Recibir en el CRM los leads de tus anuncios

Cuando alguien rellena el formulario de uno de tus anuncios, entra al momento como lead en CRM › Leads, con la campaña, el anuncio y sus respuestas. Se reparte entre tu equipo y quien lo recibe se entera en la campana y en el móvil, sin esperar a descargar nada de Google Ads. Cada sitio del que llegan leads es una fuente, por ejemplo un formulario de Google Ads.

Los anuncios de Google Ads se conectan desde esta pantalla. Los de Facebook e Instagram están en «Próximamente»: al añadir una fuente los verás con ese rótulo.

Antes de empezar

• Para ver las fuentes, sus cifras y sus entradas necesitas «Ver los leads de anuncios»; para crearlas y cambiarlas, «Gestionar los leads de anuncios». Los dos se dan siempre sobre toda la organización.
• El nombre de cada lead en el registro de entradas solo lo ves si puedes ver ese lead con «Ver leads».

Dónde está

Entra en Ajustes, CRM, Leads de anuncios, justo debajo de Formularios de captación.

Ver los leads te lleva al listado del CRM con los leads que han llegado por anuncios.

Cómo llega un lead

Conectar Google Ads

No hace falta ninguna cuenta especial: basta con pegar en tu formulario de Google Ads la dirección y la clave que te da UTILIA OS.

1. Elige Google Ads

   Pulsa Añadir anuncios y, en ¿De dónde vienen tus leads?, elige Google Ads.

2. Ponle nombre y decide el reparto

   El Nombre es para reconocerla en la lista, por ejemplo «Google Ads · Campañas de verano». En ¿A quién le llegan? eliges cómo se reparten sus leads; lo explica Repartir los leads.

3. Crea la fuente

   Pulsa Crear y ver la dirección. Aparecen la Dirección del webhook y la Clave, cada una con su botón Copiar.

4. Abre el formulario en Google Ads

   En Google Ads, ve a Campañas, Recursos, Formulario para clientes potenciales y edita el formulario de tu campaña.

5. Pega la dirección y la clave

   Despliega Exporta clientes potenciales de Google Ads y Otras opciones de integración de datos, y pega la dirección y la clave en Integración de webhook.

6. Envía el lead de prueba

   Ahí mismo, pulsa Enviar datos de prueba. UTILIA OS lo ve llegar en unos segundos: Lead de prueba recibido. Falta un paso: pulsa Guardar en Google Ads. Un lead de prueba no crea ningún lead en el CRM.

7. Guarda el formulario en Google Ads

   Pulsa Guardar en Google Ads si aún no lo has hecho. Sin ese paso llega la prueba, pero no los leads de verdad.

Google Ads manda el número de la campaña, no su nombre. En el Resumen de la fuente, pulsa Ponle nombre junto a cada campaña («21754 = Verano 2026»): el nombre se ve también en los leads que ya llegaron.

Qué hace con cada respuesta

En la pestaña Respuestas de la fuente decides Dónde va cada respuesta. El nombre, el correo, el teléfono y el resto de datos habituales se rellenan solos. Cada pregunta propia de tu formulario puede ir a un campo del lead, a un campo personalizado, a las Notas del lead, a Una etiqueta del lead o a Otras respuestas, que se ven en su ficha. Ninguna respuesta se pierde: si una no cabe en su campo, va a Otras respuestas.

• En Google Ads, las preguntas aparecen cuando llega el lead de prueba.
• Si una casilla del formulario es el permiso para enviarle publicidad, márcala en ¿Alguna casilla es el permiso para enviarle publicidad?. Solo queda anotado en el lead: no lo mete en ninguna lista de Marketing.
• Si una pregunta pide datos de salud u otros datos sensibles, déjala en Otras respuestas, para que no acabe en un campo que ve todo el equipo.

Repartir los leads

En Reparto eliges quién atiende cada lead:

Con Añadir una regla repartes distinto según la campaña: las reglas se miran de arriba abajo y, si ninguna encaja, vale el reparto general. Para lo que no cabe en una regla, como asignar por la provincia que indica la persona, monta una automatización del CRM con el disparador Cuando llega un lead de un anuncio.

