Citas con clientes

Con las citas, tu cliente elige el día y la hora en la agenda real de la persona que le va a atender, sin llamadas de ida y vuelta para cuadrar un hueco. Cada cita reservada deja hecho lo demás: la sala de la videollamada en Meet, el evento en el calendario de quien atiende, la interacción en la ficha del lead o del contacto y un correo de tu empresa al cliente para que la tenga en su calendario.

Hay tres formas de llegar a una cita: mandar un enlace para reservar a una persona concreta, reservar por alguien cuando la cierras al teléfono, o publicar tu página de reservas para la firma de tu correo o tu web, que se explica en Mi disponibilidad y tu página de reservas.

Antes de empezar

• El plan. «Reserva de citas» va en los planes Profesional y Avanzado. Desde Esencial se puede probar 14 días; durante la prueba hay enlaces y reservas por alguien, pero no página de reservas.
• Tus permisos. Para ver las citas necesitas «Ver citas y enlaces de reserva»; para mandar enlaces y reservar, «Gestionar citas y enlaces de reserva».
• Tus horas para citas. Nadie puede reservar contigo hasta que elijas en qué horas recibes citas. Si aún no lo has hecho, el diálogo de un enlace nuevo te lleva a elegirlas y te devuelve a él.
• Para una videollamada, la persona que atiende necesita poder invitar a gente de fuera a sus reuniones (permiso «Invitar externos» de Meet). Sin él, solo puede atender por teléfono.

Dónde está

Las citas no tienen entrada propia en el menú del CRM: se mandan y se siguen desde la ficha del lead, del contacto o del cliente, y la pantalla de citas se abre desde ellas, desde un aviso, desde Mi perfil, desde Crear o escribiendo «Citas» en el buscador. Tiene dos pestañas, Citas y Enlaces.

Lo que se configura está fuera del CRM: tus horas y tu página, en Mi perfil › Reserva de citas, y las páginas del resto del equipo, en Ajustes › CRM › Páginas de reservas.

Mandar un enlace para reservar

El enlace lleva los datos de tu cliente ya puestos, solo ofrece horas que de verdad están libres y sirve para una cita.

1. Pulsa Nuevo enlace

   En la pantalla de citas, o con la tecla N en ella. También está en Crear › Enlace para reservar y en la ficha del lead o del contacto, dentro de Reservar cita (en el teléfono, en el menú de la cabecera), como Enviar enlace para reservar.

2. Elige para quién

   En Para quién, busca un lead o un contacto de tu CRM y su teléfono y su correo se ponen solos, o escribe los datos a mano. Desde una ficha llega ya elegido.

3. Elige con quién

   Con quién sale si gestionas las citas de más personas; si no, la cita es contigo.

4. Decide cuánto dura

   En Cuánto dura, la primera opción es la duración de tu página, marcada De tu página. Al lado, los atajos de 15, 30 y 45 minutos, 1 hora, hora y media y 2 horas. Para cualquier otra, Otra duración: de 15 minutos a 4 horas, de 5 en 5.

5. Elige por dónde lo mandas

   WhatsApp, Correo u Otro. Decide el botón con el que lo mandarás al final.

6. Ajusta lo demás, si hace falta

   Plegado debajo: Limitar las horas (Cualquier hora, Unos días, Una franja o Unas horas concretas de tu agenda), el Mensaje que verá encima de las horas, cuándo Caduca (en 3 días, 1 semana, 2 semanas o 1 mes; 2 semanas si no tocas nada) y una Nota para el equipo que el cliente no ve.

7. Crea el enlace y mándalo

   Pulsa Crear el enlace. El diálogo pasa a Enlace listo, con el mensaje ya escrito en Lo que le llegará: Abrir WhatsApp, Enviar por correo, Copiar el mensaje o Copiar el enlace. En el teléfono, Compartir abre la hoja del sistema. Desde la pantalla de citas, Ver el enlace te lleva a su ficha para seguirlo.

