliente reparte los datos en secciones. El único campo obligatorio es el nombre; el resto lo puedes completar más adelante.

Información básica

NombreObligatorio

Nombre comercial del cliente.

Nombre legalOpcional

Razón social completa, si no coincide con el nombre comercial.

TipoOpcional

Empresa, autónomo o particular.

EstadoOpcional

Activo, inactivo, suspendido o bloqueado.

PrioridadOpcional

Baja, media, alta o urgente, para ordenar la atención comercial.

Identificador fiscalOpcional

CIF, NIF, NIE o equivalente. Es también la señal más fiable para detectar duplicados.

Empresa matrizOpcional

Solo si el cliente forma parte de un grupo de empresas y tienes permiso para gestionar grupos.

Si el cliente pertenece a un grupo (una matriz con sus filiales), lo tienes explicado en Grupos de empresas.

Contacto y dirección

Correo electrónico, teléfono, móvil y web por un lado; dirección completa (calle, ciudad, provincia, código postal y país) por otro.

Información comercial

SectorTexto

Actividad del cliente. También sirve de filtro en el listado.

TamañoOpción

Micro, pequeña, mediana o grande.

CategoríaTexto

Clasificación libre de tu organización.

Límite de créditoImporte

Tope de crédito concedido al cliente.

Plazo de pagoDías

Días acordados para pagar las facturas. Se usa al calcular el vencimiento cuando conviertes un presupuesto en factura.

DescuentoPorcentaje

Descuento habitual que aplicas a este cliente.

OrigenTexto

Canal por el que llegó (recomendación, web, evento...).

EtiquetasLista

Marcas libres para segmentar y filtrar.

Si tu organización ha definido campos personalizados en Ajustes › CRM › Campos personalizados, aparecen también en la ficha.

Crear un cliente

1. Abre el formulario

   En CRM › Clientes, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nuevo cliente. Necesitas el permiso «Crear clientes».

2. Escribe el nombre

   Con el nombre ya puedes guardar.

3. Busca sus datos (opcional)

   Debajo del nombre aparece el botón Buscar sus datos. UTILIA OS busca la información pública de la empresa y rellena los campos que estén vacíos (razón social, identificador fiscal, sector, web, teléfono, dirección...). Nunca pisa lo que ya hayas escrito. Puede tardar hasta un minuto y puedes cancelar cuando quieras.

4. Revisa lo rellenado

   Una franja te dice cuántos datos se han rellenado y dónde. Puedes quitar cualquiera uno a uno o pulsar Deshacer para volver al formulario como estaba.

5. Atiende el aviso de cliente parecido

   Mientras escribes, el CRM comprueba si ya existe un cliente con el mismo nombre, correo, teléfono o identificador fiscal y te ofrece abrir el existente en lugar de crear otro.

6. Guarda

   Pulsa Crear cliente. La ficha queda lista para conectarse con contactos, oportunidades y presupuestos, y el alta queda registrada en el registro de auditoría.

La búsqueda de datos solo está en el alta (no al editar) y depende de que el plan de tu organización la incluya: si no la tiene, el botón no aparece.

La comprobación de duplicados respeta tu alcance: si el cliente que coincide pertenece a una cartera que no puedes ver, el CRM te avisa de que existe, pero no te dice quién es.

Fusionar clientes duplicados

Si ya tienes dos fichas del mismo cliente, en el listado de clientes abre el menú de acciones y elige Fusionar duplicados. Necesitas el permiso «Fusionar clientes». La fusión une las fichas en una sola y mueve su información a la que conservas. Los contactos tienen su propia pantalla de duplicados en CRM › Contactos.

La ficha de contacto

Un contacto es siempre una persona. Nombre y apellidos son obligatorios; el resto es opcional:

Nombre y apellidosObligatorio

Los dos campos imprescindibles.

Correo y correo secundarioOpcional

Direcciones de correo de la persona.

Teléfono y móvilOpcional

Vías de contacto telefónico.

LinkedInOpcional

Perfil profesional.

Cargo y departamentoOpcional

Puesto y área dentro de su empresa.

CumpleañosOpcional

Solo día y mes, sin año.

EstadoOpcional

Activo, inactivo o archivado.

Cada contacto guarda también sus preferencias de comunicación: si acepta correos, si acepta SMS y cuál es su vía preferida. Otros aplicativos, como Marketing, las tienen en cuenta.

En el bloque de facturación puedes marcar al contacto como receptor de facturas e indicar cómo las recibe (como destinatario, en copia o en copia oculta), para que las facturas del cliente lleguen a quien deben.

Crear y vincular contactos

1. Crea el contacto

   En CRM › Contactos, necesitas entrar con tu cuenta, pulsa Nuevo contacto e indica al menos nombre y apellidos. Necesitas el permiso «Crear contactos».

2. Vincúlalo a uno o varios clientes

   Un contacto puede pertenecer a varios clientes a la vez. Indica cuál es su cliente primario, la empresa a la que pertenece de verdad.

3. Define su papel en cada cliente

   Para cada vínculo puedes indicar un rol y unas notas. La misma persona puede ser contacto técnico en un cliente y comercial en otro.

4. Marca el contacto principal

   Dentro de cada cliente puedes señalar un contacto como principal: la persona de referencia por defecto.

Que un contacto pueda estar en varios clientes evita duplicar personas: un asesor externo o un directivo que trabaja para varias empresas se registra una sola vez.

