Tareas del CRM

Las tareas del CRM son el trabajo del equipo comercial: llamar, mandar una propuesta, hacer el seguimiento de un presupuesto. Cada una cuelga del cliente, el lead o la oportunidad a la que pertenece, así que aparece en su ficha y en tu Calendario con su fecha. Las que se hacen siempre igual (la llamada de cada mes, la revisión de cada trimestre) se crean una vez y se repiten solas.

Antes de empezar

• Para crear tareas: el permiso «Crear tareas». Para cambiarlas, «Editar tareas».
• Para verlas: «Ver tareas». Ves las que tu alcance te deja ver: todas, las de tu departamento, las asignadas o las tuyas.

La pantalla de tareas

En CRM › Tareas, necesitas entrar con tu cuenta tienes tres pestañas: Activas, Mías e Historial, donde quedan las completadas y las canceladas. Puedes verlas como Tarjetas, Compacta, Tabla, Tablero o Agenda, y agruparlas por Urgencia, Prioridad, Estado, Tipo o Cliente. En el teléfono, el botón flotante del resumen del CRM tiene Nueva tarea en primer lugar.

Crear una tarea

1. Abre el alta

   Pulsa Nueva tarea.

2. Di qué hay que hacer y para quién

   Escribe el Título. En Para quién, vincúlala a un cliente, contacto, lead, proyecto comercial u oportunidad: así aparece en su ficha.

3. Pon cuándo y si se repite

   Elige la Fecha de vencimiento y, si quieres, la de inicio y las horas. Justo debajo, Se repite convierte la tarea en una que vuelve sola (más abajo).

4. Elige quién la hace

   En Quién la hace, añade a una o varias personas del equipo. Si no eliges a nadie, la tarea es tuya.

5. Guarda

   Pulsa Crear tarea. Si no va a salir en la lista que estás mirando, por tus filtros, un aviso te lo dice con Ver para abrirla.

Con una descripción de lo que hay que hacer, la inteligencia artificial puede proponerte el título, el tipo, la prioridad y la fecha. Tú revisas la propuesta antes de crear la tarea.

Una tarea que se repite

En Se repite eliges Diaria, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Semestral o Anual. Con Hasta (opcional) pones el último día; si lo dejas vacío, se repite sin fin. La tarea se repite al completarla, como avisa el propio campo: «Al completarla, se crea sola la siguiente.».

Si la completas por error, pulsa Deshacer en el aviso que sale al momento: la tarea se reabre y la siguiente que acababa de nacer desaparece, siempre que nadie la haya tocado. Para que se repita, la tarea necesita Fecha de vencimiento: es de ella de donde sale la siguiente.

Encontrar las que se repiten

Cada tarea de una serie lleva la marca «Se repite» en las tarjetas, la tabla, la lista y la agenda. Para ver solo esas, abre Filtros en Activas o Mías y marca Solo las que se repiten. Arriba queda la pastilla Se repite, que lo quita con un toque. En el Historial el atajo no aparece: allí todo está ya cerrado.

Editar una tarea

Al editar, el formulario reparte los datos en tres bloques, de lo que más se cambia a lo que menos:

• Lo esencial: título, Para quién, Quién la hace, las fechas, Se repite justo debajo y las horas.
• Detalles: descripción, tipo, estado, prioridad y recordatorios.
• Notas y etiquetas: notas, etiquetas y la tarea padre.

Pulsa Guardar cambios. Si sales sin guardar, el formulario te ofrece Guardar y salir para no perder lo escrito.

Si algo falla

• Completé una tarea que se repite y no ha salido la siguiente. No tenía Fecha de vencimiento, o la siguiente fecha cae después de Hasta. Ponle fecha y complétala otra vez, o crea la siguiente a mano.
• No veo la marca «Se repite» en una tarea vieja. Solo la lleva la que tiene Se repite puesto. Ábrela y elige cómo se repite.
• «Solo las que se repiten» no aparece. Estás en el Historial. Cambia a Activas o Mías.
• Creé la tarea y no la veo en la lista. Tus filtros la dejan fuera. Pulsa Ver en el aviso o quita los filtros.

Siguiente paso

• Eventos y reuniones que se repitenLa reunión de cada semana con el cliente, en el Calendario o en Meet.
• OportunidadesEl negocio que esas tareas empujan, por etapas.
• Entregables y tareas que se repitenEl trabajo del equipo que se repite, en Gestión de proyectos.