Cambiar la duración del enlace no cambia la de tu página: el diálogo te lo recuerda («La cita de este enlace dura 1 h; tu página sigue con 30 min.»).

Qué ve tu cliente

Al abrir el enlace, sin iniciar sesión, ve el logotipo y el nombre de tu empresa, con quién va a hablar («Hablarás con Marta, de Estudio Marea.») y las horas libres en la zona horaria de su navegador. Elige una y, en Último paso, revisa sus datos, que ya llegan puestos. Si tu página lo permite, puede marcar que prefiere que le llames por teléfono, y si ninguna hora le va bien, Déjanos tu teléfono: te llega como tarea del CRM «Llamar a» y su nombre, para el siguiente día laborable.

Al reservar recibe un correo de tu empresa con el día, la hora y la duración, el enlace de la sala (o el teléfono al que le llamaréis), el archivo para añadirla a su calendario y Ver mi cita, desde donde puede cambiarla de hora o cancelarla. Lo que puede hacer desde ahí está en Cambiar, cancelar y marcar una cita.

Antes de reservar, la página no nombra a Utilia: lleva la marca de tu empresa, y el correo sale con su nombre. La primera vez puede ver además un aviso titulado Cookies que pregunta si deja medir la visita. Cuándo aparece y qué mide lo cuenta El aviso de cookies.

Qué crea cada cita

Si quien reserva no estaba en tu CRM y tu plan incluye Leads, entra como lead asignado a la persona con la que reservó. Si su correo coincide con una ficha que ya tienes y nadie lo ha comprobado, la cita no se escribe en esa ficha hasta que alguien del equipo lo confirme: lo explica Correo sin comprobar.

Reservar por alguien

Para cuando la cita se cierra al teléfono: queda reservada en el acto y a tu cliente le llega el correo de tu empresa.

1. Pulsa Reservar por alguien

   En la cabecera de la pantalla de citas, en Crear › Reservar por alguien o, desde la ficha, Reservar cita › Reservar ahora.

2. Elige para quién y con quién

   Igual que en un enlace: alguien de tu CRM o datos escritos a mano, y la persona que atiende.

3. Elige cómo, cuánto dura y la hora

   En Cómo, Videollamada o Llamada (esta, si la persona ofrece citas por teléfono). Después la duración y la Hora, entre sus huecos libres de verdad.

4. Reserva

   Pulsa Reservar. En una videollamada hace falta el correo del cliente, porque ahí le llega la sala; en una llamada, su teléfono.

Si tu cliente no tiene correo, al reservar te ofrece Mandar por WhatsApp los datos de la cita. Una cita reservada con datos escritos a mano, sin elegir ficha, no da de alta ningún lead.

Desde la ficha del cliente

La ficha del lead y la del contacto llevan, solo cuando hay algo que contar, una línea Cita con lo que pasa ahora: la próxima cita («Cita mañana a las 12:00 con Marta») o, si no la hay, el último enlace que sigue vivo («Enlace enviado el 3 nov · lo abrió hace 12 min · sin reservar»). Si no hay nada, no hay bloque. Ver todas abre la pantalla de citas filtrada por esa ficha, con su nombre arriba («Nerea Quintana» con su aspa para quitar el filtro) y Volver al lead o Volver al contacto para regresar a ella.

Para mandar un enlace o reservar, Reservar cita, junto a Programar reunión (en el teléfono, en el menú de la cabecera), con Enviar enlace para reservar y Reservar ahora, ya con la ficha puesta.

La ficha del contacto recoge también las citas y los enlaces que tenía cuando era lead: al convertirlo, no se quedan atrás.

La ficha del cliente lleva la cifra Citas entre las demás de arriba: cuántas tienen por delante todos sus contactos y, debajo, cuántos enlaces siguen sin reservar. Al pulsarla se abre la pantalla de citas filtrada por ese cliente, con la vuelta a su ficha; si no hay citas por delante pero sí enlaces, se abre en Enlaces.

Lo ves si puedes ver citas y esa ficha, y enseña las citas de las personas que tu alcance deja ver.

