Citas presenciales
Cita a tus clientes en tu oficina o en la suya: ven el lugar al elegir hora, reciben cómo llegar con la cita y no se crea sala de Meet.
Actualizado el . 7 min de lectura
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Una cita presencial se reserva igual que una videollamada: tu cliente elige hora en tu agenda real y la cita llega a tu calendario y a la ficha de su lead o su contacto. Lo que cambia es el sitio. En vez de la sala de Meet, tu cliente ve dónde es antes de reservar y recibe cómo llegar con la confirmación.
Cada página de reservas y cada enlace tienen un Tipo de cita: Videollamada o Presencial. La llamada por teléfono sigue siendo la alternativa que tu cliente puede marcar en los dos, si tu página la ofrece.
Antes de empezar
- Tu permiso: «Gestionar citas y enlaces de reserva», para cambiar tus horas, mandar enlaces y reservar por alguien.
- Un lugar: la sede operativa de tu empresa, un lugar tuyo o uno escrito en el enlace. La sede se rellena en Ajustes, Organización, Direcciones, en Sede operativa. Sin ningún lugar no se puede ofrecer una cita presencial.
- Sin «Invitar externos» también puedes: ese permiso de Meet solo hace falta para las videollamadas. Sin él, tus citas pueden ser presenciales o por teléfono.
De dónde sale el lugar
La cita toma el primer lugar que encuentra, en este orden: el del enlace, el de la persona que atiende y la sede de tu empresa. Al reservar por alguien, igual: el que escribas o, si no, el de la persona.
¿Qué lugar lleva la cita?
¿El enlace lleva un lugar propio?
Sí:
El del enlace
El que escribiste en el enlace, por ejemplo la oficina de tu cliente.No:
¿La persona que atiende tiene un lugar en sus horas?
Sí:
El de la persona
El que eligió como Otro lugar en Mi perfil › Reserva de citas.No:
¿Tu empresa tiene sede operativa?
Sí:
La sede de la empresa
La de Ajustes › Organización › Direcciones.No:
Sin lugar
No se puede ofrecer presencial hasta que escribas dónde.
Las Indicaciones para llegar (la planta, el timbre, dónde aparcar) son las del enlace si lleva lugar propio y, si no, las de la persona, que también puede ponerlas sobre la sede.
Ofrecer citas presenciales en tu página
Tus horas valen para tu página y para todos tus enlaces, así que esto cambia los dos. Se hace en Mi perfil, Reserva de citas, dentro de Tus horas.
Elige Presencial
Debajo de Duración de las citas, en Tipo de cita, pulsa Presencial.
Elige el lugar
En Lugar, la sede de tu empresa (por ejemplo, La sede de Estudio Marea, con su dirección) u Otro lugar, que pide Nombre del sitio (opcional), Calle y número y Localidad. Si tu empresa no tiene sede, los campos salen directamente, con «Escribe dónde serán las citas.».
Añade cómo llegar, si hace falta
En Indicaciones para llegar (opcional), hasta tres líneas: «Las recibe quien reserve, por correo y en su cita. No pongas códigos de acceso.».
Guarda
Pulsa Guardar cambios. Desde ese momento, tu página y los enlaces que no fijan otro tipo de cita son presenciales.
Con la página publicada, bajo el lugar se lee «Lo verá cualquiera que abra tu página.». Si ya tenías citas presenciales reservadas, al guardar te dice cuántas conservan el lugar anterior («3 citas presenciales ya reservadas conservan el lugar anterior.»).
Las horas de otra persona del equipo se cambian igual desde Ajustes, CRM, Páginas de reservas, y a ella le llega el aviso «Han cambiado cómo recibes las citas».
Mandar un enlace para veros en persona
El caso de siempre: quieres ver la semana que viene a un posible cliente en su oficina. Tu página puede seguir siendo de videollamada: el enlace fija su propio tipo de cita y su lugar, solo para él.
Abre el enlace desde su ficha
En la ficha del lead, Reservar cita › Enviar enlace para reservar. Llega con su nombre, su correo y su teléfono puestos.
Elige Presencial
En Tipo de cita, pulsa Presencial. Sale marcado el de tu página, con «De tu página»; cambiarlo solo afecta a este enlace.
