Grupos de empresas: matriz y filiales

Muchos clientes no son una sola sociedad: son varias empresas que funcionan juntas, con una que encabeza al resto. En UTILIA OS lo reflejas agrupando empresas de tu cartera en un grupo: una empresa actúa como matriz y las demás quedan vinculadas como filiales.

Agrupar no mueve ni mezcla ningún dato. Cada empresa conserva su ficha, sus contactos, sus oportunidades, sus presupuestos, sus facturas, sus proyectos y su acceso al portal. El grupo añade navegación entre las empresas, una vista consolidada de consulta y algunos atajos: asignar el equipo a todo el grupo, facturar a la matriz y conceder el acceso al portal en bloque.

Los grupos tienen un solo nivel: una matriz y sus filiales. Una filial no puede tener filiales propias y una empresa solo puede estar en un grupo a la vez.

Qué empresas pueden formar un grupo

• La matriz tiene que ser de tipo Empresa. Un autónomo o un particular no pueden encabezar un grupo.
• Las filiales pueden ser empresas o autónomos. Un particular no puede formar parte de un grupo.
• Cada empresa conserva su identidad fiscal: NIF o CIF, razón social y dirección. Nada se hereda ni se sincroniza entre fichas, porque son sujetos fiscales distintos.
• Puedes vincular una filial inactiva, por ejemplo para agrupar el histórico de un cliente.

Crear un grupo

No hay un paso de «crear grupo»: el grupo nace cuando vinculas la primera filial a una empresa y desaparece cuando desvinculas la última. Hay dos caminos:

1. Desde la futura matriz

   Abre la ficha de la empresa que encabezará el grupo y pulsa Añadir filial (aparece si la empresa es de tipo Empresa y tienes permiso para gestionar grupos). Busca la empresa por nombre o NIF y tócala. El vínculo se crea al momento y el aviso de confirmación te ofrece Deshacer.

2. Desde la futura filial

   Al crear o editar un cliente, rellena el campo Empresa matriz en la sección básica y guarda. Es el mismo vínculo, creado desde el otro lado.

En el buscador de filiales, las empresas que no se pueden vincular aparecen desactivadas con el motivo: ya están en otro grupo, ya encabezan el suyo o no son de un tipo admitido. Si la empresa todavía no existe en tu cartera, el buscador te ofrece Crear filial nueva, con la matriz ya rellenada.

También puedes indicar la empresa matriz al convertir un lead en cliente nuevo, en el apartado de más detalles del formulario de conversión.

Reconocer los grupos en el CRM

• Listado de clientes: la matriz muestra el distintivo «Grupo · N», donde N es el número de filiales, y cada filial muestra «Grupo» seguido del nombre de su matriz.
• Filtros del listado: el filtro «Grupo» muestra solo matrices, solo empresas sin grupo o las filiales de una matriz concreta.
• Ficha de una filial: junto a la razón social hay un enlace a la vista de grupo de su matriz.
• Selectores de cliente (al crear un presupuesto, una factura, un proyecto o una interacción): las filiales muestran su grupo y las encuentras escribiendo el nombre de la matriz. Escribir «Acme» encuentra también «Acme Portugal».
• Listados de oportunidades y proyectos: las filas de empresas agrupadas muestran el distintivo del grupo. Al tocarlo, el listado se filtra por la matriz y sus filiales, y el filtro queda visible como una etiqueta que puedes quitar.
• Buscador global: los resultados de filiales indican su grupo.

Solo ves el nombre de la matriz de una filial si esa matriz está dentro de tu alcance. Lo mismo vale para todas las cifras del grupo.

La vista de grupo

Desde la ficha de la matriz (el distintivo «Grupo · N» de la cabecera o la acción Ver Grupo) llegas a su vista de grupo. Contiene:

• Las cifras del grupo: Facturado (grupo), oportunidades abiertas, proyectos activos y Tickets abiertos, sumando la matriz y sus filiales. Cada tarjeta aparece solo si tienes el permiso de su aplicativo, y los importes respetan además tu visibilidad de datos financieros. Las tarjetas de oportunidades y proyectos abren el listado ya filtrado por el grupo; las de facturación y tickets solo informan.
• La matriz y sus filiales: la matriz va en la primera fila, destacada, para que la suma de las filas cuadre con el consolidado. Desde el menú de cada filial puedes abrir su ficha, crear una oportunidad para esa empresa o desvincularla.
• La actividad del grupo: las interacciones de todas las empresas del grupo en un solo historial, con la empresa de cada entrada. Necesitas el permiso «Ver interacciones».
• Acciones de grupo: añadir una filial, asignar usuarios a todo el grupo, conceder el portal a empresas del grupo, crear una oportunidad para la matriz o disolver el grupo. Cada acción aparece solo con su permiso.