Desde la ficha de un contacto puedes escribirle un correo (con el permiso «Editar contactos»), cambiar su estado, ver todos los clientes a los que está vinculado y vincularlo o desvincularlo de otros. Si tu organización usa el portal del cliente, también puedes invitarlo desde ahí.

Repartir la cartera: asignaciones y alcance

Lo que ve y puede hacer cada persona depende de su rol y de su alcance: todo, su departamento, lo que tiene asignado o solo lo que ha creado. Estos son los valores de partida de cada rol; quien administra tu organización puede cambiarlos persona a persona.

Clientes: qué puede hacer cada rol de partida

Clientes: qué puede hacer cada rol de partida

Acción	Super Administrador	Gerente	Vendedor	Asistente	Visualizador	Comercial Externo
Ver clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Asignados: Solo recursos asignados a ti	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Asignados: Solo recursos asignados a ti
Crear clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Propios: Solo recursos creados por ti	—No	—No	Propios: Solo recursos creados por ti
Editar clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Asignados: Solo recursos asignados a ti	Asignados: Solo recursos asignados a ti	—No	Asignados: Solo recursos asignados a ti
Eliminar clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	—No	—No	—No	—No
Asignar clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	—No	—No	—No	—No
Exportar clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	Asignados: Solo recursos asignados a ti	—No	—No	—No
Fusionar clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	—No	—No	—No	—No
Ver datos sensibles de clientes	Todo: Acceso total a todos los recursos	Departamento: Solo recursos de tu departamento	—No	—No	—No	—No

Ver como

Super AdministradorGerenteVendedorAsistenteVisualizadorComercial Externo

• Ver clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Crear clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Editar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Eliminar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Asignar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Exportar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Fusionar clientesTodo: Acceso total a todos los recursos
• Ver datos sensibles de clientesTodo: Acceso total a todos los recursos

• Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Crear clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Editar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Eliminar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Asignar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Exportar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Fusionar clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Ver datos sensibles de clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento

• Ver clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Crear clientesPropios: Solo recursos creados por ti
• Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Eliminar clientes—No
• Asignar clientes—No
• Exportar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Fusionar clientes—No
• Ver datos sensibles de clientes—No

• Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Crear clientes—No
• Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Eliminar clientes—No
• Asignar clientes—No
• Exportar clientes—No
• Fusionar clientes—No
• Ver datos sensibles de clientes—No

• Ver clientesDepartamento: Solo recursos de tu departamento
• Crear clientes—No
• Editar clientes—No
• Eliminar clientes—No
• Asignar clientes—No
• Exportar clientes—No
• Fusionar clientes—No
• Ver datos sensibles de clientes—No

• Ver clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Crear clientesPropios: Solo recursos creados por ti
• Editar clientesAsignados: Solo recursos asignados a ti
• Eliminar clientes—No
• Asignar clientes—No
• Exportar clientes—No
• Fusionar clientes—No
• Ver datos sensibles de clientes—No

Todo:

Acceso total a todos los recursos

Departamento:

Solo recursos de tu departamento

Asignados:

Solo recursos asignados a ti

Propios:

Solo recursos creados por ti

En cada cliente y cada contacto puedes asignar una o varias personas del equipo con un papel: responsable principal, asignado o de apoyo. Hace falta el permiso «Asignar clientes» (o «Asignar contactos»). La asignación es lo que hace que un cliente aparezca en la cartera de un comercial con alcance «Asignado».

El alcance no es solo visual: aunque conozcas el enlace de un cliente que no te corresponde, no lo verás. Cada consulta filtra por lo que tienes derecho a ver.

Buscar, filtrar y exportar

El listado de clientes tiene un buscador y estos filtros:

• Estado, tipo, prioridad, sector, tamaño y etiquetas.
• Origen, responsable y departamento.
• Grupo: solo matrices, sin grupo o las filiales de una matriz.
• Límite de crédito, entre un mínimo y un máximo.
• Fecha de alta y fecha de la última interacción.
• Con negocio activo: solo clientes con alguna oportunidad abierta o alguna factura pendiente de cobro.

Con la lista filtrada, Exportar CSV la descarga en un archivo que se abre con Excel. Necesitas el permiso «Exportar clientes» y la exportación queda registrada en el registro de auditoría.

Cada cliente tiene además un resumen con cuántos contactos, proyectos, oportunidades, interacciones, tareas, presupuestos, archivos y facturas tiene asociados. Los importes solo aparecen si tu rol puede verlos.

Permisos

Ver clientes / Ver contactosVer

Consultar clientes y contactos dentro de tu alcance.

Crear clientes / Crear contactosCrear

Dar de alta clientes y contactos, y usar la búsqueda de datos en el alta.

Editar clientes / Editar contactosEditar

Modificar fichas existentes.

Eliminar clientes / Eliminar contactosEliminar

Borrar clientes y contactos.

Asignar clientes / Asignar contactosAsignar

Asignar responsables.

Fusionar clientes / Fusionar contactosFusionar

Unir fichas duplicadas.

Exportar clientes / Exportar contactosExportar

Descargar el listado en CSV.

Ver datos sensibles de clientesDatos sensibles

Ver la información financiera del cliente.

Siguiente paso

Con el cliente y sus contactos creados, lo natural es abrir una oportunidad para seguir el negocio que tienes entre manos. Desde ahí el hilo sigue hacia el presupuesto, la factura y el cobro, todo colgado de la misma ficha.

• OportunidadesAbre la negociación con el cliente y síguela por etapas.
• Grupos de empresasAgrupa empresas bajo una matriz y consulta el consolidado.