Las citas canceladas

Cuando tu cliente cancela su cita, o la cancelas tú, la cita pasa a Canceladas, dentro de la pestaña Citas de la pantalla de citas, sea cual sea su fecha, con quién la canceló y el motivo en su ficha. Próximas solo enseña lo que sigue en pie, y Pasadas las que ya llegaron, en cualquier estado.

Seguir tus enlaces

En la pestaña Enlaces ves cada enlace con su estado (Activo, Reservado, Caducado o Retirado) y, al abrirlo, lo que ofrece, el mensaje y la cita si la hay. Mientras está activo, puedes:

• Ampliar el plazo: 7 días más cada vez, sin pasar de 60 días desde hoy.
• Cambiar la duración mientras siga activo.
• Volver a mandarlo, con el mismo mensaje.
• Retirar el enlace: deja de funcionar en el acto. Si ya lo has mandado, avisa a tu cliente. Con una cita reservada por delante, cancela antes la cita.

Si tu cliente acepta que se mida su visita, verás además cuándo lo abrió y cuántas veces («Lo abrió hace 12 min · 3 veces») y la marca En caliente cuando lo ha abierto en las últimas 48 horas sin reservar: buen momento para llamar. Mientras la medición no esté activa, la pantalla dice «Las visitas a los enlaces aún no se miden.» y no enseña nada de eso; tampoco Enlace listo te promete verlo.

Quién puede hacer qué

Quien administra tu empresa puede cambiarlos en Roles y permisos. Un enlace o una cita con la ficha de un lead o un contacto exige, además, que tú y la persona que atiende podáis ver esa ficha. Y quien atiende puede retirar sus enlaces y pausar su página con solo el permiso de ver citas.

Con tu asistente de IA

Si tienes tu asistente conectado, puedes pedirle a Claude o a ChatGPT que te diga qué citas tienes esta semana, que te busque un hueco libre con alguien del equipo o que le mande un enlace a un lead. Usa tus mismos permisos y tu mismo plan.

Mandar enlaces, reservar por alguien y publicar páginas escriben a personas de fuera con el nombre de tu empresa, así que tu asistente no los tiene aunque le des acceso completo al CRM: hay que concederle Mandar enlaces para reservar y reservar citas por un cliente y Publicar páginas de reservas por su nombre. Si reserva con un correo que no es el de la ficha, lo apruebas en tu teléfono. Lo explica Si tu asistente necesita un permiso más; la referencia técnica está en Citas reservadas por MCP.

Si algo falla

• «Aún no tienes horas para citas.» Pulsa Elegir las horas: eliges en qué horas recibes citas y vuelves al diálogo donde estabas.
• «Marta no puede invitar a personas de fuera a sus reuniones.» Pide que le den el permiso «Invitar externos» o reserva una llamada por teléfono.
• «Esa hora se acaba de ocupar. Elige otra.» Alguien la ha cogido mientras tanto: elige otra de las que quedan.
• «No puedes gestionar las citas de esta persona.» Queda fuera del alcance de tu permiso.
• «Marta no puede ver esta ficha.» Asígnale la ficha o elige a otra persona para la cita.
• «Tu plan no incluye Leads.» Sin Leads, el enlace puede ir a un contacto o a alguien cuyos datos escribas.
• Tu cliente dice que el enlace no funciona. Si ha caducado, lo retiraste o ya reservó con él, mándale uno nuevo. Para que no caduque, amplía el plazo mientras siga activo.
• La cita choca con algo que tienes en otro calendario. Las horas libres salen de tu calendario de UTILIA OS: lo que no esté en él no ocupa. Lo que tengas como provisional, tampoco.

Siguiente paso

Después de la cita llega el momento de la venta: abrir la oportunidad, preparar el presupuesto y ver lo que se habló.

• OportunidadesLa venta que nace de la cita, con su etapa y su previsión.
• Resumen con IA de la reuniónLo que se habló en la videollamada, en la ficha del cliente.