El consolidado suma solo lo que puedes ver

Si tu alcance no cubre todas las filiales, la vista de grupo lista solo las que puedes ver y las cifras suman solo esas empresas. La pantalla lo dice con números: la cabecera indica cuántas filiales quedan fuera de tu alcance y el consolidado aclara cuántas empresas incluye (por ejemplo, «Incluye 3 de 6»). Nunca se suman datos que no puedes consultar ni se muestran los nombres de las filiales que quedan fuera, solo cuántas son.

Cuando un grupo factura todo desde la matriz, es normal que las filiales muestren facturación cero: cada factura pertenece a una sola empresa, la que la recibe. El consolidado sigue siendo correcto porque cada euro se cuenta una vez. Las comisiones siguen la misma lógica: van con la factura, así que si las ventas de una filial se facturan desde la matriz, configura las comisiones sobre la matriz.

Asignar el equipo a todo el grupo

Cuando el mismo equipo atiende a todas las empresas del grupo, no hace falta asignarlo empresa por empresa. La acción Asignar usuarios a todo el grupo lo resuelve de una vez:

1. Mira quién está ya asignado

   El diálogo empieza con el bloque Ya asignados al grupo: cada persona con su cobertura actual («En 2 de 4 empresas»).

2. Elige a las personas

   Puedes elegir varias a la vez. Quien ya está en todas las empresas visibles no aparece; quien tiene cobertura parcial sí, y solo se completarán las empresas que le faltan.

3. Confirma y lee el resultado

   Verás el resultado empresa por empresa: asignado (asignación nueva), ya estaba asignado (no se toca nada) o sin alcance (esa empresa queda fuera de lo que puedes asignar y se omite sin parar el resto).

Las asignaciones que ya existían no se modifican nunca. Si alguien ya es responsable principal o de apoyo en una empresa, conserva ese papel; la acción solo crea las que faltan, con el papel de asignado. Por eso repetirla no cambia nada si no falta nada. El responsable principal de cada empresa se sigue gestionando desde su ficha.

Es una acción puntual, no una regla permanente: si más adelante vinculas una filial nueva, no hereda el equipo. El aviso de «filial añadida» te ofrece asignárselo en ese momento con el mismo diálogo. La acción necesita el permiso «Asignar clientes».

Oportunidades y proyectos del grupo

• Filtro por grupo: los listados de oportunidades y de proyectos se filtran por grupo al tocar una tarjeta del consolidado, el resumen de una empresa o el distintivo de una fila. El filtro abarca la matriz y sus filiales, dentro de tu alcance.
• Crear una oportunidad desde el grupo: Nueva oportunidad para la matriz (y la acción de cada filial) abre el formulario con el cliente ya elegido. Al desplegar el selector de cliente desde la vista de grupo, las empresas del grupo salen primero y el resto de tu cartera debajo, en «Otros clientes».

Cada oportunidad y cada proyecto siguen perteneciendo a una sola empresa. El grupo solo facilita encontrarlos y verlos juntos.

Facturar a la matriz desde el presupuesto de una filial

Si trabajas con una filial pero el grupo centraliza los pagos en la matriz, no tienes que mover el presupuesto de empresa:

1. Convierte el presupuesto como siempre

   Con el presupuesto de la filial aprobado, pulsa Generar factura.

2. Elige a quién se emite

   Si la empresa del presupuesto tiene matriz (y puedes verla y crear facturas), el diálogo muestra Emitir a: la empresa del presupuesto (por defecto) o su matriz.

Solo puedes emitir a la empresa del presupuesto o a su matriz, nunca a un tercero. Si alguien deshace el grupo mientras conviertes, la conversión se detiene con un aviso y no se crea la factura. La conversión completa está en Convertir un presupuesto en factura o proyecto.

Los mandatos de cobro (SEPA o tarjeta) autorizan cargos a un titular concreto y no se comparten entre empresas del grupo. La forma de centralizar el cobro es esta: emitir la factura a la matriz, que la paga con su propio mandato.

Acceso al portal de las empresas del grupo

Vincular una filial no concede ningún acceso al portal: el portal se rige siempre por concesiones expresas, empresa por empresa. El grupo añade dos atajos para darlas con menos clics.