Pon su oficina como lugar
En Lugar sale el tuyo o la sede. Pulsa Cambiar y toca la sugerencia Donde está seguida de su nombre, que trae la dirección y la localidad de su ficha, o escribe otra. Si sabes cómo se entra, añade las Indicaciones para llegar.
Ofrece solo la semana que viene
En Más opciones, Limitar las horas (opcional) › Unos días, y pulsa La semana que viene (o Esta semana): marca de un toque los días de esa semana en los que tienes horas. Después puedes quitar o añadir días.
Crea el enlace y mándalo
Pulsa Crear el enlace y mándalo por WhatsApp o por correo, como cualquier otro.
La sugerencia Donde está solo sale si su ficha tiene dirección y localidad y tú puedes verla. Mientras el enlace siga activo, lo abres en la pestaña Enlaces de la pantalla de citas y lo cambias con Cambiar el tipo de cita o el lugar.
El viaje no se descuenta solo
Las horas libres no tienen en cuenta el desplazamiento: entre una visita y la siguiente solo queda el margen entre citas. Apunta el viaje en tu calendario, que ocupa como cualquier evento, o limita las horas del enlace.
Lo que ve tu cliente
Qué ve del lugar, y cuándo
En tu página o en el enlace
Antes de reservar
En el correo y en Ver mi cita
Después de reservar
La página dice «Reserva tu cita presencial de 1 hora» y «Te reunirás con Marta, de Estudio Marea.». Las horas salen en la zona de tu agenda («Hora de Canarias.»), no en la de su navegador: tiene que estar allí a esa hora aunque abra el enlace desde otro sitio. Si tu página ofrece la llamada, puede marcar Prefiero que me llaméis por teléfono en el último paso.
Cómo llegar abre Mapas en un iPhone, un iPad o un Mac, y Google Maps en lo demás; en el correo, siempre Google Maps. Es un enlace que pulsa tu cliente: la página no carga ningún mapa.
Al terminar, si reservó desde un enlace con el correo al que se lo mandaste, ya ve las indicaciones. Desde tu página, la pantalla le dice «Las indicaciones para llegar te llegarán por correo.»: nadie comprueba ese correo, así que las indicaciones solo viajan por él.
Qué crea la cita
No hay sala de Meet. En tu calendario, el evento lleva el lugar y dos recordatorios para ti, un día antes y una hora antes. En la ficha del lead o del contacto queda una reunión con el lugar. Tu cliente recibe sus recordatorios por correo el día antes y una hora antes.
Sin sala, la cita no se marca sola al terminar: la marcas tú como Hecha o No se presentó, como se explica en Cambiar, cancelar y marcar una cita.
Si cambias el lugar
Cada cita guarda una copia del lugar con el que se reservó. Cambiar tu lugar, la sede de la empresa o el tipo de tus citas no mueve las que ya están reservadas. Para cambiar el sitio de una cita ya hecha, cancélala o usa Pedir que elija otra hora.
Si algo falla
- «Marta aún no tiene lugar para las citas presenciales. Escribe dónde será la cita.» Ni el enlace, ni sus horas, ni tu empresa tienen lugar. Escríbelo en el enlace o en sus horas, o rellena la sede en Ajustes › Organización › Direcciones.
- «Escribe la calle y el número.» o «Escribe la localidad.» Las dos hacen falta: sin ellas, Cómo llegar no encuentra el sitio.
- «Sin enlaces, webs ni correos: solo el sitio.» El lugar y las indicaciones son texto llano, sin direcciones web ni correos, porque salen en correos con el nombre de tu empresa.
- Te llega «Tu página de citas presenciales no tiene lugar». Se borró la sede y no tenías lugar propio: nadie puede reservar presencial contigo hasta que escribas uno o vuelvas a videollamada.
- Tu cliente lee «Esta cita ha pasado a ser presencial. Mira dónde es y vuelve a reservar.» Cambiaste el tipo de cita mientras tenía la página abierta. No se ha reservado nada: elige otra vez la hora.
- «No puedes invitar a personas de fuera a videollamadas: tus citas pueden ser presenciales o por teléfono.» Te falta «Invitar externos». Elige Presencial o pide el permiso.
Ponlo en práctica
Lo encontrarás en Citas. Para abrirlo, entra con tu cuenta de UTILIA OS.