Automatizaciones del CRM: flujos que trabajan por ti
Automatiza el CRM con disparadores por estado, etapa, inactividad o formulario, y acciones de aviso, tarea de seguimiento o cambio de campos.
Actualizado el . 6 min de lectura
Incluido en los planes Profesional y Avanzado. Ver precios
Una automatización del CRM es un flujo que se pone en marcha solo cuando pasa algo en tus leads u oportunidades: avisar al responsable cuando un lead lleva dos semanas sin actividad, crear una tarea de seguimiento cuando una oportunidad entra en negociación o dar la bienvenida a quien rellena tu formulario web. Defines una vez el disparador y los pasos, y el sistema se encarga del resto, ficha a ficha.
Están en CRM › Automatizaciones, necesitas entrar con tu cuenta. También llegas desde el menú de acciones del listado de Leads.
Las automatizaciones del CRM y las de Marketing usan el mismo editor, pero viven en pantallas distintas y tienen permisos distintos. Aquí solo ves los flujos del CRM; las secuencias de correo se gestionan en Marketing › Automatizaciones. Un flujo no cambia de sitio después de crearse.
Qué necesitas
Depende del plan
Las automatizaciones forman parte de la capacidad Automatizaciones del CRM, incluida en los planes Profesional y Avanzado. Si el plan de tu organización no la incluye, no podrás gestionarlas aunque tengas los permisos, y las que existan dejan de ejecutarse.
| Permiso | Qué permite |
|---|---|
| Ver automatizaciones del CRM | Ver el listado, el detalle, las ejecuciones y las cifras de cada flujo. |
| Gestionar automatizaciones del CRM | Crear, editar, activar, pausar y eliminar flujos. |
Si un flujo incluye el paso Enviar correo, quien lo guarda necesita también el permiso «Ver campañas» de Marketing, porque ese paso usa las plantillas de correo de Marketing. Sin él, el paso aparece desactivado con la explicación.
Los disparadores
El disparador es lo que pone en marcha el flujo:
| Disparador | Cuándo se ejecuta |
|---|---|
| Cuando se crea un lead | Al darse de alta un lead por cualquier vía. |
| Cuando llega un lead desde un formulario | Al recibirse una respuesta del formulario de captación que elijas. |
| Cuando un lead cambia de estado | Al pasar a otro estado. Puedes limitarlo a estados concretos. |
| Cuando un lead cambia de etapa | Al cambiar de etapa. Puedes limitarlo a etapas concretas. |
| Cuando un lead lleva demasiado tiempo sin actividad | Cuando un lead activo acumula los días sin actividad que fijes (con atajos de 7, 14 y 30 días). |
| Cuando un lead se convierte | Al convertirse en cliente o contacto. |
| Cuando una oportunidad cambia de etapa | Al avanzar o retroceder en el pipeline. Puedes limitarlo a la etapa de destino, con las etapas de tu organización. |
| Cuando una oportunidad cambia de estado | Al ganarse, perderse, abandonarse o reabrirse. |
| Cuando se añade una etiqueta | Al etiquetarse la ficha con la etiqueta que elijas. |
| Cuando lo inicies tú | Solo cuando alguien lo lanza a mano. |
El disparador de inactividad cuenta días naturales en la zona horaria de tu organización desde la última actividad del lead. Decides si se dispara una sola vez por lead o si puede repetirse cuando haya actividad nueva y el lead vuelva a enfriarse. Así nadie recibe el mismo aviso en bucle.
Los pasos
Cada flujo encadena uno o varios pasos:
- Avisar a un compañero: avisa a personas concretas (hasta 10) o al responsable de la ficha que puso en marcha el flujo, con suplentes por si no hay responsable. El aviso llega a las notificaciones de la aplicación y, según las preferencias de cada persona, también al móvil y por correo, con un enlace a la ficha.
- Crear tarea de seguimiento: crea una tarea del CRM vinculada al lead o la oportunidad, con título, descripción, vencimiento en días (hasta 365) y asignada al responsable de la ficha o a una persona concreta. Si no hay a quién asignarla, el paso se omite, queda anotado y el flujo sigue.
- Actualizar un campo: en leads, cambia la etapa o la temperatura (que queda marcada como fijada a mano); en oportunidades, la prioridad, la persona asignada o las notas. La puntuación y la etapa de las oportunidades no se pueden cambiar desde aquí.
- Añadir una etiqueta o Quitar una etiqueta de la ficha.
- Esperar: pausa el flujo el tiempo que indiques, hasta 365 días.
- Continuar solo si…: el flujo sigue solo para las fichas que cumplen la condición.
- Enviar correo: envía una plantilla de Marketing.
Los cambios que hace una automatización no ponen en marcha otras automatizaciones. Así dos flujos no pueden alimentarse entre sí sin fin.
Plantillas listas para usar
Puedes empezar de cero o desde una de estas cuatro plantillas:
- Avisar cuando un lead se enfría: a los 14 días sin actividad avisa al responsable del lead, y solo vuelve a avisar si hay actividad nueva y el lead se enfría otra vez.
- Dar la bienvenida a los leads del formulario web: correo de bienvenida inmediato a cada respuesta del formulario que elijas y aviso al responsable.
- Crear tarea de seguimiento al entrar en negociación: cuando una oportunidad llega a la etapa que elijas, crea una tarea que vence a los 3 días para su responsable.
- Reasignar leads sin respuesta: a los 30 días sin actividad avisa a quien decidas y pasa la ficha a un nuevo responsable.
Así queda, por dentro, la segunda plantilla:
Bienvenida a los leads del formulario web
Disparador
Cuando llega un lead desde un formulario
Una respuesta del formulario que elijas crea el lead.Paso 1
Enviar correo
Correo de bienvenida con una plantilla de Marketing.Paso 2
Avisar a un compañero
Avisa al responsable del lead.
Las plantillas dejan algunos huecos a propósito (el formulario, la plantilla de correo, la etapa o los destinatarios) para que los completes al revisar el flujo.
Del borrador a la actividad
Crea el flujo
Elige una plantilla o empieza de cero. Toda automatización nace en borrador y no hace nada hasta que la actives.
Completa el disparador y los pasos
El editor te ofrece tus etapas de venta, tus formularios de captación activos y tus etiquetas.
Actívala
Al activarla se revisan todos los pasos y se te dice lo que falta, por ejemplo un destinatario sin elegir. Un flujo activo no deja cambiar los pasos: páusalo, edítalo y vuelve a activarlo.
Sigue sus ejecuciones
El detalle muestra cada ejecución paso a paso, con los pasos omitidos y los errores, y las cifras acumuladas. Una ejecución fallida se puede reintentar.
Con qué se conecta
- Las tareas que crea una automatización aparecen en CRM › Tareas y en la cronología de la ficha, como cualquier otra.
- Los avisos llegan a tus notificaciones y respetan tus preferencias de canal.
- El disparador de formulario une la captación web con el CRM: la misma respuesta que crea el lead pone en marcha el flujo.
- Los cambios de estado y etapa que haces cada día se convierten en el motor de tus automatizaciones, sin trabajo extra.
Siguiente paso
Las automatizaciones rinden más cuando la cualificación de leads está afinada: la puntuación y los umbrales de temperatura deciden qué leads merecen un flujo de recuperación.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Automatizaciones. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.