A quién avisamos

La persona a la que le toca el lead recibe siempre el aviso Nuevo lead de un anuncio en la campana y en el móvil, con su nombre, el origen y la campaña. Nunca lleva su correo ni su teléfono, porque el aviso se ve con la pantalla bloqueada. En Avisos puedes sumar personas y departamentos; solo reciben el aviso quienes pueden ver ese lead.

En Canal del chat eliges un canal del equipo: cada lead deja allí una tarjeta firmada por Avisos de UTILIA OS, con el botón Abrir el lead. Quien no puede ver ese lead ve la tarjeta sin su nombre. Lo explica Canales.

Si ya está en el CRM

• Ya era lead, por el correo o por un teléfono idéntico: no se crea otro. La nueva respuesta se añade a su ficha y su responsable recibe Ha vuelto a rellenar un anuncio.
• Coincide con un cliente o un contacto: se crea el lead marcado Coincide con una ficha que ya existe, y el aviso dice «Ya existe una ficha con este correo» sin nombrar al cliente.
• Nada se fusiona solo. Para unir fichas, usa Detectar y fusionar duplicados.

Lo que ves en el lead

El lead entra con el origen Anuncios de Google. En su ficha, Origen del lead dice «Desde un anuncio de Google», con la campaña, el grupo de anuncios, el anuncio, el formulario, cuándo lo rellenó y cuánto tardó en llegar, y debajo sus Otras respuestas. Si puedes ver las fuentes, Ver la fuente de anuncios te lleva a la ficha de la fuente por la que llegó, con la vuelta al lead.

En el listado de Leads, el bloque Anuncios de los filtros reúne los de Google Ads. Para llamarle o escribirle desde la ficha, mira Leads.

Si conectas tu propio programa, la API y los avisos a tu servidor también dicen de qué anuncio vino cada lead. La referencia técnica está en Leads que llegan de un anuncio.

La ficha de una fuente

• Resumen: lo que ha llegado en los últimos 30 días (Recibidos, Leads nuevos, Ya eran leads, Pruebas y Con problemas) y el desglose Por campaña. Cada campaña abre sus leads en el listado, y Ver los leads de esta fuente, todos los de la fuente; los dos necesitan «Ver leads».
• Entradas: cada lead que llega deja aquí su rastro, aunque no llegue a crearse.
• Respuestas, Reparto y Avisos: solo con «Gestionar los leads de anuncios».

En Más acciones, Pausar detiene la fuente, después de confirmarlo: mientras esté en pausa no entra ningún lead en el CRM, pero lo que llega se guarda En espera y entra al reanudarla. Archivar la retira para siempre sin tocar los leads que ya llegaron; lo que estuviera en espera ya no se crea. Una empresa puede tener hasta 50 fuentes sin archivar.

Si algo falla

• No llega el lead de prueba de Google. Comprueba que pegaste la dirección y la clave enteras, sin espacios, y que la fuente no está en pausa ni archivada, y vuelve a pulsar Enviar datos de prueba: Google Ads dice en esa misma pantalla si ha podido enviarlo. Si regeneraste la clave, pega la nueva.
• Llegó la prueba, pero no llegan los leads de verdad. Seguramente falta pulsar Guardar en el formulario de Google Ads.
• Una entrada «No se ha podido crear». Ábrela en Entradas y pulsa Reintentar. Puedes reprocesar hasta 20 entradas por fuente y día.
• Entradas «Bloqueado por el plan». Tu plan ya no incluye Leads. Esos leads no se guardan: Google Ads conserva cada lead 30 días para que lo descargues y lo traigas con Importar datos.
• «Sin leads desde el…» en la lista no es un error: solo dice cuándo llegó el último. Si tus anuncios están activos y no llega nada, revisa la conexión en Google Ads.

Siguiente paso

• LeadsCalifica los leads que llegan y conviértelos en clientes y oportunidades.
• Automatizaciones del CRMPon en marcha un flujo cada vez que llega un lead de un anuncio.