A usuarios del portal que ya existen

La acción Conceder portal a empresas del grupo de la vista de grupo da acceso en bloque a un usuario del portal ya activo:

1. Elige al usuario del portal

   Si todavía no hay ninguno, el diálogo te ofrece Invitar al portal.

2. Marca las empresas

   Cada empresa aparece con su situación: las que ya tienen acceso se muestran como tales; las vinculadas al contacto se pueden marcar; las que no están vinculadas al contacto no se pueden marcar, pero ofrecen Vincular contacto si puedes editar contactos. El sistema nunca vincula un contacto por su cuenta.

3. Concede

   Se crean los accesos nuevos, se reactivan los revocados y ves el resultado por empresa. Cada acceso es una concesión individual que puedes revisar o retirar después; los permisos de cada empresa se afinan en su pestaña Portal.

Necesitas el permiso «Gestionar acceso por empresa». En el mismo menú tienes Gestionar accesos al portal, que abre la pantalla completa de accesos de la matriz.

Al invitar a un contacto nuevo

Al invitar a un contacto al portal desde una matriz, el formulario incluye la casilla Dar acceso también a las filiales del grupo, desmarcada por defecto. Si la marcas, la invitación da acceso a las filiales vinculadas a ese contacto que puedas ver.

Un usuario del portal con acceso solo a una filial no ve la matriz ni sabe que el grupo existe: en el portal cada persona ve su lista de empresas, sin estructura de grupo. El detalle está en Invitar clientes al portal y Gestionar el acceso al portal.

Desvincular filiales y disolver el grupo

• Desvincular una filial: desde el menú de su fila en la vista de grupo, o vaciando el campo Empresa matriz en su ficha. Se pide una confirmación breve y el aviso posterior permite deshacer.
• Mover una filial a otro grupo: desvincúlala primero y vincúlala después al nuevo grupo.
• Disolver el grupo: desde el menú de la vista de grupo. Desvincula todas las filiales de una vez, tras una confirmación que enumera lo que va a pasar.

Desvincular solo deshace el vínculo de grupo:

• No se borra ningún dato. Facturas, presupuestos, oportunidades, proyectos, tareas, interacciones, archivos y tickets siguen en la empresa donde nacieron.
• Los accesos al portal se mantienen. Si diste acceso con los atajos de grupo, no se revocan solos; el sistema te lo recuerda y decides si los retiras.
• Las cifras del grupo dejan de incluir a esa empresa desde ese momento, sin recalcular el pasado.

Desactivar o eliminar una matriz

• Desactivar la matriz está permitido y no arrastra a las filiales: sus cobros recurrentes y su portal siguen funcionando.
• Eliminar una matriz con filiales está bloqueado. Primero hay que desvincular las filiales; la propia pantalla te lleva a la vista de grupo para hacerlo. Eliminar una filial sigue el flujo normal y su vínculo desaparece con ella.

Permisos

Gestionar jerarquía de gruposGrupos

Vincular y desvincular filiales y disolver grupos. Se comprueba sobre las dos empresas del vínculo, dentro de tu alcance.

Ver clientesConsulta

Ver los distintivos de grupo, la vista de grupo y las filiales de tu alcance.

Ver facturas, oportunidades, proyectos o ticketsPor aplicativo

Cada tarjeta del consolidado aparece con el permiso de su aplicativo.

Asignar clientesEquipo

Asignar usuarios a todo el grupo, empresa por empresa y sin tocar lo existente.

Gestionar acceso por empresaPortal

Conceder el portal a empresas del grupo y gestionar los accesos de la matriz.

Invitar usuariosPortal

Invitar contactos al portal, incluida la casilla de las filiales.

Editar contactosContactos

Usar el atajo Vincular contacto en los diálogos del portal.

Sin el permiso de gestionar grupos no ves las acciones de vincular, desvincular ni disolver, pero puedes consultar el grupo según tu alcance.

Siguiente paso

Con el grupo montado, lo natural es asignar el equipo a todo el grupo, abrir las oportunidades de cada empresa (el filtro por grupo te deja seguirlas juntas) y, si el grupo centraliza pagos, emitir las facturas a la matriz al convertir los presupuestos de cada filial.

• OportunidadesSigue las ventas de las empresas del grupo con el filtro por grupo.
• Convertir presupuestosEl atajo de emitir a la matriz vive en la conversión a factura.