Gestión de proyectos: proyectos, ciclos y elementos de trabajo
Organiza el trabajo en proyectos, planifícalo por ciclos y sigue cada elemento con su estado, prioridad, comentarios y horas, con los nombres de tu perfil de trabajo.
Actualizado el . 7 min de lectura
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Gestión de proyectos es donde tu equipo organiza lo que hay que hacer, en tres niveles encajados: el proyecto agrupa el trabajo, el ciclo lo reparte en periodos cortos con fecha de inicio y fin, y cada elemento de trabajo es una pieza concreta que alguien tiene que hacer. Entras, ves lo que tienes asignado, abres el elemento en el que vas a trabajar, apuntas el tiempo y dejas los avances en comentarios, mientras el resto del equipo ve los cambios al momento.
Los nombres dependen de tu perfil de trabajo
Cada organización elige un perfil de trabajo y el módulo usa sus palabras en toda la interfaz. En esta guía usamos los nombres genéricos (proyecto, ciclo, elemento de trabajo); en tu pantalla verás los de tu perfil:
| En esta guía | Software | Proyectos y tareas | Agencia | Consultoría |
|---|---|---|---|---|
| Nombre del módulo en el menú | Desarrollo | Gestión de proyectos | Gestión de proyectos | Gestión de proyectos |
| Proyecto | Proyecto | Proyecto | Cuenta | Encargo |
| Ciclo | Sprint | Ciclo | Campaña | Fase |
| Elemento de trabajo | Issue | Tarea | Entregable | Tarea |
| Trabajo sin ciclo | Backlog | Pendientes | Pendientes | Pendientes |
El menú del módulo
Según tus permisos y tu perfil, el menú del módulo muestra: los proyectos, los elementos de trabajo y los ciclos (con los nombres de tu perfil), Entregas (Publicaciones en Agencia), que reparte en un mes los elementos por su fecha límite; Documentación, la base de conocimiento del equipo; Biblioteca de IA, que abre AI Studio; Métricas; Tickets, los tickets de soporte; y Horas facturables, si tu perfil o algún proyecto las tiene activadas. En el perfil Software aparecen además Aplicaciones externas y Errores.
Quién ve qué
Cada acción depende de un permiso: ver, crear, editar y eliminar proyectos, ciclos y elementos de trabajo, y gestionar etiquetas. Los permisos conservan su nombre técnico en la pantalla de permisos (por ejemplo, Ver issues o Crear sprints) aunque tu perfil use otras palabras.
Además, cada permiso tiene un alcance que decide sobre qué trabajo actúa. Esto es lo que trae cada rol de fábrica:
Permisos de Gestión de proyectos por rol
| Permiso | Super Administrador | Gerente | Vendedor | Asistente | Visualizador | Comercial Externo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajo | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Asignados: Solo recursos asignados a ti | Departamento: Solo recursos de tu departamento | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No |
| Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo. | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | Asignados: Solo recursos asignados a ti | No | No |
| Editar proyectos y ciclos | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
| Gestionar etiquetas | Todo: Acceso total a todos los recursos | Departamento: Solo recursos de tu departamento | No | No | No | No |
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoTodo: Acceso total a todos los recursos
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.Todo: Acceso total a todos los recursos
- Editar proyectos y ciclosTodo: Acceso total a todos los recursos
- Gestionar etiquetasTodo: Acceso total a todos los recursos
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.Departamento: Solo recursos de tu departamento
- Editar proyectos y ciclosDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Gestionar etiquetasDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoAsignados: Solo recursos asignados a ti
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosNo
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.No
- Editar proyectos y ciclosNo
- Gestionar etiquetasNo
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosNo
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.Asignados: Solo recursos asignados a ti
- Editar proyectos y ciclosNo
- Gestionar etiquetasNo
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoDepartamento: Solo recursos de tu departamento
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosNo
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.No
- Editar proyectos y ciclosNo
- Gestionar etiquetasNo
- Ver proyectos, ciclos y elementos de trabajoNo
- Crear y eliminar proyectos, ciclos y elementosNo
- Editar elementos de trabajoIncluye comentar, adjuntar y registrar tiempo.No
- Editar proyectos y ciclosNo
- Gestionar etiquetasNo
- Todo:
- Acceso total a todos los recursos
- Departamento:
- Solo recursos de tu departamento
- Asignados:
- Solo recursos asignados a ti
Si tu alcance es limitado, el módulo te enseña solo lo que te corresponde. No es un error: si crees que deberías ver más, pregunta a quien administra los permisos de tu organización.
Proyectos
El proyecto contiene todo lo demás: antes de crear ciclos o elementos de trabajo necesitas un proyecto.
Abre los proyectos
Entra en Gestión de proyectos, necesitas entrar con tu cuenta desde el menú.
Crea el proyecto
Pon el nombre, una clave corta (única en tu organización), una descripción si quieres y, si procede, las fechas de inicio y fin.
Asigna departamentos y miembros
Vincula el proyecto a uno o varios departamentos y añade a las personas que participan, con su rol en el proyecto si hace falta.
La ficha del proyecto tiene las pestañas Resumen, Miembros, la de ciclos, la de elementos de trabajo y Documentación. En Resumen está también el perfil de trabajo del proyecto, por si quieres que este proyecto funcione con otro perfil que el de la organización.
No se puede eliminar un proyecto que todavía tiene trabajo dentro: antes hay que resolverlo o moverlo.
Ciclos
Un ciclo es un periodo corto de trabajo dentro de un proyecto. Sirve para decidir qué se hace en las próximas semanas y ver cómo avanza.
Estados de un ciclo
Planificación
PLANNING
Se le van asignando elementos de trabajo.Se llega desde Planificación cuando: Lo cancelas antes de completarlo
Cancelado
CANCELLED
Estado final
Se llega desde Planificación cuando: Pulsas Iniciar
Activo
ACTIVE
El periodo de trabajo en marcha.Se llega desde Activo cuando: Pulsas Completar
Completado
COMPLETED
Estado final
Otras transiciones
- Activo pasa a Cancelado: También se puede cancelar un ciclo en marcha.
Planifícalo
Crea el ciclo en un proyecto con nombre y fechas, y asígnale los elementos de trabajo que quieres abordar.
Inícialo
Pulsa Iniciar cuando llegue el momento. Si las fechas no son válidas o el ciclo ya está activo o completado, se te explica por qué no se puede.
Complétalo
Pulsa Completar. Si queda trabajo sin terminar, eliges qué hacer con él: dejarlo en ese ciclo para replanificarlo más tarde o moverlo a otro ciclo. La fecha de fin pasa a ser hoy y se calculan las métricas finales.
Los ciclos admiten comentarios para notas de planificación o de cierre. No se puede eliminar un ciclo que todavía tenga elementos de trabajo.
Elementos de trabajo
Estados
Cada elemento avanza por los estados del tablero. Sus nombres cambian según el perfil:
| Estado | Software | Proyectos y tareas, Consultoría | Agencia |
|---|---|---|---|
| Sin planificar | Backlog | Pendiente | Pendiente |
| Listo para empezar | Por hacer | Por hacer | Por hacer |
| En marcha | En progreso | En progreso | En progreso |
| Esperando revisión | En revisión | Revisión | Revisión de cliente |
| En pruebas | En pruebas | (no se ofrece) | (no se ofrece) |
| Detenido | Bloqueada | Bloqueada | Bloqueado |
| Terminado | Completada | Completada | Completado |
| Descartado | Cancelada | Cancelada | Cancelado |
Tipos y prioridades
Al crear un elemento eliges su tipo. Todos los perfiles tienen Tarea, Mejora, la agrupación grande (Épica en Software) y la pieza menor (Subtarea, o Subentregable en Agencia). Software añade los tipos técnicos Bug, Historia, Feature y Spike.
La prioridad también se adapta: en Software hay seis niveles (Muy baja, Baja, Media, Alta, Muy alta y Bloqueante); en el resto de perfiles, cuatro (Baja, Media, Alta y Urgente).
Crear un elemento de trabajo
Ábrelo desde el proyecto o el ciclo
Crea el elemento desde la lista, el proyecto o el ciclo. El título es obligatorio (de 3 a 500 caracteres) y el elemento siempre pertenece a un proyecto.
Elige tipo, estado y prioridad
Si no indicas estado ni prioridad, toma los valores por defecto y los cambias después.
Añade lo que haga falta
Asigna un ciclo, un elemento padre (para hacerlo subtarea), una o varias personas, etiquetas, una fecha límite y un recordatorio. En Software tienes además los puntos de historia (de 0 a 100) y la estimación original.
Trabajar en un elemento
Dentro de un elemento de trabajo tienes:
- Comentarios para contar avances o resolver dudas con el equipo.
- Adjuntos como capturas, documentos o registros.
- Registrar tiempo de trabajo: cada registro suma minutos al total del elemento. En Consultoría el tiempo se marca Facturable por defecto.
- Subtareas, para partir un trabajo grande en piezas.
- Etiquetas, que se definen por proyecto y clasifican el trabajo por tipo o área.
Las horas ya facturadas no se tocan
Puedes borrar tus registros de tiempo y sus minutos se descuentan del total. Pero un registro que ya está en una factura no se puede modificar ni eliminar: es un dato contable.
Buscar y filtrar
La lista se filtra por proyecto, ciclo, tipo, estado, prioridad, etiquetas, elemento padre, texto libre y asignación (los que tienes asignados o los que has creado tú). Los elementos archivados quedan fuera salvo que los incluyas. El archivado automático de elementos antiguos lo configura la administración de la organización.
Cómo se conecta con el resto de UTILIA OS
- Tickets de soporte: un ticket de un cliente puede convertirse en un elemento de trabajo y quedan sincronizados. Si el elemento se completa, el ticket se resuelve; si se cancela, el ticket se cierra; cuando pasa a «En progreso», se avisa a quien abrió el ticket. Y al revés: resolver o cerrar el ticket completa o cancela el elemento. Lo explica Tickets de soporte.
- Horas facturables y Finanzas: las horas registradas pueden convertirse en un borrador de factura. Lo explica Horas facturables.
- Calendario: los elementos con fecha límite y los ciclos pueden aparecer en tu calendario.
- Chat: una conversación puede guardarse en la ficha de un elemento de trabajo; está en Guardar conversaciones del chat en el CRM.
Siguiente paso
- Perfil de trabajo por sector: elige los nombres y las herramientas que encajan con tu equipo.
- Horas facturables: convierte el tiempo registrado en una factura.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Gestión de proyectos. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.